25 докажани совети за ефикасни состаноци и подобри дискусии - подобра култура за состаноци и

Бескрајни, неефикасни состаноци, дискусии и сесии: Време и повторно во нашата консултантска работа се среќаваме со тимови кои се жалат на бесплодни, долги и неефикасни состаноци. Мошне често ова се „кругови на гласање“ или „состаноци на лидери на тимови“ меѓу менаџерите. Честопати не прашуваат што може да се направи за да се подобри културата на општи состаноци или состаноците на тимот. Еве 13 едноставни, но ефикасни совети за тоа како да ги организирате вашите состаноци, дискусии и сесии поефикасно - и правилата за состаноци како јасна графика.

Дали сакате да ги направите вашите онлајн состаноци поефикасни? Имаме посебен курс за обука за ова: Направете онлајн состаноци поефикасни

Претходно гласајте го дневниот ред

Што ќе се појави овој пат Агенда, што не Ова едноставно прашање е огромно важен чекор за планирање. Доколку претходно го разјаснат ова, а понекогаш и „дотуркаат“ теми на следниот состанок според приоритетот без двоумење, учесниците поминуваат брзо важни чекори на учење:

Ние сме кратки на време, така ограничи ние се фокусираме на најважните работи.
Размислувам двапати однапред дали навистина ми е темата важно е - затоа што сè што не е навистина важно е „туркано“ во секој случај.

Наш совет: однапред утврдете кој ќе ја координира агендата. Бидете сигурни дека оној

потребното преглед
на "дозвола" група
и неопходните авторитет

мора да ги „турка“ темите на следниот состанок во зависност од нивниот приоритет.

Исчистете ја класификацијата на предметот

За тоа што е на дневен ред се дискутира до кој степен со која цел?

Ова во никој случај не е јасно од сите агенди. Еве го тоа „I-E-D принцип“ многу докажано. Класифицирај Вие Теми на состаноци во

Јас (Информации)
Е. (Одлука)
Д. (Дебата)

Ова го прави јасно на прв поглед,

кои теми во кои опсег
и со кој цел

Ова е важно за јасно "Бокс во време„(Т.е. планирање колку време е достапно за одделните точки на дневниот ред) и учесниците исто така знаат, со каква намера се дискутира за точките на дневниот ред.

Тоа им дава на сите ориентација - и исто така и помага на умереноста.

Ограничете го времето

Една стара поговорка вели: „Работите секогаш траат сè додека има време за нив“. Дали се сеќавате како ја завршивте тезата „преку ноќ“, успешно ја подготвивте својата презентација, ја хакиравте вашата семинарска работа од 30 страници во тастатурата до зори? Само.

Тоа се покажува во сите области од животот: работите одат побрзо кога има помалку време за нив. Тоа ќе го научите најдоцна како родител.

Наш совет: Недостаток на време како ресурс Дисциплинира чести говорители и гарантира брза обработка на точките од дневниот ред. Осмели се радикално сечење: Најуспешните состаноци се често оние само за кои 30 минути беа достапни!

Долгорочен ефект: Ако кратките сесии станат поуспешни со текот на времето, учесниците ќе добијат доверба во новата дисциплина на времето и планираат поблиски состаноци за следење. Најдоцна, тогаш сите ќе се приклучат и ќе имаат интерес брзо да ги завршат работите. Како да се создаде еден ефект на самозасилување!

Промена на формат на работа

Не сите теми се добро прилагодени за „фронтални поставки“. Особено за "Д.-Теми "(види погоре - Д.= Дебата) треба да може поефикасно да се справи со интерактивни методи.

Значи, ако го направите ова на одредени точки на дневниот ред Знаење и искуство на секого при донесување одлуки вклучуваат ќе научите во овој детален напис кои методи се особено погодни за ова.

Се дискутира само за она што навистина се однесува на СИТЕ.

Премногу често се дискутира за работи што не ги интересираат сите учесници. При избор на теми, проверете дали се точките на дневниот ред навистина релевантни за секого се.

