4 канцелариски задачи каде софтверот sevDesk работи за вас
Како почетна компанија имате две опции кога станува збор за сметководство: направете го тоа сами или направете го тоа. Додека првата опција одзема драгоцено време, сметководител со полно работно време чини пари. Двата ресурси обично се тесни за основачите. Од друга страна, што е со опција што може да ви заштеди време и пари?
Дигитален софтвер за сметководство како sevDesk ве поддржува во сите фази на започнување на деловната активност и може трајно да ве ослободи од досадната канцелариска работа. Како детално работи ова, е објаснето подолу од страна на креаторите на sevDesk користејќи ги секојдневните задачи на сметководството во канцеларијата.
Патот од класично до дигитално сметководство ...
Пред да ви покажеме како треба да изгледа сметководството денес, брз поглед наназад. Дали сè уште се сеќавате како се водеше книговодството до пред неколку години? Хартиените потврди беа зачувани во озлогласената папка со нишало. Дигиталните фактури беа отпечатени и завршија во истата папка. Ова мораше да му биде достапно на сметководителот најдоцна до крајот на кварталот, кој пак ги дигитализираше документите и ги пренесе на сопствениот ИТ систем на компанијата. Само тогаш се случи деловната анализа на податоците, врз основа на која може да се донесат деловни одлуки.
Денес оваа слика е променета. Дигитализацијата го смени сметководството. Не само дигитално, туку и автоматизирано - тоа е иднината, а на некои места веќе и сегашноста. Дигиталниот софтвер за сметководство од sevDesk е ваш секојдневен помошник во канцеларијата, ги олеснува некои вознемирувачки задачи и ве ослободува целосно од другите губење време.
# 1 подготовка на понуди и фактури
Понуда, нарачка и конечно фактура - на поедноставен и идеализиран начин, комуникацијата помеѓу вас и вашите клиенти треба да се одвива на ниво на сметководство. Прво, се создава понуда, која клиентот ја потврдува со нарачка. Потоа, клиентот истовремено ги добива производот или услугата и фактурата. Со sevDesk добивате софтвер што ви ја олеснува работата во овој процес. Помина времето кога понудите и фактурите требаше да се креираат рачно со MS Excel или Adobe InDesign, а потоа да се испраќаат рачно.
Вака работи алатката за понуди
Со sevDesk, креирањето и испраќањето понуди трае само неколку секунди со малку рутина. Доколку се создадени соодветни обрасци за текст (текст на заглавието со поздрав и текст на подножјето со формула за затворање), сè што треба да направите е да изберете клиент и соодветните производи од интегрираната база на податоци. SevDesk се грижи за останатото и автоматски креира понуда што можете да ја испратите по пошта или е-пошта или едноставно да печатите и преземете. По приемот на нарачката на клиентот, понудата може да се претвори директно во фактура. Со апликацијата sevDesk (за Android и iOS), понудите и фактурите лесно можат да се креираат и испраќаат во движење.
Потоа креирајте ја фактурата
Модул за фактури е неопходен во современиот софтвер за сметководство. Со sevDesk, фактурирањето е интуитивно и лесно. Ако онака фактурата не е претворена во понудата, тука ви требаат само неколку секунди. Фактурите се создаваат на ист начин како и понудите. Изберете клиент и производ, готово. Во зависност од локацијата на клиентот, постојат и шаблони за фактури на 6 различни јазици. Или можете сами да поставувате распоред и индивидуални канцелариски материјал или да ги креирате од тимот на sevDesk. По создавањето на фактурата, имате неколку опции. Фактурите можат да се испраќаат до корисникот преку е-пошта или да се испраќаат директно од системот по пошта за 0,89 ЕУР. Ако овој процес е премногу автоматизиран за вас, можете да ја преземете креираната фактура на традиционален начин или да ја испечатите и рачно да ја испратите до клиентот.
Корисна дополнителна карактеристика при креирање фактура е додавање на индивидуален QR-код. Во случај на фактури испратени по пошта, вашите клиенти имаат можност да го скенираат кодот со својот паметен телефон и дигитално да ја пренесат фактурата на нивниот мобилен телефон. QR-кодовите можат да се креираат на сите документи на sevDesk (вклучително и понуди или потсетници) и секогаш да се испраќаат до соодветната дигитална верзија.
# 2 Препознавање потврда и банкарски интерфејс
Искусните претприемачи сигурно ќе можат премногу добро да разберат колку е мачно да се соберат документи во папка. Но, оваа постапка е минато.
Автоматско препознавање на приемот
Со sevDesk, сметките и влезните фактури можат да се собираат дигитално. Соодветните документи се внесуваат во програмата од компјутерот со помош на drag & drop. Ако вашата програма за е-пошта има интерфејс поставен со sevDesk, документите дури се испраќаат автоматски. Еднаш во софтверот, документите се анализираат со помош на таканаречените алгоритми за машинско учење (вештачка интелигенција). Анализата резултира во категоризација, во комбинација со автоматско резервирање. Практична работа е системот да учи. Колку повеќе документи се евидентираат, толку посигурен sevDesk ќе ги класифицира податоците за идните документи.
