Користена литература - Taxmaro Personal
„Сите локации работат непречено.“
Филип Вундерлих
nextbike GmbH
nextbike е лидер во европскиот пазар во споделување велосипеди. Компанијата ги носи луѓето на велосипеди и ги прави природен дел од градската мобилност. Како пионер, nextbike развива системи за одржливо споделување велосипеди веќе 16 години. Nextbike моментално е активен во над 200 градови ширум светот и се гледа себеси како додаток на автобусот и возот. Во 2019 година, nextbike беше признат од Stiftung Warentest како тест победник на провајдери за споделување велосипеди во Германија.
Предизвикот
nextbike вработува сервисни тимови на 60 локации во Германија. Сè додека не беше распореден ТАКСМАРО, со сите вработени управуваше централно одделот за човечки ресурси во Лајпциг. Секој документ за вработените и секоја информација за вработените требаше да се достави до Лајпциг или, доколку е потребно, да се побара. На пример, ако на регионален менаџер му требаше тековна декларација за заштита на податоците на вработениот, единствениот начин беше преку седиштето. Како што се зголемуваше бројот на вработени, овој процес стана збунувачки и склон кон грешки.
Имплементацијата од TAXMARO
Со управувањето со правата, TAXMARO беше во можност да ги структурира одделните оддели и локации како независно управувани единици во рамките на кадровскиот процес. Одговорноста за администрацијата на вработените е пренесена на соодветните менаџери за човечки ресурси на лице место. Сите локации можат да се прегледуваат на консолидиран начин од страна на регионалните менаџери во согласност со нивната област на одговорност. Во исто време, сите централни оддели имаат пристап до целата база на податоци и документи на компанијата.
Со помош на индивидуално оценети права за пристап, беше спроведен процес базиран на поделба на трудот, што овозможува непречена соработка помеѓу локациите и одделенијата. Главните податоци и документи со кои не се наплатуваат, управуваат вработените независно и може да ги проверат тимот и регионалните лидери во секое време.
Со цел да се подготви платен список, централното одделение за човечки ресурси користи проверена и комплетна база на податоци, што треба само да се дополни со податоците за променливата плата. Платата е направена од TAXMARO, така што администрацијата на вработените може беспрекорно да се интегрира во процесот на плата.
Резултатот
Децентрализираната администрација на главните податоци резултираше со значително олеснување на одделот за персонал. Со пренесување на управување со податоци на регионално ниво, централниот оддел за човечки ресурси може да се концентрира на подготовка на вистинските податоци за платите. Генерално, може да се создаде скалабилна организациска структура за иден раст.
„Со TAXMARO го совладуваме снимањето на централниот час на нашите 22 оддели.“
Питер Вајтчис
Имплементацијата од TAXMARO
Со снимањето на времето, TAXMARO беше во можност да обезбеди алатка со која вработените го снимаат своето месечно работно време преку Интернет. Можноста за снимање, независно од локацијата и времето, им олеснува на обучувачите, на пример, да снимаат работно време за време на викенд. Претходното рачно снимање во временски листови веќе не е потребно. Покрај тоа, вработените можат да ги користат индивидуално зачуваните целни часови за да го повикаат статусот на тековниот месец во секое време. За да се подобрат опциите за евалуација во финансиското сметководство, се прави точна евиденција на извештаите за трошоци и одделенијата.
TAXMARO спроведува автоматска консолидација на работното време со времето на управување со отсуството, така што автоматската континуирана исплата на платите може да се пресмета за фиксни работни денови. Сите барања за време се доставуваат електронски до централниот оддел за човечки ресурси за разгледување и одобрување. Секоја апликација може да се обработи ретроспективно, така што погрешните записи може да се коригираат доколку е потребно. Во зависност од организацијата на одделенијата, барањата може да се доделат на различни процесори преку поставките за управување со правата.
