Услуга за диета со хартија за секретари
Читател му напишал на уредничкиот тим прашувајќи кои опции има да содржат планини хартија во вашата канцеларија. Затоа што и самата е сè уште далеку од канцеларијата „без хартија“.
Ако внимателно ја разгледате компанијата, ќе забележите повторно и повторно дека е особено современите средства за комуникација Е-поштата и интернетот парадоксално стануваат едно повисоки барања за хартија да водат.
Електронска архива
Пред да отпечатите статија од Интернет, запрашајте се дали е тоа Актуелност и важност всушност, така е и објавата Постоеше подолг временски период ќе имаме. Ако е така, најдобро е да започнете да набавувате да се создаде електронска архива. Во наједноставниот случај, користете ја функцијата за печатење понудена од програма како што е PDFCreator. Можете да го користите за да генерирате PDF од која било веб-страница. Бидејќи дијалогот за печатење на софтверот има и полиња подготвени за документот Доделување клучни зборови, можете да го најдете повторно брзо подоцна. Понекогаш е проблематично што изгледот на страницата е нарушен од многуте рекламни банери и рекламирањето е исто така отпечатено. Отворете бесплатна сметка со Услуга како читливост (www.readability.com), ослободи се и од овој проблем. Можете да ја испратите тековната страница до услугата користејќи мал приклучок во прелистувачот. Ова го оптимизира изгледот за читање и го отстранува рекламирањето (* Слика 10).
* Сл. 10: Еверноте е слободен софтвер што можете да го користите за да креирате електронска архива.
Во изданието 03/13, известивме за Evernote како „помагател на поднесување“. Само погледнете во архивата на списанието на www.sekretaerinnen-service.de
Ако не е само за вас едноставно да ги ставите PDF-датотеките на тврдиот диск, можеби едно е Софтвер како Evernote (www.evernote.com) добар избор. Не само што може да собере PDF-датотеки, туку може да вклучува и врски или е-пошта. И во компаниите каде повеќе од 200 документи неделно за чување, стекнување електронска архива (систем за управување со документи, ДМС) како на пр Канцеларија на ЕЛО исто така вреди (* Сл. 11).
* Сл. 11: Услуги како читливо реклами за читливост од веб-страници и оптимизирање на читливоста. Идеална почетна точка за електронска архива.
Понатамошни мерки
Овие едноставни мерки, исто така, помагаат да се спроведе диета со хартија на работа:
- Е-хартија наместо списанија: Се повеќе издавачи нудат специјализирани списанија во чисто дигитална форма. Претворете ги претплатите во вашата специјалистичка литература. Обично можете да ги добиете новите проблеми по е-пошта.
- Вие ги одржувате своите архива интересна статија? Во принцип, не чувајте го целиот магазин, туку само исечете ги написите што навистина ве интересираат.
- При набавките, многу каталози завршуваат на работните маси (честопати без прашање). Исто така, треба да се префрлите на електронската рута таму. Бидејќи снабдувач на канцелариски или индустриски материјали без онлајн продавница денес е редок исклучок. Одјавете се од каталозите!