Поставете приоритети според итноста и важноста
Итноста и важноста ги одредуваат приоритетите
Поставувањето приоритети значи прво да ги правите најважните работи. Сепак, овој совет е од многу мала корист кога секој ден нè прелева поплава од навидум неподносливи задачи. Написот покажува зошто итните задачи можат да бидат сигнал за предупредување и како можете да добиете повеќе време за навистина важните работи. Покрај тоа, презентиран е и методот Ајзенхауер, кој има за цел да го олесни поставувањето приоритети врз основа на критериумите за итност и важност.
Итност и важност:
ПРЕДВИДНИ КРИТЕРИТЕ!
За разумно давање приоритет, треба да ги оцените претстојните задачи врз основа на критериуми. Итност и важност не се единствените карактеристики за извршување на задачите по оптимален редослед. Сепак, тие се толку важни што треба да бидат почетна точка за сите напори за приоритизација. Прво, да ги разгледаме подетално термините, а потоа да ја тестираме нивната употреба со специфични примери.
Итност:
Критериум за итност е за сите временски аспект. Поточно: Има рок за задача што завршува во јасно дефинирано време. Даночни пријави, рокови за пријавување, испити и многу од секојдневните задачи на работното место имаат такви „рокови“.
Секогаш кога има уште многу време на располагање, работата не е итна. Но, јасно е дека дури и најдолгиот достапен временски период стабилно се намалува - и итноста постепено се зголемува соодветно.
Примери:
Даночната пријава мора да се достави за три дена; во спротивно постои ризик од проценка на приходот/даноците што треба да се платат.
Забоболка е забележлива; последната посета на стоматолог беше пред две години.
Пукна цевка за вода синоќа го претвори станот во мочуриште.
Важноста:
Кога станува збор за важноста, работите стануваат малку покомплицирани. Постојат неколку причини за ова. Важноста секогаш се однесува на големината на ефектите што може да се очекуваат од одредено дејство. Идните ефекти, сепак, секогаш се исполнети со одреден степен на несигурност - во многу случаи не е можно точно да се предвиди како ќе дојде.
Како и да е, корисни заклучоци можат да се извлечат од комбинација на искуство и здрав разум. Важноста може да значи две работи: Од една страна, во форма на „подобрување“. Спортот и добрата исхрана ги подобруваат здравјето и перформансите. Оние кои завршуваат добра работа можат да ги подобрат своите можности за напредување во кариерата.
Од друга страна, важноста може да се изрази и во фактот дека се спречуваат негативните случувања - и придружните трошоци. Закопчајте се во автомобилот за да избегнете проблеми со полицијата и сериозни повреди. Роковите мора да се почитуваат со цел да се избегнат договорни казни или други трошоци што можат да се избегнат.
Примери:
Сите документи и потврди за даночната пријава беа поднесени во папка во текот на целата година; Традиционално, даночните пријави се прават за време на викендот во јануари.
Во случај на рутинска посета на стоматолог, ќе се договори следниот состанок за преглед.
За партнерот се планира изненаден викенд. Повод е денот на венчавката.
Важно, итно или и двете?!
Секогаш кога сè е вонредна состојба, треба да се размисли
Требаше да забележите дека горенаведените примери на итност се исто така важни. Во секој случај, одложената обработка ќе има (потенцијално) сериозни последици. Сепак, исто така станува јасно дека ниту даночната пријава, ниту стоматолошките проблеми не требаше да станат итни! Небрежноста во закажувањето и одолговлекувањето веројатно биле причините. Што може да се заклучи од ова?
Важно треба да биде што поретко итно!
Важните задачи по дефиниција имаат голема тежина во нивните ефекти. Соодветно на тоа, тие треба да се третираат со потребната грижа и совесност. Не е препорачливо да се вложувате со даночната пријава! „Малите нешта“ лесно можат да се претворат во сериозни проблеми.
Закажувањето за преглед кај стоматолог е заборавено или едноставно се игнорира. Ако имате лесна забоболка, земете апчиња за болка една недела. На крајот има третман на коренскиот канал, па дури и скапи протези. Лесно ќе се избегнеше целата неволја. Дури и при поднесување даночна пријава, никој не може да се оправда дека не е изненаден од назначувањето. Отпрвин имавте цело време во светот.
