Листа за проверка за успешно планирање на настаните

Објавено на 18 мај 2013 година, Jamesејмс, вашиот список за проверки на EventButler, совети и трикови, планирање настани

Успешно планирање и спроведување на настани

Последно ажурирање: јануари 2020 година

Секој што самиот организирал настани ја знае ситуацијата. Планирање на настани е возбудливо и разновидно. На крајот на краиштата, нема два настани исти, и токму тоа е она што ја прави комуникацијата во живо толку интересна. Организацијата на настани може брзо да стане личен тест за вашите сопствени нерви и голем товар. Причините за ова можат да бидат комплексни; Лошо планирање, погрешно време, судир на состаноци, откажување локации на настани/даватели на услуги на настани, премалку регистрации, лоши временски услови, отсуства поврзани со болести, технички проблеми, премалку вработени. Да именувам само неколку примери.

Пресметливи и непредвидливи фактори

Постојат многу ризици што може да се пресметаат и кои можат да се избегнат со професионално планирање. Повеќе за овие фактори во следното поглавје. Сè уште има оние фактори врз кои немате директно влијание, како што се времето, непланирани откажувања, отсуства поврзани со болести, итн. Главната работа тука е да ја одржувате ладната глава. Се разбира, ова е полесно да се каже отколку да се направи. Кога е можно, варијантите на планот Б треба да бидат разработени во рана фаза. Ова помага да се одржи планирањето дури и во случај на непредвидливи настани. Сепак, најважно е да се прифати ситуацијата, да се анализира мирно и потоа да се извлече максимумот од дадената ситуација.

Совети и списоци за поддршка како поддршка пред, за време и по настаните

Како што споменавме, организацијата на настанот може да се пресмета со неколку исклучоци и планерите на настаните имаат директно влијание врз успехот на настанот. Многу може да се постигне со рано и професионално планирање. Постојат бројни корисни водичи, списоци за проверка и примери за најдобри практики на Интернет. Обезбедивме компактен водич за вас. Наведовме други надворешни извори за вас со - од наша гледна точка - многу вредни и сеопфатни списоци и помагала.

Планирање на настанот:

Основни одлуки пред настанот

Дефинирајте ги целите на настанот
Одреди целна публика (гости)
Наоѓање на „црвена нишка“ за настанот и потоа негово постојано спроведување
Мото на специјален настан влијае на целото планирање (декорација, кодекс на облекување, мени, пијалоци, мебел, забава и сл.)
Поставете го датумот (Основно е да проверите тука однапред дали други релевантни настани веќе се случуваат на овој датум. Исто така, избегнете паѓање на настанот за време на училишен одмор или државен празник.)
Доколку е потребно, дефинирајте датум на замена
Дефинирајте клучни податоци за настанот (времетраење, број на учесници, буџет, итн.)
Определете ги барањата за простор и инфраструктура
Одредете ја локацијата на настанот
Од суштинско значење е да се осигура дека сите поканети гости можат лесно да се стигнат (време на патување, јавен превоз, места за паркирање, итн.).
Одредете ја вистинската локација на настанот
Од суштинско значење е да резервирате навремено и, ако веќе не знаете, проверете го тоа лично.

Грубо планирање пред настанот

Работете го концептот на настанот со буџетот и клучните податоци (процес, датуми, буџет, итн.)
Доставете ги концептот и буџетот до управата за одобрување на настани во компанијата (по можност да се согласите со партнерот за приватни настани ...
Одредете организација на проектот (кој што кога до кога - одговорности, области на одговорност, груби рокови, заменици и сл.)
Поставете распоред