Наш совет: Ако некои од точките на дневниот ред не се релевантни за сите поканети, состанокот ќе биде поделено на два дела. Во првиот дел се дискутираат темите што се важни за секого. Во вториот дел, во собата остануваат само оние кои навистина треба да бидат присутни.

Seeе видите: ова придонесува огромно за ефикасноста и задоволството на сите.

Избришете ја точката „Друго“ на дневниот ред без замена

„Другиот“ по дефиниција е еден Среќа торба за непланираното. Треба да го избришете овој ТОП без замена, така што "Задна врата„Строгото планирање и временската дисциплина на поединците можат да бидат поткопани.

Патем: Особено како менаџер, имате шанса тука да добиете добра Идол да бидеш!; =)

„Стои“ наместо „Состанок“

Монасите од Картаузер веќе знаеја: Вие мислите подобро кога одите - и често побрзо исто така! Можеби звучи чудно, но:

Времето на состанокот драматично ќе се скрати ако состанокот го одржувате додека стоите - тоа е „стоење“ наместо да седите! Честопати има канцелариски контејнери или полици со практична висина за да можете да се издржувате и да носите белешки. Изберете го местото на состанокот според соодветниот мебел. Функционира - навистина!
Друг ефект на добредојде што често може да се забележи: дискусиите често се случуваат додека стоите подинамично и дискутирајте за учесниците на „стоење“ попосветено.
Стоењето ве буди! Овој „ефект на будење“ работи над реалното време на сесијата. Сè на сè, компаниите создаваат стои попродуктивни!

18 годишно искуство во сите индустрии!

Тесна умереност

За тривијалното се дискутира премногу долго, вашите луѓе имаат тенденција да залутаат надвор од темата? Строги помага тука Умереност. Задачите на модераторот:

Агенда работат надвор
одлуки документ
Управување со времето
Бидете сигурни дека сите суштински Се слушаат придонеси
Усогласеност со Правила за сесија почит, многу мислам на
Ако тој или таа модерира работилница: Учествувајте во процесот на дискусија и знаење на незгодни теми соодветни методи поддршка.

Наш совет: Со текот на времето се исплати да испратите двајца или тројца членови на тимот на курс за умерена обука. Ова не се исплати само на состаноци, но често и во други области, на пример, состаноци за планирање на проекти.

Неразбирање за модерирање на состаноци

Во оваа прилика, време е да расчистиме неколку недоразбирања за умереноста:

Модераторите не мора секогаш да бидат учесници со највисок ранг. Напротив: директорите не секогаш го прават тоа најдобро! „Нормалните“ членови на тимот исто така можат да ја преземат оваа задача и често имаат незамислен талент.
Модераторот не мора секогаш да биде ист: улогата на модератор може да се промени во тимот. Добра можност да го преземете водството „на проба“!

Визуелизација на процесот и резултатите

Застанете во многу канцеларии Флип-топ листи, Бели табли и Игла табли неискористен наоколу. Зошто всушност?

Визуелизациите на дневниот ред со голем формат обезбедуваат ориентација до процесот и менталната јасност
Тековен документација Резолуциите и договорите ги прават точките на дневниот ред да се чувствуваат добро во текот на состанокот систематски работи преку - и да се постигнат добри резултати во процесот!
Совет за добрите: Современите апликации како „Camscanner“ испорачуваат многу читливи за кратко време Дневници за фотографии, што може да се испрати/зачува директно како pdf.

Придржувајте се до принципот „GEMO“

„ГЕМО“ се залага за „Г.уд дништо, мове Он? "(" Дали е доволно добар, дали можеме да го провериме ова? ")

Ова е она што го научив на БАСФ: Постои култура на состаноци во некои области каде што работите не се дискутираат „до последниот детал“, туку треба да бидат задоволни со „добра средна состојба на заедничката дискусија“. Ова помага да се внимава на најважните работи на состаноците и потоа да се финализираат деталите „на малиот официјален канал“.