По одобрување од одделот за човечки ресурси, собраното работно време автоматски се пренесува на TAXMARO за наплата. Ова се прави со клик, за да не се бара рачно пренесување на сметководствените податоци.
Резултатот
Со воведувањето на дигитално снимање на време, беше можно значително да се намалат контролните напори вклучени во наплатата на променливите плати на час. Во исто време, пост-обработката на доставените часови може да се направи транспарентна и разбирлива.
„Нежните одбори со брз раст“
Себастијан Клајн
Предизвикот
Брз раст на вработените. За кратко време, беа формирани тимови во Германија и Австрија чии главни податоци требаше да се соберат за платен список. На секој вработен му беше даден лист за влез во персоналот, кој рачно беше пренесен во одделот за плати по враќањето во одделот за персонал. Трансферот беше склон кон грешки и мораше да се проверува месечно за валута. Собирањето и следењето на нецелосни податоци претставуваа голема количина административна работа што може да се совлада само со голема количина на персонал.
Имплементацијата од TAXMARO
Со модулот за возење, „Искрена храна“ додава само нови вработени во системот со точките на податоците „адреса за е-пошта“ и „вид на вработување“ со цел да се започне процесот на возење. Новиот вработен автоматски добива покана за алатката самостојно да го изврши главниот внес на податоци.
Сите податоци што се однесуваат на наплата, автоматски се потврдуваат од TAXMARO со користење на проверени цифри за да може да се прикажат директно неточните записи. Покрај тоа, новите вработени добиваат дневна е-пошта за потсетување во која се сумираат сите исчезнати и неточни податоци. Исчезнати документи, како што е сертификатот за запишување на студенти кои работат, исто така се пребаруваат автоматски. Функцијата потсетник се деактивира штом ќе бидат завршени сите податоци и документи.
Резултатот
Со помош на TAXMARO, значително се намали обемот на работа вклучена во вработување на нови вработени. Благодарение на можноста за самопослужување на вработените, исто така немаше потреба да се проверуваат месечните ажурирања за да може значително да се подобри процесот на администрација на вработените и сметководството на платите.
„Со TAXMARO можевме да ги автоматизираме надоместоците за трошоците за нашите вработени на седум локации“.
Флоријан Богеншуц
Имплементацијата од TAXMARO
Со модулот за трошоци, TAXMARO беше во можност да обезбеди проток на работа што високо го стандардизираше поднесувањето на сметки за трошоци од соодветниот вработен. Вработениот ги скенира индивидуалните сметки, ги доделува трошоците на претходно дефинирани категории и ги доставува по електронски пат како апликација за надомест на штета. Бидејќи документите претходно ги снимаше одделот за човечки ресурси, ова доведе до големо олеснување.
Електронската контрола и одобрување на апликациите се спроведува централно од одделот за човечки ресурси. Со помош на детално управување со правата, областите на одговорност може да се структурираат според центрите за трошоци или локациите. Сите документи во моментов можат да бидат повикани и проценувани дигитално.
По одобрување од одделот за човечки ресурси, сите приходи ги подмирува TAXMARO и ги подготвува за плаќање. Airgreets добива трансфер-датотека со која сите трансфери може да се извршат со еден клик. Ова го заштедува Airgreets времето за неколку стотици индивидуални трансфери месечно.
Врз основа на категориите на трошоци, автоматското доделување сметка на соодветните сметки на финансиското сметководство се одвива во позадина, без приемот да мора повторно да се обработи одделно. Бидејќи, во случај на Airgreets, вработените се распоредени во центри за фиксни трошоци, снимањето на центрите за трошоци исто така може да се изврши автоматски. Сите записи за резервации се достапни на крајот на месецот, вклучувајќи ги и сликите на приемот, како датотека за увоз на Датев.
Резултатот
Генерално, количината на работа вклучена во надомест на трошоците и за човечките ресурси и за одделите за финансии може значително да се намали. Претходниот процес на надомест базиран на хартија е претворен во скаларно, дигитално решение.