Етикета за е-пошта Ова е добра форма јас Роберт Половина Роберт Половина

Дали знаевте дека е-поштата е најчесто користеното средство за комуникација? Секојдневно се испраќаат преку 281 милијарди (!) Деловни е-пошта ширум светот. Не е ни чудо што ѓаволите како погрешен поздрав или правописни грешки влегуваат со некои е-пошта. Се чини дека е непрофесионално и затоа ве запознаваме со нашата лична етикета за е-пошта.

Овде можете да прочитате:

Масовно произведени е-пошта

Ако работите во канцеларија, веројатно ќе добиете помеѓу 30 и 50 пораки на ден, некои денови дури и многу повеќе. Само во Германија, бројот на испратени е-пошта порасна за 23% од 2016 до 2017 година и со тоа достигна историски врв од 771 милијарда.

На ова Маса на електронска пошта Всушност, веќе не е изненадувачки кога страдаат етикетите за е-пошта. Покрај тоа, се повеќе и повеќе вработени примаат и испраќаат пораки преку нивните паметни телефони. Малиот дисплеј, дигиталната тастатура и слепата доверба во функцијата за автоматска корекција поттикнуваат зголемување на грешките во пишување. Додатоците на датотеките се исто така често тешки за читање. Тоа е фатално затоа што невешт е-пошта исто така ја обојува професионалната слика од испраќачот.

Етикетата важи и за новите медиуми

Правописот и граматиката најмногу страдаат од масовно производство на е-пошта: мали и големи букви постојано се игнорираат, запирки ретко се користат и зборовите се скраќаат како расположение. Ова не само што го отежнува читањето, туку исто така му кажува на примателот на е-поштата дека авторот не вложил никаков напор.

Всушност чудно, инаку се обидувате оптички да ги следите правилата за етикета за канцеларијата со шик облека и сериозен изглед на телефонот. Знаењето дека ова им остава професионален впечаток на деловните партнери и колеги веќе го има наоколу. Зошто истото не важи за деловната е-пошта?

Исто така, треба да обрнете внимание на правилата за етикета за е-пошта кога испраќате деловна електронска пошта до луѓе со кои сте работеле со години и затоа неформално се во професионален контакт. Активирајте го правописот во вашата програма за е-пошта. Но, проверете ги неговите белешки и променете ги барањата, бидејќи ниту овој софтвер не работи секогаш совршено.

Брзина, брзина: колку брзо треба да одговорите на е-пошта?

Клучното прашање во дигиталната комуникација е: Колку брзо треба да одговарате на е-пошта? Или да кажам поинаку: Колку долго можете да одржувате е-пошта да чекаат во вашето сандаче без да бидете дрзок? Некои мислат дека треба веднаш да одговорите. Но, тоа обично го нарушува работниот тек.

Наместо да го отворате вашето сандаче за секоја дојдовна е-пошта, подобро е да резервирате 30 минути секое утро и попладне, за време на кое можете да се концентрирате на проверка на дојдовните е-пошта. Прво средете ги итните барања од помалку итните и потоа одлучете за кои електронски пораки имате време.

Во однос на ефикасното управување со времето, вие веднаш одговарате на е-пошта за кои не е потребно истражување. Ако е потребно подолго време за обработка, испратете му на примателот краток привремен извештај дека работите со ова прашање. Во секој случај, се препорачува, да одговори во рок од 24 часа, откако е-поштата ќе пристигне во сандачето.

Нема датотеки што се премногу големи како прилози

Она што ве нервира повторно и повторно со е-пошта, се многу големи прилози со повеќе од 10 MB. Тие го затнуваат сандачето и потребно е долго време да се отворат прилозите. Ако треба да испратите поголеми датотеки, претходно разјаснете со примателот за големината до која може да прима прилози по е-пошта. Доколку е потребно, можете исто така да кликнете Облачни услуги како Dropbox, Google Drive или центарот за медиуми T-Mobile.

