11 крајни совети за избор на совршен партнер за настанот на локацијата на настанот
Во прилог на кохерентен концепт и добро раскажување приказна, на совршен настан, кој гостите идеално ќе го паметат години подоцна, му треба и оптимална локација. Изборот на локацијата на настанот често го одредува успехот или неуспехот на настанот. Затоа, кога одлучувате за место, треба да одвоите време и да разгледате неколку важни аспекти.
Собравме 11 важни аспекти за избор на совршена локација на настанот:
1. Големина на локацијата на настанот
Големината на локацијата во секој случај треба да се прилагоди на очекуваниот број учесници. Ако локацијата на настанот е преголема, гостите на настанот честопати се чинат изгубени. Ако, пак, локацијата е премала за бројот на гости, целиот настан брзо се појавува тесен и гостите во главата чуваат негативна слика за настанот. Затоа, треба пред сè да се разгледа потребниот простор.
2. Локација на локацијата
Локацијата на местото на одржување е исто така особено важна. Во зависност од настанот, потребно е гостите да пристигнат со автомобил или јавен превоз. Достапноста на доволен простор за паркирање е задолжителна. Со цел да се сместат учесниците, местата за паркирање треба да бидат бесплатни што е можно повеќе.
Доколку врската со јавниот превоз е несоодветна, препорачливо е да обезбедите шатл-служба од најблиската железничка станица до настанот. Друга услуга за учесниците кои патуваат подолго е пребарување на соодветни сместувања преку ноќ и нивна достапност за време на настанот.
3. Инфраструктура на местото на одржување
Инфраструктурата на локацијата на настанот вклучува аспекти како што се големината на надворешната област и бројот на достапни простории. Дали треба да се направат структурни промени во локацијата - на пример, за да се инсталира опрема - ова дефинитивно треба претходно да се разјасни со операторот на локацијата. Инаку, може да има непријатно изненадување по настанот, на пример кога треба да ги покриете трошоците за поправка на наведениот wallид.
Стадионите нудат оптимална инфраструктура (Слика: Grohe AG)
Доколку е потребно, треба да се провери до кој степен просторијата може да се затемни. Проекција на екран, на пример, што е прикажана на силно светло, го става вниманието на учесниците на тестот на долг рок. Во спротивниот случај, исто така, треба да се откријат опциите за осветлување и присуството на дневна светлина. Особено за подолги настани, има смисла да се избере локација на настан со многу прозорци, бидејќи атмосферата е често попријатна и има релаксирачки ефект врз учесниците.
Во зависност од структурата на настанот и употребата на сцени, екрани, итн. погледот на соодветната презентација мора да се провери од различни позиции во салата. Колумни особено може да го блокираат погледот и да привлечат негативно внимание.
Доколку треба да се испорачаат големи предмети за настанот, треба да се открие должината и ширината на пристапните патишта до локацијата на настанот, опциите за вчитување и истовар и, во текот на ова, висината на просториите.
Треба да се разгледа и доволен број на водоводни системи, кои се пожелно во беспрекорна состојба.
Еден аспект што за жал често се занемарува е акустиката во локацијата и, како дел од ова, можната потреба за микрофон систем или звучна изолација на настани со веројатно поголеми вредности на децибели. Оваа точка води директно до нашиот следен совет:
4. Постоечка технологија на настанот на локацијата на настанот
Во зависност од видот на настанот, оптималната технологија на настанот не е прашање на добра волја: Многу настани имаат високи цени на влез, па затоа е должност кон учесниците да не ги досадуваат со лош квалитет. Патем, овој аспект не се однесува само на технологијата на настанот (повеќе за ова во точка 8).
Сцената на наградата ФАМАБ Нов талент 2015 (слика: Силвија Кох)
Затоа, проверете ја техничката опрема на локацијата на настанот: Доколку е потребно, ова вклучува систем за осветлување, светлосен сноп, проектори, приклучоци за напојување и звучен систем вклучувајќи микрофони или слушалки. Сега има безброј можности за изнајмување опрема за непостоечка, но итно потребна опрема.
Во денешно време, секако е прашање на секој учесник на настанот да има бесплатна - во најдобар случај брз - WLAN.
5. Опремување на местото на одржување
Опремувањето на локации често варира во голема мера. Повеќето локации на настани нудат основна опрема и наплатуваат дополнителна такса за дополнителен мебел.
Пред да ја посетите локацијата на настанот, треба да бидете јасни за видот на мебелот што ви треба: Ако настанот е, на пример, конференција, неопходен е доволен број маси и столови, како и говорница со микрофон, подиум или евентуално Партиции. Од друга страна, на гала или лансирање на производ, има смисла да се обезбедат, на пример, високи маси или удобни софи или мебел за одмор за кратки паузи.
Конференциска сала во палатата Херенхаузен
Во секој случај, препорачливо е да им понудите на гостите удобно седење, особено за подолги настани, а особено во зима, гардероба за да можат да соблекуваат дебели палта.
Со цел да се процени колку места се потребни, достапно е софистицирано Управување со учесниците со кои од учесниците може да се добијат дополнителни корисни информации во рамките на GDPR.