Работи вака во групата: Во одреден момент, кога групата за состаноци има тенденција да се изгуби во деталите и фазата на „последните диференцијации“ дојде во придонесите за дискусија, член на тимот (или модераторот) прашува: „ГЕМО - Дали е ова доволно добро, можеме ли продолжи да одиш?„Групата накратко паузира и се прашува дали сè што е навистина важно е веќе кажано. Обично, тогаш постои генерален клим или последен приговор, суштинските резултати се запишуваат во писмена форма и потоа се свртуваат кон следната тема.

Штедење на време: Скудото време на ресурси се користи само за најважните
ГЕМО промовира рефлексија и концентрација: Со текот на времето, повторливата примена на ова правило воспоставува во групата „процес на рефлексија“ што работи континуирано во позадина на мета ниво за текот на самата дискусија: „Дали сме веќе на точката ГЕМО или ни треба малку повеќе време ? "
Културни промени: Станува групна норма да преземеме одговорност за заедничко управување со времето и да ги почитуваме „инвестициите во време“ на сите членови на групата како такви и да не ги користиме прекумерно

Може да се нарече и „принцип ГЕМО“ живееше „принцип на Парето“ размислете: 20% од времето често носи 80% од посакуваниот приход. Ова е често доволно за да се постигнат остварливи резултати за краток временски период.

Наш совет: Воспоставете го „принципот ГЕМО“ како еден правило за фиксен состанок и направете го тоа "Рутинско прашање„Умереноста за секоја точка од дневниот ред - долго пред групната дискусија да се изгуби во бесконечни детали.

Поставете правила на сесијата

Вашите колеги и вработени имаат тенденција да се прекинуваат, да пишуваат на своите паметни телефони, да доцнат? Правила за сесија можат да помогнат во дисциплинирање на нивните вработени.

Наш совет: Напишете ги правилата за состаноци како „жив документ„На голем постер. Ова останува во собата во текот на сесиите. Секој може да напише нешто за тоа или да ги коментира правилата - се разбира само пред или по состаноците. Принципот тука: Правилата за објавувачот се сметаат за прифатени се додека некој не им противречи на писмено - или правилата понатаму не се развиваат по сопствена иницијатива!

Секогаш се олабавува веднаш штом некој забележи дека ова повторно се сменило
Можете да се повикате на правилата за состаноци во кое било време од состанокот - затоа што тие висат во голем формат во собата!
Притајната промена во постерот обезбедува Интеракција и релаксација меѓу учесниците (многу често забележани пред или по сесиите). И тие ве покануваат од време на време да ги разгледате постојните правила („Дали во меѓувреме нешто се смени?“)

Совет за професионалци: Закачете пенкала во близина, така што вашиот тим секогаш се чувствува поканет да го смени и развие „живиот постер“!

Разредете сериски состаноци

Датумот на состанокот е зачуван како „серија состаноци“ во Outlook? Тоа драматично ги зголемува шансите за здодевање.

Наш совет: повикајте состаноци кога се итно потребни. Вашите вработени ќе ви се заблагодарат.

Прегледајте ја потребата за состанок од време на време

Не е невообичаено за нас да видиме дека редовните серии состаноци биле свикувани многу одамна „со добра причина“. Но, светот продолжува да се врти: Во меѓувреме, првичната причина можеби веќе не постои. Проверете Значи, од време на време, можете да дознаете дали редовните состаноци сè уште се ефективни или дали поканетите ги доживуваат како „скучна работа“.

Ако така: Обидете се Проверете некое време дали работи без него. Ако е така: Ослободете се од баластот за сесија што одзема многу време и оставете простор за навистина важно во вашите календари. И, ако сесијата се покаже како неопходна во ретроспектива, вие и вашиот тим наскоро ќе забележите. Тогаш не беше грешка ако конечно го дознаете тоа заедно.

12 дополнителни правила за состаноци во јасна графика

Неодамна ја открив оваа прекрасна графика во сала за состаноци што прекрасно ги сумира 12-те вообичаени правила за состаноци. Како да ги подобрите состаноците, состаноците и дискусиите на вашиот тим: