Имплементација и следење на подпроцесни проекти - процеси на проекти -

Задачи на управување со проектот во процесите за имплементација на проектот

Предмет на потпроцесот „имплементација и мониторинг“ е спроведување на оперативното планирање. Овие вклучуваат:

Ажурирање на планирањето на распоредувањето на персоналот, како и планирањето на материјалните и финансиските ресурси
Водење на проектниот тим
Пуштање во работа, следење и одобрување на работни пакети
Следење и контрола на процесот на проектот земајќи ги предвид приоритетите
Идентификување и ограничување на ризиците
Спроведете гаранција за квалитет
Документирајте го текот на проектот

Во подпроцесот „имплементација и следење“, управувањето со проектот е оспорено со целото нивно техничко и пред сè социјално знаење. На крајот на краиштата, ова го покажува квалитетот на претходното планирање. Управувањето со проектот има задача да го предводи тимот и соодветно да реагира на конфликтите и барањата за квалификација.

Во пракса е докажано дека справување со социјални конфликти, управување со ризик со поглед кон напред и - земајќи ги предвид честопати недоволните ресурси и буџети во секојдневниот живот - планираното решение за адаптација е основните клучеви за успешно спроведување на.

Кога работните пакети се обработуваат и се презентираат резултатите, овие резултати од работата се проверуваат за комплетноста и квалитетот од страна на раководството на проектот и се одобруваат внатрешно. Ова го подготвува завршувањето на проектот. Процесите на под-процесот „Имплементација“ се претставени и објаснети подолу. Процесите се прикажани и на слика 23. Оваа илустрација и сите други илустрации поврзани со овој дел ќе ги најдете во практичниот дел од овој дел.

Спроведување на почеток

По одобрувањето на планирањето на проектот, почетниот состанок е официјален вовед во имплементацијата на проектот и важна можност за мотивирање на вработените кон целите и процедурите. Бидејќи во раната фаза на проектот, многу курсеви се поставени. Распоредот за почеток и можната вклученост на избраните вработени мора да бидат координирани со одделот за планирање на ресурси (види слика 24 во практичниот дел).

Водење на тимот

Водството на тимот е процес што го придружува целиот потпроцес на „спроведување и следење“. Управувањето со проектот извршува задачи за управување кои се однесуваат директно на спроведувањето на проектот. Водењето луѓе е главната задача на управувањето со проектот и има значително влијание врз резултатите од проектот (види слика 25 во практичниот дел). Ова поставува големи побарувања од одговорното лице за проектот и сигурно не е резултат на еднократна работа. Во пракса, покрај континуираното саморефлексирање на сопственото лидерско однесување, поволна е и професионалната поддршка од ментори и тренери.

Примопредавање на работните пакети

Во овој под-процес, работните налози се предаваат за да се иницира завршувањето на задачата. Лицата одговорни за работниот пакет се запознаваат со нивниот работен сегмент, со објаснувања за задачата, дискусии и координација (види слика 26 во практичниот дел).

Управувањето со проектот треба да ги обезбеди потребните информации за внатрешните и надворешните работи на проектот.

Следење на работните пакети

Во овој подпроцес, извршувањето на работните налози и статусот на работните пакети се следат од страна на раководството на проектот (види слика 27 во практичниот дел). Овие активности се тесно поврзани со контролирање, преку кое се обезбедуваат податоците потребни за донесување одлуки и се прават релевантни целни/реални споредби. Покрај тоа, редовниот личен контакт со одговорните за работниот пакет и другиот персонал на проектот е важен за реална проценка на напредокот на работата и за следење на доделените задачи.

Покрај проверката на успешноста со следење на извршувањето на работните пакети пренесени, прашање е и постојан контакт со вработените извршители, на пример, да станете свесни за потенцијални проблеми, можности за подобрување или тековните барања во рана фаза. За таа цел, се одржуваат и лични разговори и редовни состаноци со инволвираните.

Спроведување на контролата

Термините контролирање и следење на работните пакети се тесно испреплетени и тие често се користат синонимно. Контролирањето тука се подразбира подразбира сите активности за фаќање, собирање и спојување на релевантни податоци за проектот и нивно оценување во форма на целни/реални споредби. Овие целни/реални споредби ја формираат почетната точка за активностите за следење на напредокот на проектот (види слика 28 во практичниот дел).

Контролата на напредокот на проектот е централна задача на потпроцесот „имплементација и мониторинг“ и основен предуслов за контрола на проектот. Тековниот статус на проектот во смисла на напор, време и резултат се снима континуирано со цел да се идентификуваат отстапувањата помеѓу планирањето и реалниот тек во рана фаза и, доколку е потребно, да се иницираат соодветни контрамерки.

Друг важен аспект е проследување на релевантни податоци до внатрешно фактурирање. На пример, во надворешни проекти, записот за изведба често се користи како метод за снимање на перформансите. На почетокот, ова е често достапно само за релевантниот вработен или раководителот на проектот. Сите документи во врска со услугите што ги обезбедува клиентот мора да бидат достапни за навремено фактурирање. Истото важи и за обврските.

За контрола на проектот, клучните фигури од тековните операции на проектот (статус на проект, евиденција на перформанси, употреба на ресурси, побарувања и обврски поврзани со проектот) се пренесуваат на контролните инструменти.

