Премногу проекти на патот Заостанатиот проект е неизбежен!
Кој не го познава шефот кој сака сè веднаш: „Тоа треба да се стори ПОСРЕГО“. ASAP природно се залага за „што е можно побрзо“ и е барање веднаш да се фрли пенкалото и да се грижи за темата шефот само се пресели на врвот на купот задачи.
Проектна средба со раководството на снабдувач со средна големо за автомобили: Вие сте ориентирани кон клиентите и не ги чекате клиентите. Па, да започнеме веднаш! Без гаранција дека ќе завршите на време, но барем не изгубивме време почнувајќи подоцна. За жал, само еден тим може да работи на проектот кој сè уште е во фаза на завршување на уште пет до седум други проекти. Време на интелектуално поставување за секого: Барем еден дополнителен час на ден, координацијата на проектот се одвива истовремено и сите сакаат да бидат опслужени. Ако служите пет до седум раководители на проекти - тоа ќе биде тешко и повеќе не може да се контролира. Секојдневниот живот? Да, за жал!
Како одговара тоа заедно со агилното и чисто управување со проекти?
По ова искуство, се запрашавме какви ефекти има менталитетот ASAP врз непречено управување со проекти? Што се случува ако компанијата ги стави сите проекти на пат во исто време, без приоритети и без да се земе предвид времето? Како раководителите на проектите и членовите на тимот се справуваат со работата на пет или повеќе проекти истовремено?
Централното прашање: Како да управувам со портфолиото на проект на таков начин што проектите ќе бидат завршени што е можно поефективно и фокусирани и во минимално време на водење? Може ли АЛАП да биде алтернатива?
Интересен одговор: експериментот на пристанишниот господар
Едно пристаниште има 3 пристаништа, на 3 пристанишни работници им требаат 3 дена да го растоварат товарот на бродот. 3 брода се наоѓаат на патот и чекаат да се истовари нивниот товар. Стариот пристанишен господар се сметаше многу ориентиран кон клиентите и ги имаше приклучено сите 3 брода истовремено. Истоварувањето на сите бродови во исто време траеше 3 дена, така што секој од бродовите можеше да заплови само по 3 дена.
Кога стариот пристанишен господар замина заслужено во пензија, еден млад пристанишен господар ја презеде неговата работа. На патот имало повторно 3 брода, но младиот пристанишен господар размислувал како може да го скрати времето на прицврстување барем за некои од бродовите и како може да управува со повеќе бродови во своето пристаниште без да гради нови пристаништа.
Решението е очигледно: Младиот господар на пристаништето донесе само еден брод во пристаништето и го истовари бродот со своите 3 пристанишни работници за еден ден, а не сите бродови во исто време за 3 дена како порано. Како резултат, првиот брод беше во можност повторно да заплови по еден ден, вториот брод по два дена и само третиот брод беше во пристаништето 3 дена. Вкупно, времето на летање на сите бродови сега беше 6, а не 9 дена, што значи дека тој го зголемил капацитетот на своите летала за 30%. Покрај тоа, тој има помалку стрес затоа што сега може да се концентрира на управување со едниот брод што е во пристаништето.
Избегнувајте метеж во цевководот на проектот!
Главниот експеримент на пристаништето тоа јасно го покажува: Започнувањето на сите проекти што е можно порано не доведува до најкратко време на водење. „Време на мирување“ спречуваат проектот да заврши што е можно побрзо. Проектните менаџери и членовите на тимот работат на многу проекти истовремено. Времето на интелектуално поставување ја намалува ефикасноста и фокусот е изгубен.
Гледаме во многу компании од автомобилската индустрија за снабдување дека проектите започнуваат веднаш штом нарачката е во ред. Потребните капацитети честопати се повлекуваат од таму каде што компанијата верува дека не е контролирана од други: на пример во иновативни проекти. Компанијата ја ослабува својата идна одржливост.
Имањето премногу проекти на патот истовремено доведува до застој во сообраќајот на првото градилиште. Гасоводот пресушува и може да се продолжи само со масовно користење на ресурсите. Скоро секогаш се сведува на менталитетот ASAP.
Шест јасни размислувања за тоа како поефикасно да управувате со портфолија на проекти:
1. „Што е можно доцна“ е слаб
Што е можно помалку проекти во исто време, портфолиото останува јасно. Одржување на напорите за контрола на портфолиото од страна на раководството што е можно помало, избегнување на интелектуално време на поставување и истовремено насочување на фокусот на тимовите кон тековните проекти - сето тоа е имплементација на посни принципи во управувањето со проекти. Принципот на „проток на едно парче“ од посно производство може, исто така, да се пренесе на управување со проекти.
