Ставете губење време на диета; Фабрика за продажба на GSE Прес BLOG
Понекогаш имаме чувство дека задачите и состаноците се како возови до кои стигнувате во последната секунда, целосно исцрпени. Дека постојано спиеме малку премалку, пулсот е малку превисок и дишењето е плитко. И, додека се обидуваме да го завршиме сето тоа, постојано доаѓа нешто ново, нова задача што треба да се направи, нова порака за одговор, одлука што треба да се донесе. Понекогаш се спречуваме добро да го користиме своето време, си дозволуваме да бидеме расеани, премногу долго трошиме на детали додека не ја изгубиме од вид големата слика, се посветуваме на задачите на другите пред да се грижиме за сопствената заборавете да ги полните батериите, исцрпеноста е претходно програмирана.
Што можеме да сториме за да ги задржиме барањата под контрола - а не тие да не контролираат нас? Што ни помага да бидеме продуктивни и да ги извршуваме своите задачи со добро чувство кон другите и кон нас самите?
Принцип Парето: Правило 20/80
Перфекционизмот е непријател на нашата листа на обврски - според принципот Парето. Вилфредо Парето сметаше дека е непродуктивен, неекономичен и неразумен. Парето откри дека 80% од задачата може да се заврши со 20% од напорот. Пример: Работа што трае вкупно 10 часа може да се заврши до 80 проценти за 2 часа. Останатите 8 часа се користат за преостанатите 20 проценти од задачата за да се постигне 100 проценти од работата. Според мислењето на Парето, сепак би било поефикасно да се завршат четири други задачи 80 проценти во исто време.
Се разбира, принципот не може да се примени на секој проект, особено не кога резултатот треба да биде 100 проценти. На пример, кога станува збор за безбедноста и квалитетот како во производството на храна. Тука, исчезнатите 20 проценти може да значат опасност по здравјето, ризик што е 100 проценти забранет.
Од друга страна, принципот Парето може да се примени на задачи за кои е доволно добро, наместо совршен резултат. На пример, презентација на Power Point: Целта е да се обезбедат информации за фактите на разбирлив и јасен начин. За ова не се потребни 50 целосно напишани слајдови со големина на фонт 9 или изненадувачки ефекти на анимација. Штом образецот е добро дизајниран, потребно е многу работа и деталите може да се дискутираат за време на презентацијата. Принципот Парето помага да се фокусираме на важните задачи и да ги поставиме приоритетите. Ова е особено важно кога времето е тесно и треба да се постигнат резултати.
Планирајте задачи
Добро осмислен дневен и неделен план ефикасно нè води низ нашата работа и нè наградува со добри резултати. Важно е да се даде приоритет. Важните задачи треба да се направат веднаш и со најголемо внимание, на помалку важните им е дозволено да чекаат. На поголемите проекти им е потребен сопствен распоред во кој се наведени одделните чекори и процеси. Исто така важно: реално планирање на времето. Ова вклучува тампони за неочекувани настани како што се застој во сообраќајот или одложувања на возот на службени патувања.
Се препорачува и дневна рутина за променливите дневни и неделни планови. Бидејќи силата на навиката врши нежен притисок, така што не сме во искушение да се расејуваме. Фиксни времиња за одговарање на пораки спречуваат да не се откинуваме од нашата работа повторно и повторно.
Делегат
Бидејќи нашето време е ограничено и ние не сме технички искусни во секоја област, препорачливо е да делегирате или да извршите надворешни работи за задачи. Треба и смееме да се концентрираме на нашите јаки страни и на она што е важно за нас. Понекогаш постои одредена неподготвеност за делегирање задачи - можеби може да изгледа мрзливо или расипничко? Да се ослободиме од тоа. Ако даночна пријава нè чини цел викенд и уште полошо, скапоцени нерви, даночната служба го прави тоа во мал дел од времето и многу добро, одлуката е всушност лесна, нели?
Поставете временски ограничувања
За да не се изгубите во детали или да избегнете опасност од расеаност, корисно е да си поставите временски рок. На пример, со помош на тајмер. Јасна цел со оглед на тоа што сакаме да ја извршиме задачата од одреден момент, ослободува енергија, ние сме поконцентрирани и пофокусирани.
Мономасни задачи
Да пишувате е-пошта додека разговарате на телефон и да потпишувате сметки звучи како вработен со супермоќи, еден вид канцеларија Шива со четири раце. Но: мултитаскинг лаги. Заблуда е дека би можеле да сториме многу повеќе задачи ако ги решиме истовремено. Секоја задача трае фиксно време. Ако работиме на неколку паралелно, сепак, дури и повеќе затоа што ни недостасува потребната концентрација за да ги завршиме брзо. Не сме побрзи и резултатите се обично полоши, полесно е да се прават грешки. Му се обраќаме на клиентот по телефон со името на примателот на е-пошта, одобруваме фактура која е превисока затоа што не ја проверивме детално и ја испраќаме е-поштата без прилог и со правописни грешки. Па, ајде подобро да ја следиме мудроста „еден по еден“ - има голема ефикасност во неа.
Елиминирајте ги одвлекувањето на вниманието и изворите на мешање
Социјалните медиуми и пораките, без разлика дали се на паметни телефони или во Outlook, се трошат во реално време - особено ако тие ви одвлекуваат од време на време. Ако е можно, користете ја функцијата „не вознемирувај“ на паметниот телефон и поставете време за одговарање на е-пошта итн.