Конечно, ако сакате да ја завршите работата „точно навреме“, не треба многу за да наидете на сериозни временски проблеми: проблеми со компјутер, болест и сл. - одеднаш треба да се борите на повеќе фронтови истовремено. Тоа ќе беше лесно да се спречи. Назначувањата, списоците со обврски и адекватното планирање спречуваат сè одеднаш да стане итно и различните рокови да нè плашат.
Се разбира, постојат и ситуации во кои важни работи се исто така итни. Таквите задачи секогаш имаат многу висок приоритет. Не може сè да се испланира и апсолутната безбедност е илузија. Се случува повторно и повторно, и покрај сите планирања и прелиминарни размислувања, да се игра „противпожарна единица“. Ако некој од семејството или вие одеднаш се разболите, тоа би бил таков случај. Многу ситуации може да се замислат на работното место кои не можеа да се предвидат и треба веднаш да се разјаснат/поправат.
Како и да е, вонредната состојба за ваквите „противпожарни задачи“ треба да биде исклучок, а не правило! Во спротивно ќе има постојан стрес и прегледот ќе се изгуби. На крајот на краиштата, се сопнувате од катастрофа во катастрофа и реагирате само наместо да се справувате со структурните проблеми од нивните корени.
Не е важно, но итно -дали воопшто постои?!
Да има! Голем дел од секојдневните нарушувања ни се донесуваат со голем акцент. Голем дел од нив е целосно непотребен и ирелевантен.
Примери:
Телемаркетинг повици што не ве интересираат.
„Проблеми“ од колеги за кои не сте одговорни и кои самите би можеле да ги решат.
Мора да се земат записници од состанокот (јасно е дека никој никогаш нема да го прочита).
Секогаш постои некој што очекува нешто од вас. Сепак, придобивките често се чуваат во многу податливи граници. Затоа, треба внимателно да размислите како да излезете од вакви ситуации без да губите непотребно време.
Во најдобар случај, можете едноставно да фрлате вакви губење на време под масата, затоа што никој не го забележува во секој случај. Во другите случаи, сепак, треба да го ограничите минатото време поминато. Можеби некои работи исто така можат да бидат делегирани.
Недостасува итност и важност?Само w на пр. со него!
Треба да се потроши што е можно помалку време за вакви задачи. Се разбира, постојат рутини од делот „Ние секогаш го правевме тоа на овој начин!“, Но и тука е лесно да се игнорираат. Обично има нешто подобро да се направи, што оправдува да не го стори тоа.
Пред вториот дел од статијата да се занимава со методот Ајзенхауер, кој често се препорачува за управување со времето, сакам да дадам неколку препораки што навистина го олеснуваат животот и ги поддржуваат напорите за приоритет.
Запишете ги сите задачи што треба да се извршат во писмена форма со (проценето трошење на време и рок). Времето кога мора да започне обработката е забележано во календарот со времиња на тампон.
На почетокот на денот а) погледнете во календарот = што треба да се стори за да не стане дури итно и б) што има најголеми (позитивни) ефекти?
Препорака од Зак Дејвис треба да го заклучи првиот дел од статијата:
„Ако сакате да ја зголемите вашата продуктивност, многу пати на ден си поставувате прашања како: Колку е важна оваа задача? Каков ефект имам со оваа активност? Каков е резултатот? “
Итност и важност со
владее со матрицата на Ајзенхауер?
Во советничката литература често се тврди дека таканаречената Ајзенхауер матрица (позната и како Ајзенхауер принцип) би помогнала систематски да се пристапува кон задачите според нивниот приоритет. Но, ајде прво да ја разгледаме структурата на матрицата.
Постојат две оски, секоја претставува степен на важност и итност. Приближно е поделена на само две нивоа, така што се создаваат четири сектори, кои се означени како А до Ц. Патем, тука е попривлечен образец за преземање.
Сектори на матрицата на Ајзенхауер
Сектор А: важен и итен
Се разбира, овие задачи мора да завршат на врвот на агендата и затоа мора веднаш да се решат. Кризи од секаков вид не се невообичаени тука.
Примери:
80 проценти од колегите во одделот добија труење со храна од јадење во мензата. Организирате тим за итни случаи од други оддели за да го исполните рокот за важна нарачка.