Детално планирање на настанот

Дефинирајте процеси
Дефинирајте ја програмата/мотото итн.
Дефинитивно резервирајте ја локацијата на настанот, дефинирајте ги деталите и склучете договор
Оценете ги давателите на услуги за настани и склучете договори (угостителство, забавни уметници, фотографи, мебел, технологија, транспорт, декорација, итн.)
Дефинирајте активност на настанот/програма за поддршка и изберете соодветна понуда (идеја за настан)
Организирајте угостителство (внатрешно/надворешно), дефинирајте менија и пијалоци и организирајте ги во соодветна количина
Организирајте пристигнување/поаѓање (сигнализација, организиран превоз, возен ред, места за паркирање и сл.)
Мебел/инфраструктура (внатрешна/надворешна), технологија за тестирање однапред, изградба на инфраструктура во рана фаза
Создадете безбедносен концепт (надворешен персонал, излези за итни случаи, медицински услуги, безбедносна служба, итн.)
Промотивни мерки (картички за покана, рекламирање, подароци од клиенти, благодарници, итн.)

Постапка на настанот

Брифинг и инструкции на вработените за денот на настанот во рана фаза (внатрешни и надворешни)
Направете јасна распределба на задачите
Развој на технологија, мебел и инфраструктура, вклучувајќи тестирање (проба на облекување)
Направете попис и чувајте го на списокот
Прием, поздрав и поддршка за гости и други луѓе (забавувачи, модератори, итн.)
Редовно проверувајте го процесот/распоредот
Благодарност и збогум на гостите по настанот (организација на повратен превоз и сл.)

Веднаш по настанот

Демонтирање на мебел/технологија/инфраструктура
отстранување
Организирајте чистење
Прва маневарска критика

По настанот

Дебрифирање на внатрешните вработени и надворешните партнери
Проверете го инвентарот
Спроведете порамнувања и споредба на буџетот (целна/реална)
Ви благодариме на е-пошта/писмо до гостите (галерија со фотографии, анкета/повратни информации)

Запишете ги повратните информации од критиките за маневрирање, дебрифирање, повратните информации од клиентите и добавувачите во писмена форма и вметнете ги во списокот за планирање/проверка на настаните за претстојните настани Дури и на настани, практиката станува совршена, а искуствата направени, како и внатрешните и надворешните повратни информации се многу корисни за организација на други настани.

Понатаму корисни списоци за проверка на мрежата, кои со задоволство би ги препорачале:

Различни списоци за проверка со сеопфатен концепт на настани (извор: Самаритервербунд)
Детален список за проверка за планирање, организирање и реализирање на настани (извор: Агенција за настани Bonnot’s Event House)
Корисна листа за проверка за одржување на настан - убаво поделена во фаза на стратегија, спроведување на настанот и дебрифирање (извор: Gryps.ch)

Се разбира, има безброј други корисни списоци за проверка. Постојат различни водичи во зависност од видот на настанот, големината и буџетот. Можете да ги најдете на Интернет само со неколку кликања на глувчето. Во нашиот дел „Листи за проверка и совети и трикови“ исто така ќе најдете корисни совети и линкови до соодветните списоци за проверка. На пример, за планирање на свадба или за ефикасно користење на социјалните медиуми на настани.

Ако барате соодветни локации, даватели на услуги и идеи за настани за некоја пригода, ви го препорачуваме нашиот сегашен планер за настани.

Подготвивме посветен планер за венчавки особено за темата свадби. Совети и трикови за планирање на венчавки може да најдете овде.

Ви посакуваме секој успех со планирањето за претстојните настани!

Од Jamesејмс, вашиот EventButler

Остави коментар

4 коментари за „список за успешно планирање на настани“

Здраво Jamesејмс, сакав да направам настан, но мојот проблем е што не знам како да напишам концепт. Можете ли да ми помогнете во тоа?

Здраво Далин Мома,
на вашето прашање како да напишете концепт:
Како прво: Не пишувај премногу детално, никој друг нема да го прочита.Должината на концептот зависи секако од тоа за кого е наменет. Тивко прашајте колку треба да биде обемна. Општо, се вели дека концептот не треба да биде долг повеќе од 2 страници на А-4. Прилозите секогаш работат, се разбира.
Значи, најважното прашање: За кого треба да биде концептот? Колку треба да биде детално? Следете!

