Како ефикасноста може да се зголеми со стандардизирање на активностите

Како ни помагаат оперативните процедури?

Концептот за зголемување на ефикасноста е сè почест во деловниот свет. Првично тоа беше концепт специфичен за производствените активности, но неизбежно се прошири и на канцелариските активности. Успехот на системите за ефикасност во рамките на производствените компании не може да остане без ехо во услужната гранка.

Дури и ако сертифицирањето на овие подобрувања на процесот е потешко да се измери отколку во случај на производство поради фактот што произведените производи/ден или размена не можат да се сметаат, резултатите постојат и се наоѓаат во зголемувањето на профитот или во намалувањето на оперативните трошоци.

Секако, сите оние кои координираат активност, трошат многу енергија обидувајќи се да најдат начини да ги насочат процесите специфични за активности. Овој напис сака да ви даде алатка проверена и заверена во многу конкретни ситуации дека има висок принос и зголемена стапка на успех.

Оваа алатка се нарекува:

стандардизација на процедурите за работа.

Секако, во друштво на секој од вас има внатрешни оперативни процедури кои повеќе или помалку се следат. Има доволно случаи во кои овие постапки повеќе не одговараат на реалната состојба на компанијата затоа што се направени во друго економско време или во друга фаза на развој во која се наоѓа компанијата. Уште позбунувачка ситуација е кога овие оперативни процедури беа создадени на строго теоретска основа или копирани од други компании, без да бидат прилагодени на спецификите на компанијата во која беа интегрирани, а нивното почитување ќе доведе до блокирање на активноста.

Во сите овие ситуации, оперативните процедури не ја достигнуваат својата предложена цел, па дури и повеќе, тие противречат на тоа. Излегувањето од ваква состојба е едноставно: создавање систем на оперативни процедури што одговара на реалноста и е доволно флексибилен за да може трајно да се прилагоди на реалната состојба од различни временски периоди.

Наместо оние незгодни оперативни процедури дадени во досие кои никој не ги консултира, освен можеби при вработување, може да се создадат специфични процедури за секоја позиција во компанијата со точна референца на дневната активност.

Да земеме едноставен пример:

Имаме секретарска позиција со атрибути на директен интерфејс со клиенти и соработници. Постапка специфична за оваа позиција би вклучувала јасна назнака за лицата што треба да ги контактираат клиенти или соработници, во зависност од категоријата на која припаѓаат (на пр .: физички или правни лица од клиенти) и внатрешната организација на компанијата (за која е назначен да се занимава со таа категорија и доколку тоа лице го нема, кое ги презема своите должности).

Да земеме малку посложен пример:

Регионален менаџер на продажба - стандардизацијата на процедурите за работа се прави во овој случај во тесна врска со целите што треба да се постигнат и мора да биде алатка за олеснување на постигнувањето на овие цели. Од оваа причина, стандардните оперативни процедури треба да ги содржат сите клучни активности потребни и времето во кое тие треба да се извршуваат.

1. Секое утро од 8 до 9 часот наутро - оперативен состанок со подредени претставници на продажбата.
2. Дневна анализа на продажбата од претходниот ден и споредба со предложените цели (по завршувањето на состанокот и решавање на итни проблеми).
3. Секое попладне, на крајот на програмата, собирање на дневна продажба од системот или од теренските агенции (за анализа следниот ден).
4. Изведување на неделниот извештај и испраќање во петок до 15:00 часот до сите директно заинтересирани лица.
5. По реализацијата на неделниот извештај, изградбата на стратегијата за следната недела во однос на постојните цели и реалните резултати на терен.

И во двата случаи можеме да набудуваме некои аспекти што можеме да ги разгледаме како клучни елементи при изградбата на стандардни оперативни процедури:

1. Стандардизираната оперативна постапка има едноставна структура преку која се пренесуваат мал број клучни информации

- сложена процедура со многу точки што треба да се следат, ги намалува шансите за изучување и почитување од страна на лицето на кое и е адресирано.

2. Неговата цел е да ги разјасни важните аспекти што мора да се исполнат во активноста

- го намалува ризикот од конфузија и грешки.

3. Поедноставување на активноста на работникот

- тој не мора да носи клучни одлуки за кои можеби ги нема сите потребни информации, што би довело до погрешна одлука.

4. Протокот на информации во рамките на компанијата станува ефикасен

- информацијата допира до сите кои се директно вклучени во процесот и само до нив (без да стигнат до други лица чија активност не е директно поврзана со тие информации, што би довело до нарушување на нивната активност или зголемување на ризикот од истекување на некои доверлива информација).

5. Го поедноставува извршувањето на контролната функција од страна на раководството на компанијата

- сите процеси можат да се следат многу лесно, следејќи ја стандардната постапка.

6. Создадете А. систем ефикасна во рамките на компанијата, во која луѓето можат полесно да се заменуваат кога е потребно

- во случај на отсуство од работа (одмор за одмор, лекарско отсуство и сл.) или во случај на напуштање на компанијата (оставка).

Како што вели последната под-точка, исклучително важен ефект на стандардизирање на процедурите е оној на дизајнирање на внатрешен систем способен постојано да се прилагодува на предизвиците. Се разбира, има потреба да се спроведат други мерки за зголемување на ефикасноста, додека се стандардизираат процесите, а нивниот кумулативен ефект е многу поголем отколку во случај на единствена имплементација.

На пример, за да се зголеми ефикасноста на алатката опишана погоре, е многу корисна прагматична организација на работниот простор и визуелно управување, изградба на индикатори за изведба или други алатки во истата категорија на алатки за рационализирање и стабилизирање на оперативните процеси.

---