6. Угостителство на локацијата
Некои локации имаат договори со одредени угостители или нудат сопствено угостителство. Во овој случај, вие сте ограничени во изборот на угостителство. Затоа, треба да бидете сигурни дека понуденото угостителство одговара на барањата и идеите.
лимонска пита управување и угостителство
Сепак, обично можете да ангажирате надворешен угостител. Во овој случај, треба да се провери дали угостителот има доволно ладење и простор за чување на неговите креации. Ако угостителот носи своја опрема, мора да се осигура дека електричната мрежа на локацијата е дизајнирана за ова и не предизвикува краток спој во комбинација со постојната технологија за настани.
Во зависност од големината на настанот, може да размислите дали има смисла поделбата на угостителството на локацијата со цел да се избегнат долги редици - гладниот стомак не е добар знак и сигурно ќе биде запаметен негативно од учесниците на настанот.
Инспирација за угостителство и актуелни трендови на храна можете да најдете овде.
7. Персонал на локацијата
Вистинскиот персонал е исто толку неопходен за некој настан, како и вистинското угостителство. Пријателски и учтив персонал гарантира дека гостите се чувствуваат пријатно и создаваат пријатна атмосфера.
Колку е вкусна највкусната кафеава пастрмка кога невино се фрла на чинијата од лош темперамент вработен? Дури и деталната папка за презентации е многу помалку вредна ако невнимателно се залепи на масата на учесниците на настанот. Персоналот треба да биде доволно информиран за правилата на однесување кон гостите пред распоредувањето.
Угостителство во ФР, пример за спроведување на комуникациска задача за кадровски услуги, предмет Адам и Ева
Покрај тоа, треба да се биде јасно за областите за кои се бара персонал - на пример угостителство, информации, гардероба, тоалет, ... - и колку персонал е потребен. Облеката на персоналот исто така може лесно да се прилагоди на темата на настанот и, како декорација на локацијата, може да обезбеди забавна и значителна додадена вредност.
Многу локации имаат свој персонал кој е распореден на настани. Со цел да се обезбеди непречена организација, треба да се разјасни дали бројот на вработени е доволен, за кои области е потребен персонал и кој е одговорен за организирање на персоналот.
8. Квалитет на настанот
Не треба многу да се зборува на оваа точка: квалитетот е клучен фактор на секој настан. Особено ако учеството на настанот е поврзано со трошоци, организаторот е должен да обезбеди добар квалитет во секоја област. Лошиот квалитет дефинитивно ќе се забележи негативно.
Попладневно дружење на надворешната тераса на Циркускиот циркус во Скалариа Евентресорт (Фото: Јерг Кистер)
Во случај на сомнеж, слабата презентација или инфериорно портфолио на производи треба целосно да се избришат: Гостите што плаќаат го заслужуваат тоа.
9. Безбедност на настанот
Безбедносниот аспект на настаните станува сè поважен, но сепак често се потценува или се смета за неважен. Сепак, безбедноста на гостите и персоналот треба да биде приоритет: никој не се соочува со повреди и последователни барања за отштета.
Настанот е обезбеден со бариери од eps
На локацијата треба да откриете каде се вратите и рутите за бегство, противпожарните апарати, итно осветлување и комплетот за прва помош.
Со цел да се обезбеди безбедност, треба да се почитуваат законските прописи за безбедност. Вратите за бегство и патиштата за бегство, на пример, не смеат да бидат заклучени или попречени и мора да бидат соодветно обележани. Постоечките апарати за гаснење пожар не треба да истечеле и треба да бидат достапни во доволен број.
>> Можете да најдете сеопфатен преглед на безбедноста на настанот со релевантни написи за безбедносните концепти, управувањето со учесниците и безбедноста при работа тука.
10. Прописи на локации
Кога изнајмувате локација за настан - како би можело да биде поинаку - мора да се почитуваат безброј регулативи, како што се Регулативите за местото на одржување. Во зависност од државата, уредбата ја појаснува изградбата и работењето на локациите. Затоа, треба однапред да се разјасни со операторот на локацијата дали и во колкава мерка е потребно да се осигура.
Област за пушење во Келн XPOST
Исто така треба да ги објасните куќните правила со сопственикот. Во овој контекст, аспектите на општиот обем и постоењето на забрана за пушење или посебна област за пушење се од посебен интерес.
11. Изнајмување локација и дополнителни трошоци за место на одржување
Пронајдена е совршена локација, буџетот одговара и настанот е на дофат! Но, запрете: Како и со вообичаеното изнајмување стан, има и дополнителни трошоци кои мора да се земат предвид при изнајмување на локација. Пред настанот, треба да се разјасни со операторот за локацијата дали дополнителни трошоци како што се електрична енергија, греење, отстранување на отпад и конечно чистење, како и постојната технологија на настанот се вклучени во изнајмувањето на локацијата. Инаку може да има финансиски изненадувања по настанот!
Доколку угостителството е обезбедено од операторот за локација, треба да се направат јасни аранжмани пред настанот во однос на големината и цената. Пакет со пијалоци е исто толку важен колку и одлуката дали угостителството е мало грицкање, бифе или цело мени со три јадења.
Пребарувањето за оптимална локација на настанот е често долго и напорно и вклучува многу аспекти што треба да се земат предвид. Нашите совети треба да ве поддржат на патот до совршената локација на настанот.