Одговорот на ова потоа помага да се одреди содржината на концептот. На пр., Оваа структура:
Целна група (и), вид на настан, наслов (работен), општа содржина на настанот, времетраење, трошоци, учесници (засегнати страни), ... најважните параметри во секој случај треба јасно да бидат наведени.
Ако z. На пример, ако партнер-спонзор сака концепт, тој/таа има за цел да научи повеќе од вас за ситуацијата „win-win“, претежно комуникациски услуги/односи со јавност. Тогаш само пишете повеќе за тоа.
Кога претпоставените сакаат концепт, толку често за годишно планирање/планирање на буџетот.
Структурата може да биде и: зошто, што, кога, каде, кој, колку, каде, со што, што недостасува, што има ново ... итн.
Додека пишувате концепт, запрашајте се што би сакал да знае примателот од вас. И токму тоа го запишуваш. Всушност е прилично едноставно

Здраво Jamesејмс! Леле, благодарам за овој голем придонес во успешното планирање на настаните. Јас сум во можност да организирам летна забава во моето друштво оваа година и можев да соберам корисни совети од вас. Followе го следам твојот совет и ќе формирам тим за организирање на проектот. Исто така, сметам дека вистинското угостителство е особено важно! Добрата храна е камен-темелник за успешна прослава
МВГ Хели

Здраво Jamesејмс! Ви благодариме за вашиот придонес! Никогаш не престанувате да учите кога станува збор за организација на настани:-).

Остави коментар откажете одговор

следете не

Дали сакате да бидете информирани за сите новости? Потоа следете не на Фејсбук, Твитер или Гугл +

ми се допаѓа!

Категории на настани

Генерал
Берн
Листи за проверка, совети и трикови
Проекти за настани
Идеи за настани
Локации на настанот
Планирање на настани
Настани
Свадба
Локација на конференција
Цирих

Најнови објави

Кој фустан за кој настан?
- 0 коментари
- 0 допаѓања
Jamesејмс претставува: големиот Божиќен специјален 2020 година
- 4 коментари
- 47 допаѓања
Скриени бисери во кантонот Берн
- 0 коментари
- 3 лајка
Jamesејмс претставува: Најубавите ресторани во лето во Цирих
- 1 коментар
- 62 лајка
Најинспиративни соработнички простори во кантонот Берн
- 0 коментари
- 3 лајка

Билтен

Претплатете се на билтенот EventButler сега и бидете информирани во секое време.

Со EventButler сега можете да ги планирате вашите настани. Овде ќе најдете различни локации на настани, креативни даватели на услуги на настани и возбудливи активности на настани за вашиот настан.

Дали ја барате вистинската локација за вашиот настан?

Честитки, дојдовте на вистинското место на EventButler. Лесен е, лесен и бесплатен за употреба. EventButler ви помага да ја пронајдете вистинската локација за настанот за вашата пригода.

Без оглед на тоа дали барате невообичаени локации (чардак, иглу, шатор за дрвја), традиционални (еснафски куќи, замоци, гостилници) или деловни локации (хотели на семинари, конгресни центри, конференциски сали): на EventButler ќе ги најдете сите видови локации на настани.

Овде можете да го намалите изборот така што во хит-листата се појавуваат само оние локации што исто така ги исполнуваат вашите барања. На пример, ако настанот треба да се одржи во замок на вода во централна Швајцарија со околу 500 гости, можете едноставно да ги внесете овие критериуми и ќе ви бидат прикажани соодветни својства.

EventButler = организацијата на настанот е олеснета.

Можете да одите директно на локациите на настанот тука

Дали веќе ја пронајдовте вистинската локација и ви требаат повеќе идеи и услуги за вашиот настан? EventButler исто така ги има вистинските понуди за вас тука.