Управувањето со проектот е одговорно за потпроцесот „Спроведување на контролата“.

Следење на осигурување на квалитетот

Процесот „Следење на осигурување на квалитетот“ (види слика 29 во практичниот дел) се протега низ целиот подпроцес „Имплементација и мониторинг“. Обезбедувањето на квалитетот е многу важно и затоа мора да биде свесно поддржано и контролирано од раководството на проектот. Вашата поддршка во спроведувањето на мерките за обезбедување на квалитет е од суштинско значење за успехот на проектот.

Сопствениот процедурален модел на компанијата и елаборираниот прирачник за управување со квалитетот се земени како дадени. Потпроцесот „Следење на осигурувањето на квалитетот“ се однесува на примена на постојните општи упатства за специфичните критериуми поврзани со проектот. Овие беа изведени од факторите на успех и барањата за квалитет како дел од управувањето со ризикот и за време на планирањето. Целта е да се развие и спроведе план за тестирање. Управувањето со проектот може да ја делегира имплементацијата на мерките на друг вработен во проектот, на пример, асистентот на проектот.

Документирајте го процесот

Задачите за документација треба да се извршат во текот на целиот подпроцес „спроведување и следење“. Управувањето со проектот е поддржано во задачите за документација од асистентот на проектот, чија област на одговорност вклучува, особено, водење на датотеката за проектот. Соодветните обврски за документација беа договорени меѓу двајцата на почетокот на спроведувањето на проектот. Документите служат како извор на информации за презентација на напредокот и за подготовка на финалниот извештај. Конечниот извештај дава преглед на текот на проектот и ги објаснува постигнатите резултати (види слика 30 во практичниот дел).

При документирање на текот на проектот, секогаш мора да се осигура дека има доволно „досиеја“ за да се обезбеди правна безбедност.

Информирајте за курсот

Целта на подпроцесот „информирање за курсот“ е да го обезбеди нивото на информации потребни за извршување на работата и да ги дистрибуира до сите инволвирани (види слика 31 во практичниот дел). Покрај тоа, „информирањето за процесот“ служи за извршување на задачи за маркетинг на проектот и со тоа создавање прифаќање и во однос на текот на проектот (од страна на оние што го контролираат и од оние кои го спроведуваат), како и во однос на целите (од страна на засегнатите).

Проценете ги потребните корективни активности

Потпроцесот „Проценка на потребните корективни мерки“ (види слика 32 во практичниот дел) е потребен кога ќе се утврдат отстапувања од планот. Проценката на степенот на сериозност бара, покрај огромното искуство, врз основа на кое сегашната ситуација може да се стави во перспектива, систематски поглед на каузалните врски. Можните корективни мерки можат да варираат во голема мера во обем и длабочина и директно зависат од контекстот на проектот. Честопати е потребно да се наведат можните корективни мерки и, врз основа на тоа, да се процени потребниот напор за нивно спроведување за да може да се процени сериозноста на отстапувањата.

Важно е да се препознае потребата за корективни мерки навремено со цел да се избегнат уште поголеми отстапувања и трошоци, како и сериозни конфликти или дури и кризни ситуации. Општо, прифаќањето на корективните мерки мора да се рекламира, бидејќи опасностите од отстапувањата и потребните интервенции не се препознаваат за инволвираните без доволно информации.

Во овој подпроцес, на управувањето со проектот му треба целиот спектар на нивните технички, социјални и организациски вештини. Бидејќи најголем приоритет во вашите одлуки и мерки е постигнување на целите на проектот во договорно дефинираната рамка на проектот.

Координација на понатамошниот процес со клиентот

Ако проценката на потребните корективни мерки доведе до критични отстапувања, можеби ќе биде потребно да се координира понатамошниот тек на проектот со клиентот. Ова резултира со слична хиерархија на ескалација како и во под-процесите „Координирај со клиентот“ и „Координирај со претпоставени или советници за клиенти“ во планирањето на под-процесите. Процесните чекори за ова се прикажани на слика 33 во практичниот дел.

Прилагодување на деталното планирање

Координацијата на потребните корективни мерки и секоја неопходна координација со сите вклучени страни веќе се случија во претходните под-процеси. Овој чекор на процесот е за елаборација на одлучените мерки и ажурирање на податоците во контролните инструменти (види слика 34 во практичниот дел).

Прилагодувањето на реалното детално планирање е прилично технички потпроцес. Сите основни размислувања, како што се мерење на алтернативи или земање предвид на општите услови, веќе се земени. Задачата сега е да ги разработиме специфичните детали за спроведувањето.

Важен понатамошен чекор во овој подпроцес е да се направат причините и последиците од корективните мерки транспарентни во тимот или меѓу погодените и да се добие потребното прифаќање. Ова е голем предизвик во пракса, бидејќи промените, како што се корективните мерки, честопати наидуваат на отпор, но без конструктивната соработка на инволвираните има мали шанси за успех.

Користете ги следниве описи на проектните процеси за да ги разјасните вашите задачи и процедури во фазата на проектот „имплементација и мониторинг“. Користете го за управување со вашиот проект, обработка на работни пакети и задачи, распоредување на персонал на проектот и ресурси и следење на напредокот на проектот и резултатите од проектот (квалитетот на проектот). Можете да ги прилагодите процесите на вашите специфични услови.