Само-управување - како правилно да се планира Онпулсон

Целта на планирањето е да се создаде јасност, односно да се знае што треба да се прави на дневна и долгорочна основа. Премногу луѓе планираат многу малку, особено кога станува збор за нивната работа

Личниот дневник, планер или организатор се појави на пазарот кога беше пуштен во продажба во 80-тите години на минатиот век, меѓу другото затоа што луѓето го гледаа тоа како алатка и конечно шанса да се организираат, да ги испланираат работите однапред и да дознаат за да водат сметка за завршената работа.

Некои луѓе погрешно мислат дека нивната ментална активност на патувањето до работа или туширање е „планирање“ за работа. Можеби размислувате за вашата работа, но тешко дека можете да ја наречете планирање. Наместо тоа, тоа е неефикасна форма на размислување што разјаснува малку или ништо.

Некои луѓе исто така веруваат дека планирањето само по себе е губење време и не носи многу придобивки. Ако планирате неефикасно и не го правите она што планиравте да го направите, планирањето е здраво за готово. Планот што е изготвен е добар само ако се примени во пракса - и само тогаш има планирање.

Кога чувствувате дека сте под притисок на работа, дека имате премногу работа, дека имате премногу малку време да го направите тоа, дека сте надвор од контрола или дека едноставно не можете да ги направите најважните работи како што треба, тоа е често поради лошо или недостаток на планирање. Во тој случај, ќе откриете дека што и да излезе од вашата работа, има сличност со налепницата „Авион напред“, со зборот „напред“ стиснат сè надесно.

Основи на планирање

Постојат три чекори за ефикасно планирање: поставување приоритети, управување со времето и реално спроведување на целите. Во продолжение би сакале да ви покажеме како правилно да поставите приоритети и како ефикасно да управувате со вашето време.

постави приоритети

Планирањето без поставување приоритети нема апсолутно никаква смисла. Не е невообичаено хаосот да се заканува бидејќи е нејасно дали на важните и/или итните задачи им се дава поголем приоритет. Како и да е, со оглед на обемот на работа што честопати треба да го правиме под огромен временски притисок, не може да се избегне поставување приоритети. Еден холандски колега еднаш рече: планирањето не значи ништо друго освен поставување приоритети и издвојување време за работа низ задачите во низа.

Пред да добиете приоритет, треба да имате јасна идеја за вашите цели и патот што ќе ве однесе таму. Потврдете дека работата што се очекува да ја извршите е во согласност со чекорите потребни за да ве однесеме таму. Одлучете дали одредени задачи треба да ги направите сами или не би било подобро да ги делегирате. Меѓутоа, ако делегирате задачи, треба да бидете сигурни дека тие навистина се завршени.

Управување со задачи, познато и како управување со задачи, е особено важно за оние од нас кои не можат слободно да ги испланираат своите работни часови. Само помислете на сите вработени во центрите за повици, банки или информативни бироа: Тие тешко можат да ги испланираат своите задачи во однос на времето затоа што секогаш треба веднаш да реагираат на прашањата на клиентите. Колку помалку имате слободно време да располагате, толку е појасна разликата помеѓу итните и помалку итните задачи.

Управување со времето

Управувањето со времето може да се дефинира како уметност на управување со себе си. Откако ќе знаете што да направите и како најдобро да го постигнете тоа (управување со задачи), треба да го искористите максимално времето што го имате. Без оглед дали сте зафатени со дневно, неделно или годишно планирање: Одредете кои задачи треба да се завршат и кога. Забележете ги следниве совети:

Дневно планирање

Постои општа поплака дека премногу често дневниот распоред е само делумно исполнет поради неочекувани настани, а потоа се претвора во големо разочарување. За некои луѓе, дневните планови се чини дека се само нешто што потсмевници ве потсетува на она што не е направено.

Сепак, треба да разберете дека е исклучително важно да се посветите одредено време секој ден на планирање на вашите активности. Некои претпочитаат да го прават ова на крајот од нивниот работен ден, други наутро пред нешто друго. Секогаш - можете да го користите вашиот дневник за да ги запишете вашите дневни задачи.

Со цел ефикасно и брзо извршување на дневното планирање, треба да го креирате вашиот дневен план според неделен план. Користејќи го овој поголем план, разделете ја неделната работа на контролирани парчиња дневно податливи и ќе знаете секој ден дека работите кон поголема цел.

Неделно планирање

Еднаш неделно треба да ги проверувате изворите на работа: вашите датотеки за работа, вклучително и вашите проекти, распоредот, закажаните активности и потсетници, системот за следење на работите што ќе се појават во текот на следната недела, вашите тековни работи (корпа и досиеја за тековни работи - вклучувајќи ги и вашите Е - Папка за пошта, во која ги собирате сите е-пошта на кои сè уште не можете да одговорите и книгата со задачи што можеби ја чувате за да ги запишете работите што треба да ги направите.

На пример, да претпоставиме дека во моментов работите на осум проекти, од кои два може да траат долго, а за останатите шест можеби нема да биде потребно толку внимание. Имате други работи во вашиот дневен распоред, вклучително и планови за службено патување, и имате шест состаноци со разни раководители на оддели и клиенти на вашиот календар за оваа недела.