Дали сè уште барате соодветни даватели на услуги за настани за вашиот настан?

На EventButler ќе најдете локации на настани и идеи за настани, како и бројни даватели на услуги од различни категории.

Дали ви треба професионална поддршка при планирање и спроведување на вашиот настан? Во категоријата агенции за настани ќе најдете бројни специјализирани агенции - од агенции за венчавки до специјалисти за надворешни работи и стимулации до целосни агенции за услуги за целата организација на настани.

Дали барате креативен угостител за кулинарните моменти на вашиот настан? Во категоријата Угостителство и услуга за достава ќе најдете бројни угостители на настани и деловни активности, готвачи на есетра, даватели на курсеви за готвење за тимски настани и други угостителски професионалци.

На настаните, забавата исто така игра важна улога. Во категоријата забава и уметници ќе најдете голем избор на забавувачи. Не е важно дали барате диџеј, кловн, водител, пејач или танчерка, па дури и специјализирана агенција за уметници: сите ќе ги најдете на EventButler.
Можеби на локацијата на настанот недостасува мебел, звучен систем или диско топка. Во категоријата Мебел, технологија и транспорт ќе најдете професионалци за настани за технологија на настани, мебел за настани, конструкција на изложбени штандови, транспорт и други логистички партнери.

Така што најдобрите настани од вашиот настан сè уште се присутни по настанот, фотографи и специјалисти за мултимедија обезбедуваат трајни спомени. Theе најдете бројни фотографи на настани и свадби, како и специјалисти за звук и слика во категоријата фотографии и мултимедија.

Професионалци за украси поставуваат оптички нагласи. Во категоријата Декорации и цвеќиња ќе најдете бројни професионални провајдери кои ќе ви помогнат да создадете уникатен амбиент за вас и вашите гости.

Дали сè уште ви треба надворешен персонал за вашиот настан? Во категоријата Персонал ќе најдете специјализиран персонал според вашите потреби: сервисен персонал, хостеси, промотори или безбедносен персонал. Добијте ја потребната поддршка.

Покрај споменатите даватели на услуги на настани, постојат и други даватели на услуги кои можат да ве поддржат пред, за време или по настанот. Дали барате партнери за билети, облека, игри, подароци од клиенти или институти за чистење? Theе најдете бројни специјализирани даватели на услуги во категоријата други услуги за настани.

Дали веќе го најдовте вистинскиот обезбедувач на услуги за настани и сè уште ви треба специјална локација за настан или идеја/активност на креативен настан?
EventButler исто така ги има вистинските понуди за вас тука.

За приватни настани, излети на тимови, настани на клиенти или семинари и конгреси, често се поставува прашањето со која активност може да се комбинира настанот. Соодветна активност пред или за време на настанот ја „олабавува“ поводот. Една или друга идеја за креативен настан веќе го обелодени вниманието на некои настани.

Вистинската активност на настанот - како дел од настанот - ќе остане запаметена од вашите гости.

Во делот Идеи за настани можете да се потопите во овој фасцинантен свет. Во зависност од настанот, можете да изберете најсоодветна активност: Дали треба да биде спортска или авантуристичка?

Дали концептот за градење тим е во преден план? Или, забавата и уживањето се врвен приоритет? Ги внесувате посакуваните критериуми и EventButler ви претставува идеи за настани што одговараат на вашите критериуми.

Покрај видот на активност, достапни се и други критериуми за оптимално покривање на вашите потреби: Дали настанот треба да се одржи во планините? Бидете пријателски настроени кон децата, на вода, во воздух или со животни? Вие ги специфицирате критериумите и EventButler ќе ве најде! Овде можете да одите директно до идеите за настанот Дали веќе ја пронајдовте соодветната идеја/активност на настанот и сè уште ви треба вистинската локација на настанот или други услуги на настанот? EventButler исто така ги има вистинските понуди за вас тука.