Заедничките формати на датотеки полесно се отвораат

Користете и обични за прилози во е-пошта Формати како што се PDF, JPEG или ZIP. Документите со Word понекогаш се неопходни, на пример, ако примателот треба да го уреди понатаму документот. Ако форматот Word не е потребен, користете PDF формат. Ова го спасува примачот од грижа за грозното искривено форматирање предизвикано од некомпатибилни верзии на Word или специјални фонтови. Соодветните бесплатни програми за конвертор на PDF може да се најдат на Интернет.

Етикета за е-пошта: 9-те највредни правила

ЦК функција: Размислете кој да стави копија од е-пошта. Дали на примателот навистина му е потребна копија од оваа информација? Ова помага да не се оптеретува непотребно сандачето на вашите примачи и заштедува драгоцено време. (Мала вежба: погледнете за да видите колку од вашите е-пошта всушност не се релевантни за вас.)
Предметна линија: Основа на вашето барање треба да се рефлектираат во предметот. Ова му помага на примателот да ја процени итноста на е-поштата на прв поглед. Тоа изгледа професионално.
Поздрав: Едно од најважните правила на е-пошта: внимавајте на едно точен поздрав и polубезен поздрав. Ако името не кажува дали е жена или маж, проверка на порталите на социјалните мрежи или на страницата за контакт на веб-страницата на компанијата ќе ви помогне. Соодветно на тоа, треба да има соодветно на крајот од е-пошта Збогум поздрав вметнати.
содржина: Дојди кратка приказна до точка. Ако вашата загриженост не може да се сумира накратко, треба да предложите или да претпочитате телефонски повик или личен разговор. Ако вашите е-пошта се барања за состанок, означете го состанокот или со големина на фонт, задебелена или во боја. Во некои програми за е-пошта, функцијата за потсетување за примачот може дури и да се вгради.
Само без емотикони: Избегнувајте користење смешки и слично во деловните е-пошта. Емотиконите изгледаат разиграни и непрофесионални. Подобро е да поработите на вашиот текст додека не каже точно што мислите.
Избегнувајте кратенки: Не користете кратенки освен ако не се познати во вашето деловно опкружување. Поздравите како VG за „поздрав“ се чини дека не одвојувате доволно време за примателот да ги изговори зборовите. Покрај тоа, не можете да бидете сигурни дека лицето на кое му пишувате ќе може да ги дешифрира кратенките што сте ги користеле.
Лекторирање: За важна или критична содржина, секогаш треба да ја користите е-поштата лекторирани од колега или некој на кого му верувате дозволува. Содржината честопати стигнува до примателот на е-пошта поинаку од намената. За важна содржина или информации, секогаш мерете дали има смисла да ве контактираме лично отколку е-пошта.
контрола: Додај го Е-адреса на примателот (примателот) секогаш само на крајот а Ова ќе ве спречи да ја испраќате вашата е-пошта прерано или случајно. Внимателно проверете го правописот за последен пат, поздравите, вклучувајќи го и поздравот, дали се наведени сите важни факти во текстот, датумот е даден и дали датотеките се прикачени.
време: Општо треба Прво итни истражувања добие одговор. Постои еден многу важен исклучок: Ако ве нервира читање е-пошта, затоа што, на пример, колега или шеф ве обвинува за нешто - според вас неоправдано - тогаш тоа прво важи, Биди мирен. Ако тоа не успее, прво фрлете ја фрустрацијата од памет. Но, не праќајте ја оваа е-пошта под никакви околности! Зачувајте го ова како нацрт или, идеално, избришете го веднаш. Потоа спијте над неа една ноќ и седнете соодветен одговор следниот ден на.

Во стресниот секојдневен канцелариски живот, малите невештини се провлекуваат во сите нас. Тоа е човечко. Сепак, треба да се погрижите професионално да ги пишувате вашите е-пораки.

Ова е особено точно за апликациите по е-пошта: Со вашата апликација преку Интернет, вие пренесувате прв впечаток за вашиот потенцијален нов работодавач. Затоа, пред испораката, проверете дали сте ги следеле горенаведените правила (колку што се релевантни). Повеќе совети за апликации преку Интернет можете да најдете во Центарот за кариера Роберт Половина.

И, ако сè уште не знаете кому да ја испратите вашата апликација - тука ќе најдете голема Избор на работни места во финансии и сметководство, ИТ и во комерцијалниот сектор: