Кога работи и кога роковите не работат - ДАН Лука
напишано од Дан Лука - Претплатете се за да добивате статии по е-пошта кликнете овде
„На сите им треба рокови. Дури и бобра ger се задржуваат цело лето, но кога ќе бидат ставени пред зимскиот рок, тие работат како бес. Ако немавме рокови, ќе стагниравме “. (Волт Дизни)
Дали роковите се неопходни?… Дефинитивно ДА!
Дали роковите работат секој пат? … Се разбира не!
Во оваа мини-статија имам намера да ви донесам поголема јасност во врска со следниве аспекти:
1. Кога е потребно да имате рокови (ваши и во однос на другите)
2. Рецептот е загарантиран дека роковите НЕ ќе работат
3. Правилен начин за поставување рокови (стратегија и примери)
И сега да почнеме со првата точка:
Кога е потребно да се имаат рокови?
Мислам дека одговорот на ова прашање е одлично зафатен во оваа изрека:
„Ако имате писмо да напишете, ќе ве однесе цел ден. Ако имате 100 букви да напишете ... веројатно ќе ги завршите истиот ден “.
или… како одговор на ова прашање:
„Кој е најпродуктивниот ден во годината?
Одговор: Последниот ден пред празникот!
Зошто? Затоа што * вие * мора да завршите сè што сте започнале и немате алтернатива
(ако имате на кого да делегирате, подобро е да му дадете сè што е потребно за да заврши пристојна работа во ваше отсуство ... па на крајот сепак * имате * да ги одржувате работите во ред)
Поточно, треба да поставите свои рокови кога:
- Треба да бидете дисциплинирани и знаете дека без одреден рок никогаш повеќе не би го сториле тоа
(пр .: сакате да изгубите 5 кг за да изгледате добро во фустан од кума/костум за нос, а терминот е очигледно датум за венчавка)
- Другите луѓе зависат од тебе и фактот дека не доставувате на време ги одржува на место:
(пр .: менаџерите се среќаваат и разговараат за квартални бројки и вие треба да го направите извештајот/презентацијата. Без ваша работа доставена на време, состанокот е бескорисен)
- Сакате да добиете подобри резултати за пократок временски период, затоа што ве принудува подобро да ги фокусирате своите ресурси. Можете исто така да додадете „нешто да се изгуби“ за да се зголемат влоговите.
(пр .: се обврзувате на менаџерот да ја зголемите продажбата за 25% во следниот месец или се согласувате да ја намалите платата за 25%)
Поставувањето свои рокови е лесно и истовремено тешко.
Лесно е затоа што вие сте тој што одлучува, но тешко е затоа што сте во искушение да се прецените или потцените себеси.
Управувањето со сопствените перформанси зависи од периодот на следење во кој си давате рокови и постојано ги проценувате. Само-набудувањето е клучот за долгорочните перформанси.
Во однос на другите, постојат правила што ги прекршиле, доведуваат до непочитување на роковите во процент од скоро 100%.
Ајде да видиме кога роковите НЕ работат:
- Не работи кога може да се одложат.
Тие се неефикасни кога нема поголема болка од заостанатиот рок од краткорочното задоволство од одложувањето.
Можете да одложите колку што сакате, но на последниот ден од месецот се повлекува линија и се мерат резултатите. Ако имате зголемена продажба за 25%, го добивате соодветниот бонус, ако не, вие сте казнети со 25% од платата.
- Не работи кога не се познати јасни последици од неиспорака.
Премногу е ирелевантно што шефот се лути, вреска или ја удира масата. Тоа е нејасна последица. Јасна последица ќе бидат казните измерени во пари, прекувремена работа, писмени опомени и сл.
- Не работи кога термините се зборуваат само и не се напишани. Дали ја знаете таа изрека: „Разговараме заедно и се согласуваме“? За тоа станува збор. Не е здраво за деловна активност или врска, секој да разбере што сака од разговор. Затоа, само напишаното може да се земе како референца за проверка на подоцнежен датум.
- Не работи кога тој термин го знаете само вие и никој друг.
Залудно сте началник на одделот и добивате квалитетна ревизија за неколку дена, но вие сте единствените кои знаат за тоа. Ако не ги известите подредените да ја подготват потребната документација однапред, тие можеби нема да можат да го достават потребното на време.
- Не работи кога терминот е вештачки поставен.
Кога крајниот рок се смета за неповрзан со реалноста, тој произведува ефект на раздвојување и демотивирање. Можеби е случај ако сакате да контактирате со нов клиент, да поставите состанок и да побарате од вашата медицинска сестра да ја подготви целата потребна документација до крајот на денот, иако состанокот трае повеќе од 4 недели.
Не работи кога не ги зема предвид другите конкурентни проекти на истите ресурси (време, енергија, пари, итн.)
Ова е случај со шефот кој обвинува подреден кој не може да каже „Не“ и смета дека ако му даде нешто да направи во изводливо време. Овој аспект има најголем потенцијал за катастрофа бидејќи е темпирана бомба… како менаџер се потпирате на ресурс кој е преексплоатиран и кој сигурно нема да ги оствари дадените ветувања.
Ајде да видиме која е добра стратегија за поставување рокови во однос на другите:
1. Анализирајте каде во хиерархијата на приоритети е активноста што сакате да ја остварите.
Постои голема разлика дали е на 1-то или на 4-то место. Ако е на 1-ви место, ќе ја конфигурирате целата своја агенда, ако е на 4-то, ќе најдете место меѓу.
2. Проценете го времето потребно за завршување на активноста
Постојат две различни перспективи тука:
а) претходно сте ја направиле таа активност (или слична) и точно можете да го процените потребното време
б) првпат ја извршувате активноста и имате многу променливи да се земат предвид. Моето искуство ми кажува дека новата задача може да трае и 2 пати подолго отколку што се очекуваше. Затоа, одвојте доволно време, но земете го предвид и принципот од претходниот чекор.
3. Детално проверете дали претпоставките што ги правите се точни (особено ако сте во ситуација 2б)
Овој чекор има потенцијал да ве заштити од катастрофа.
Она што мислите дека е вистина ... е точно?
Некои претпоставки кои можат да бидат погрешни… со значително влијание
- курирот работи и во сабота
- Михаи може да остане над распоредот за да ја заврши понудата за утре наутро
- клиентот „x“ ќе ја плати сметката денес и јас ќе можам да плаќам плати salaries и така натаму
4. Јасно утврдете - во писмена форма - денот и времето на испорака
Ако станува збор за далечинска комуникација, побарајте да го потврдите договорот преку е-пошта или смс. Во секој случај, потребни ви се „траги“ дека тој договор се случил и бил договорен во таа форма.
5. Јасно утврдете ги - во писмена форма - последиците од непочитувањето на времето за испорака
Договорите обично имаат клаузули кои се однесуваат на одложувања, само за да се заштитат од непредвидените. Слично на тоа, верувам дека е нормално ваквите договори да постојат меѓу луѓето, не само меѓу субјектите.
Зошто мислам така?
Бидејќи компанијата губи од доцнењето на внатрешните трансакции и тогаш е нормално дека загубата ќе биде споделена со лицето/лицата кои го предизвикале овој факт.
6. Откако ќе заврши трансакцијата, проценете ги и научете ги лекциите за да не се повторуваат грешките и да се дуплира она што помина добро.
Како што реков погоре, перформансите и одличноста се всушност резултат на само-набудување и континуирано подобрување, затоа дајте си шанса да станете подобри и подобри во тоа што го правите.!
Дозволете ми да ви дадам сега пример што ги минувам низ 6-те чекори:
Активност: Да се подготви предвидениот буџет за продажба за третиот квартал
1. Ниво на приоритет: 3
(ниво 1 - 2 веќе остварени продажни средби, ниво 2 - надзор над испораката на првата нарачка за нов клиент)
2. Проценето време: 2 часа
(буџетот за вториот квартал е направен за 90 минути, така што добивам и маржа)
3. Претпоставки што треба да се проверат:
- какви се шансите продажните состаноци (со аферентниот пат) да траат подолго од предвиденото време?
- колку дополнително време можам да одвојам на надзорот при првата испорака во случај да има проблеми? Willе го ограничам времето доделено на таа прва испорака или ќе одземам колку што е потребно?
- колкава е веројатноста (историски гледано) да се појават други итни случаи кои се над приоритетот 3 на кои сакам да работам?
… Итн
4. Време на испорака: денес до 18:00 часот
5. Последица на неусогласеност: 10% казна од плата
6. Евалуација: (да се заврши по истекот на рокот)
Ова беше пример во кој ви беше делегирана активност, но принципите се идентични кога вие сте делегат.
Принципите опишани овде ќе ви помогнат да се отстрани притисокот од личните односи со колегите (стрес, нерви, фрустрации) и така натаму добивате точни и предвидливи професионални односи.
Кога работите се јасни од самиот почеток и секој знае кои се влоговите и трошоците, не може да се повикуваат на повеќе недоразбирања… и тоа одржувајте здрави лични односи на работа.
Со вежба, доаѓа искуството за проценка на роковите сè попрецизно, така што посакувам да ги искористите плодовите од правилното планирање на роковите и за оние што си ги поставивте за себе и за оние што им ги давате на другите.
2 коментари
Хм Постои и друга ситуација во која роковите не можат да работат: раководителот на (проектот) е директно вклучен во многу детали (не применува делегирање на надлежности), има тесно грло на активности и имплицитно непочитување.
Вклучен е менаџерот на проектот затоа што: 1) не знае како да делегира; 2) не им верува на оние на кои може да им ја пренесе таа задача; 3) тој е единствениот кој ги разбира импликациите од непочитување на условите или се применува само можна казна за него, а другите се рамнодушни кон резултатот. Некогаш е добро да не делегирате, други пати е од витално значење да делегирате. Прашање на искуство.