И што се случува со фактурите од хартија? СевДеск тука има и решение. Со апликацијата sevDesk, сметките може лесно да се фотографираат. Целата работа се вика sevScan и осигурува дека фактурите се дигитализирани и благодарение на автоматското препознавање на текст, правилно се снимаат и резервираат.
Хартиените сметки може да се фотографираат со помош на sevScan и да се постават на софтверот за сметководство (извор на слика: sevDesk).
Интегрирано банкарство преку Интернет
Поврзувањето на sevDesk со банкарска сметка го олеснува процесот на сметководство на неколку начини. Од една страна, оваа дигитална форма на сметководство ви заштедува да мора рачно да пренесувате достасани фактури. Можете да платите автоматски и, доколку е потребно, дури и да наведете рок на плаќање. На овој начин, попусти или попусти може да се бараат од индивидуални добавувачи или деловни партнери. Но, не само исплатите се автоматски.
Се разбира, sevDesk регистрира и дојдовни плаќања. Статусот на соодветната појдовна фактура се менува од платен во софтверот преку соодветната фактура или референтен број. Во исто време, се објавува соодветниот број на клиент. Автоматските депозити и повлекувања ставаат крај на макотрпниот процес на проверка на банкарските извештаи. SevDesk ви покажува на прв поглед кои влезни фактури сè уште треба да се платат, а кои излезни фактури се платени обратно. Интерфејсот на банката во моментов може да се постави за над 3.000 банки. Вашата банка е секако една од нив.
# 3 Дневни проценки и автоматско известување за ДДВ
Како основач, мора да носите одлуки секој ден. Идеално, ова не се прави од цревата, туку врз основа на внатрешна статистика. sevDesk е софтвер за сметководство што ви ги презентира релевантните информации на сребрена чинија.
Евалуации точни за тој ден
Врз основа на влезните и појдовните фактури, се создаваат дневни проценки. Овие ви ја покажуваат вашата добивка или врз основа на EÜR (сметка на вишок приход) или врз основа на билансот на успех (сметка на добивка и загуба). Врз основа на ова, имате поголем краткорочен простор за акција и донесување одлуки. Со sevDesk ќе ви биде полесно да ја задржите вашата претприемачка визија.
Врз основа на пресметката на приходот-вишок, ќе добивате дневни проценки (Извор на слика: sevDesk).
Крај на продолжување на трајниот рок
Како почетна компанија, ќе се соочите со трајно продолжување на периодот за доставување на претходна пријава за ДДВ. И тоа завршува со севДеск. Создадете еднократни податоци што се однесуваат на данокот на промет во софтверот, sevDesk се грижи за останатото за вас. Ова на обичен јазик значи: Авансната пријава за ДДВ автоматски се креира од приходите и трошоците и може да се испрати директно до даночната служба со клик.
Авансната поврат на ДДВ се креира автоматски со sevDesk (Извор на слика: sevDesk).
# 4 Интерфејс со даночниот советник
Комуникацијата со даночните советници може да биде и губитник на време, особено кон крајот на деловната година. Неефикасноста при транспорт на документи до даночниот советник по папка или нивно ставање на располагање во вашата компанија тешко дека треба да се објасни подетално. sevDesk го олеснува овој процес на неколку начини. Од една страна, сите податоци се достапни дигитално. Од друга страна, соодветен интерфејс на доверлив даночен советник е доволен и веќе може да се утврди кои документи треба да се испратат до советникот.
Сите влезни и излезни фактури се претвораат во компатибилен извоз на ДАТЕВ, кој секоја даночна канцеларија може да го увезе во нивниот систем. Благодарение на поедноставената комуникација, заштедувате драгоцено време. И вашиот даночен советник има помалку работа, бидејќи податоците се подготвени во правилен формат. Алтернативно, можете дури и да дозволите вашиот даночен советник да работи директно во СевДеск. Едноставно поканете ги по е-пошта и користете овластување за да дефинирате кои податоци можат да се прегледуваат и менуваат. Ништо не застанува на патот на ефективна и едноставна соработка.
Со sevDesk имате можност да му дозволите на вашиот надворешен даночен советник да работи директно во сметководствениот софтвер (извор на слика: sevDesk).
Заклучок - софтверот sevDesk заштедува време и пари
Сметководството е нужно зло за многу основачи. Мора да се направи, но многу малку луѓе уживаат во тоа. Со sevDesk, покрај вас добивате софтвер што ја прави оваа несакана задача значително полесна. Ова не само што ви заштедува време и пари, туку ви овозможува и да се концентрирате повеќе на вашата основна деловна активност во иднина.