2. Ризикот од проектот на прв поглед
Се разбира, најновиот можен почеток на проект може да се спроведе само со раководството и клиентите само доколку постои доверба дека проектот ќе биде успешно завршен во преостанатото време. Фокусот на транспарентност на ризикот, избегнување ризик и отворено справување со ризиците од проектот помага да се создаде оваа доверба. Искусни менаџери на проекти го контролираат ризикот на проектот со создавање тампон за трошоци и време и со подготвување на решенија за технички ризици.
3. Тајмбокс ја зголемува безбедноста при планирање
Тајмбокс е принцип од агилниот развој. Во него се вели дека променливата во процесот на проектот не е времето, туку обезбедувањето услуги. Тоа е како на испит: Ако времето истече, се откажува. На некои луѓе им е тешко да замислат дека тајмбокс-боксот ќе работи во проект, на крајот на краиштата, полу-готов производ нема никаква смисла.
Timeboxing сè уште може да се користи многу добро, бидејќи овозможува блиско следење на проектот. По секое времеплов, тимот мора да покаже што постигна. Одложувањата во обезбедувањето услуги се веднаш транспарентни и може да се преземат контрамерки во рана фаза.
4. Времето е оскуден ресурс
Сирил Н. Паркинсон го кажа во кратки црти: „Работата се проширува до тој степен што е на располагање време за да се направи тоа“. Планот на проектот мора да го земе предвид ова ако времето за водење на проектот биде минимално. Принципот на планирање што произлегува од ова предвидува тесни временски прозорци за комплетирање на работните пакети, т.е. недостиг на ресурс „време“. За да бидете во можност да реагирате на непредвидени настани, обезбеден е временски тампон, што само менаџерот на проектот може да го ослободи малку по малку.
5. Фиксни тимови си поставуваат свои приоритети
Самоорганизирани и самоводени тимови најдобро можат сами да одлучат кој перформанс можат да го постигнат во кое време. Толку идеално за пристапот на АЛАП во кој утврдувањето на приоритетите е клучно. Обидете се на пазар каде тимовите преземаат проекти што одговараат на нивните компетенции и со кои можат да управуваат временски Премногу револуционерен? Постојат компании кои веќе успешно работат на овој начин.
6. Менаџери: Пуштете се!
Честопати сум го видел тоа: менталитетот ASAP создава поголема збунетост во работата отколку што помага да се сортираат приоритетите во управувањето со повеќе проекти. Па зошто да не им веруваме на нашите проектни тимови да ги утврдат приоритетите и редоследот на задачите во самиот проект. Наместо тоа, работата на менаџерот е да дефинира цели и потоа да се тргне од патот. Но, не оставајте сомнеж дека целите можат да се постигнуваат постојано.
Апелот оди до извршните директори:
Имајте доверба во нивните тимови. Не е одлучувачки типот на имплементација, туку постигнувањето на резултатот. Имајте храброст да се откажете. Оставете „како“ на вашите тимови. Како менаџер, грижете се за „зошто“ и „што“
Не давајте простор на менталитетот ASAP!
Ако искрено одговорите на следниве прашања, ќе влезете во патеката на ASAP менталитетот во вашата компанија:
- Дали технологиите за нови производи и процеси се соодветно обезбедени пред почетокот на развојот на сериите?
- Дали има проценка на ризик и, доколку е потребно, план за враќање на испробаните тестирани технологии?
- Дали систематски се утврдуваат барањата за производот?
- Дали систематски се оценуваат техничките промени во текот на периодот на проектот или во подоцнежните серии?
- Дали статусот на проектот е секогаш ажуриран и познат на раководството?
- Процесот на фаза-порта овозможува ефективна и тесна контрола на проектот?
- Пресвртниците се ослободуваат доследно и навремено?
- Дали ризиците за проектот се препознаваат во рана фаза, преземени се мерки за минимизирање на ризикот или отстапувања во проектот и веднаш и систематски се ескалираат до управувањето?
- Дали достапноста на ресурсите и обемот на работа на тимовите се критериум за додавање или одбивање на проекти во портфолиото?
Се повеќе и повеќе компании се обидуваат да избегаат од спиралата на ASAP менталитетот. Тие препознаваат дека колку се покомплексни проектите, тие не можат да се совладаат со употреба на конвенционални методи.
Започнување на проекти што е можно подоцна, има многу предности. Сепак, тоа бара сигурно планирање, статус на проект кој е секогаш транспарентен, отворен пристап кон ризиците на проектот и конзистентно дејствување од сите кои се вклучени во проектот.