Вашата папка за повторно испраќање содржи работи што треба да ги проверите на одредени датуми за да се гарантира дека ќе бидат подготвени на време. Околу вас има и бројни парчиња хартија кои ве потсетуваат на разни работи што треба да ги направите. (Можеби имате компјутерска програма или книга со задачи што служи како помагало за компресирана меморија за да не мора да работите со сите мали парчиња хартија.

Значи, накратко, треба да консултирате половина дузина извори за да бидете во чекор со сè што треба да направите. Има смисла да се поминуваат низ сите овие извори еднаш неделно. Додека го правите ова, дадете приоритет на вашата работа и испланирајте ја вашата недела.

Проверете го вашиот календар за да видите колку време потрошило минатото од неочекувана, непланирана работа. Некои од нив ќе бидат задачи што вашиот шеф или некој друг на највисоко ниво ги ставил на вашето око во најнеповолното време (ден, недела, месец), други едноставно ќе бидат непредвидливи задачи кои бараат ваше внимание и ви го трошат времето. што всушност сакавте да го посветите на друго дело.

Без оглед на причината, нема да можете да избегнете да потрошите дел од вашата работа ден или недела правејќи ваква работа - можеби дваесет и пет проценти, можеби повеќе од педесет проценти.

Било да е тоа многу или малку, треба да ја испланирате вашата работна недела врз основа на просечното време што го имате на располагање. Доколку ви треба половина од тоа за неочекувани работи, можете да ги посветите само другите педесет проценти на вашата сопствена навистина продуктивна работа.

Ја одржувате својата флексибилност дозволувајќи време за овие неочекувани, но сигурно ненадејни работи (дури и ако не знаете што ќе бидат претходно), и не се оптеретувате со невозможни распореди. Планиравте однапред за непланираното и можете јасно и разумно да ја одредите работата за остатокот од неделата.

Вие го поедноставувате дневното планирање со дефинирање на задачите што треба да се направат во следната недела и поставување приоритети. Исто така станува полесно да се постават приоритетите. Ако нешто е важно, тоа ќе биде на вашиот неделен распоред; во спротивно, нема. Вие само треба да одлучите еднаш, за време на вашето неделно планирање, што прво да направите.

Месечно планирање

Еден британски тренер, кој со години работи успешно за врвни менаџери во бројни големи англиски компании, разви многу ефикасен метод на месечно планирање, што тој го опишува како „прилагодување на календарот“. Како дел од целокупното планирање, тој ги замолува своите деловни клиенти да ги прилагодуваат своите дневници еднаш месечно, приближно во средината на месецот, за следниот месец. За извршните директори, месечното планирање има многу поголема смисла, бидејќи тие обично ги планираат своите состаноци многу однапред и немаат повеќе врска со секојдневниот бизнис и неочекуваните настани. И ова е негово упатство:

1. Земете празен лист хартија и креирајте табела.

2. Сега внесете максимум осум релативно неспецифични активности кои опфаќаат 100 проценти од вашето работно време. На пример, вашата маса може да изгледа вака:

Средба со менаџерскиот тим
Подготовка на извештаи
Кадровски работи
Буџети
Тури на компанијата, посети на филијали, посети на клиенти
Преглед на корпата
Работа на проектот
Другите

Сега размислете колку време посветувате на активностите што сте ги внеле. Внесете го времето како процент од вкупното работно време во колоната „Сега“ на табелата. Не е премногу трагично ако не добиете точно 100 проценти на првото возење, само проценете ги времињата со чувство. Кога ќе внесете емотивен процент на работни часови за секоја активност, исправете ги информациите потоа сè додека не добиете вкупно 100 проценти.

4. Запрашајте се дали постои одредена област на активност што мислите дека ја занемарувате и не е на вашата табела (на пример: време за размислување, ревизија или планирање). Додадете ги овие точки на вашата табела.

5. Размислете кои активности би сакале да ги поминувате работното време во иднина. Следниот пример може да ви помогне:

Дали имаше нешто што го додадовте во чекор 4? Колку проценти од вашето работно време би сакале да потрошите на тоа? Внесете ја оваа вредност во колоната „Подоцна“ во табелата.
Продолжете на ист начин со другите области на активност и процентите.
Останете на земја со фактите! На пример, ако во моментов потрошите 25 проценти од вашето работно време на состаноци, би било целосно нереално да внесете нула проценти како цел под колоната „Подоцна“. Средбите со менаџерскиот тим се дел од вашата работа и ништо нема да се промени во иднина.

6. Резервирајте посебни временски слотови за следниот месец (или следниот, но ако веќе сте целосно закажани) за да можете да се посветите исклучиво на активности за кои се внесува поголем процент во колоната „Подоцна“ отколку во колоната „Сега“.

Ова ја зголемува веројатноста дека навистина ќе имате време да ги направите овие активности, што може да направи вистинска разлика. Сепак, не резервирајте одредено време за сите активности. Треба да бидете доволно флексибилни за да можете да реагирате на непредвидени настани.

Извор: Институт за совети и обука - Одете во работа со ПЕП, ISBN: 3593370948