Сектор Б: важен, но не итен
Сè што е важно, но мора да се направи без притисок во однос на времето, припаѓа на оваа област. Акциите што го унапредуваат постигнувањето на целите се вклучени во оваа област - пред сè, тука треба да се споменат долгорочните (животни) цели, бидејќи тие лесно се губат во бурните секојдневни активности.
Бидејќи задачите Б се клучни за долгорочен успех, дефинитивно треба да ги разгледате соодветно во однос на времето! Но, токму затоа што не се итни, честопати се искушува да ги стави на задниот режач. Но, токму ова однесување порано или подоцна создава проблеми што може да се избегнат.
Примери:
Презентација на работното место со присутни важни супервизори може да биде важен чекор во предвидената промоција.
Сектор Ц: итно - но не и важно
Тука треба да делегирате ако е можно или веднаш да кажете не. Примери за овој сектор се веќе дадени погоре. (Телефонски маркетинг, излишни минути на состаноци и терор за мали муабети)
Сектор Д: ниту итно ниту важно
Всушност е толку јасно дека ваквите „задачи“ најдобро се игнорираат или треба да одат директно до ѓубре.
Примери:
Критика:
Дали некој навистина го користи овој дел?
Признавам: Јас навистина не сум убеден во методот на Ајзенхауер. Ова нема никаква врска со фактот дека нема никакви докази дека генералот, а подоцна и претседателот Двајт Ајзенхауер имале врска со методот. Неколку други аспекти ми пречат многу повеќе.
Тој е многу грубо структуриран и неговиот облик брзо станува збунувачки. Придонесот исто така покажа дека остриот разграничување помеѓу итно и важно (како што треба да се направи со принципот Ајзенхауер) не е без проблеми. Само оние кои први интензивно се справуваат со своите цели, всушност можат да ја препознаат нивната важност.
Матрицата е исто така многу малку корисна за конкретна работа на задачите што се појавуваат. Таа ми се појавува премногу апстрактно и статично. Во креативната област и особено кога работите во тим, методот е веројатно премногу крут и ниту служи за сложеноста, ниту за динамиката на полето на работа.
Каква дополнителна употреба нуди таа што не ми ја носи проширената листа на обврски? Ако внесам рокови и проценет обем на работа во таков список, имам специфични информации за мојот распоред. Поконкретно и подобро за употреба отколку со репрезентација што е декоративна, но само корисна во ограничена мерка со своите две димензии на итност и важност.
Заклучок:
И онака дајте му шанса на методот!
Се разбира, сепак треба да му дадете шанса на методот. Вистинскиот метод е оној што работи индивидуално. И за крај, но не и најважно, прашање на вкус е и како изгледа графичката имплементација. Една од предностите на методот може да биде, на пример, дека одредени дефицити стануваат очигледни.
Некој што хронично одолговлекува и чиј А-сектор пука на рабовите, јасно може да забележи дека трајните „операции на противпожарната служба“ (итноста и важноста често се совпаѓаат) во голема мера се нанесуваат самостојно. Со текот на времето, методот треба да помогне да се исчисти А секторот и со тоа да се добие повеќе време за важниот Б сектор. Исто така постои и сензибилизација за целосно излишни „трошачи на време“.
Во принцип, строго се препорачува никогаш да не ги изгубите од вид двете категории на итност и важност. Со вистинските методи (клучен збор: планирање), итноста е лесно да се стави под контрола. За прашањето за важноста - субјективен и честопати тешко измерен поим - работата изгледа покомплицирана.
Целите и вредностите треба да се редефинираат и да се доведуваат во прашање повторно и повторно. Способноста добро да се даде приоритет во крајна линија е процес на доживотно учење.
* Белешка за рекламите во Амазон
Заради комплетност и за информации: Рекламите или со aвездички (*) означените врски на производите на оваа страница припаѓаат на програмата за партнери во Амазон. Ако кликнете на таков линк и потоа купите нешто, веројатно нема да ме направите богат - но ќе добијам мала провизија;-Се разбира, ништо од ова нема никакво влијание врз куповната цена. Врските се намерно избрани производи што јас често ги поседувам. Накратко: Интересни предлози за купување со блиски препораки на објавите на блогот.