Управување со проекти Канбан за креативни умови Содржајник
Креативните работници обично се во војна со управувањето со проекти. И - делумно - со право. Агилниот метод „Канбан“ е толку минималистички што можам да им го препорачам на автори, графички дизајнери и фотографи.
Трикот е во тоа што Канбан не создава тесен корсет што ја ограничува слободата на движење, туку повеќе го дели постојниот процес на елементи што можат да се управуваат. Овие потоа можат да бидат прегледани и процесот да се подобри во мали чекори. На овој начин останувате господар на своите дела - и ризикот за секоја индивидуална активност е значително минимизиран.
Зошто „креативните луѓе“ понекогаш не можат да бидат завршени
Мислам дека има некое недоразбирање за тоа што всушност значи креативно дело. Една од нив е дека се работи за реализација на сопствените идеи целосно независно. Наместо тоа, според мое мислење, постојат четири „фази“ на креативност што ги опишав овде и од кои само една одговара на класичната слика на уметничкото творештво. Сепак, оние кои се ориентираат исклучиво на ова, ретко ќе создадат вистински производ. Затоа што за жал денес ниту имаме време ниту нерви да работиме на поема или слика неколку месеци.
Структурата е креативен фактор на успех
Значи, недоразбирањето е: границите (и токму тоа е за управување со проекти) не се креативни. Напротив, е спротивното, бидејќи уреден процес прво создава неопходен простор за создавање во кој идеите можат слободно да се расплетуваат: и второ, само следната фаза на производство обезбедува готов производ.
Според тоа, постојат најмалку две важни фази во креативниот процес: креативната фаза и онаа фокусирана на производот. И само оние кои ќе научат да прават разлика помеѓу нив и ќе се однесуваат соодветно, ќе бидат успешни.
Што ја прави нашата работа поразлична од онаа во Тојота - и што не
Системот Канбан е развиен во Тојота уште во 1947 година. Причината беше што групата не беше доволно продуктивна во споредба со другите производители на автомобили. Денес Тојота е најголемата автомобилска компанија - но тогаш не беше така. И кој знае дали ова се должи на Канбан. Она што е сигурно, сепак, е дека градењето автомобили природно работи поинаку отколку да пишува книги или текстови за производи. Или?
Па, да видиме што Тојота сакаше да постигне со Канбан. Пронаоѓачот Таичи Охо ја опиша идејата на следниов начин: „Треба да се организира проток на материјал во производството според принципот на супермаркет. Ова значи дека потрошувачот од полицата зема производ со одредена спецификација и количина; празнината е забележана и повторно пополнета “. Значи, станува збор за проток на материјали во брз процес на производство со ограничени капацитети.
Сега материјалот „креативност“ не е толку стандардизиран и јасно дефиниран како браниците и метежот. Но, ако го погледнеме нашето достапно време како „материјал“, се појавуваат сличности: бидејќи временската полица на авторот или графичарот е исто така ограничена. Понекогаш е преполн полн, а понекогаш е прилично празен. И едното и другото доведуваат до многу непријатни чувства - и секако овие не се погодни за креативноста.
Криејтив работен тек користејќи пример за „пишување содржина“
Кога поминувам низ процесот со учесници во моите курсеви за пишување, кои се неопходни за готов дел од содржината на Интернет, ги има - грубо - овие точки:
1. Подготовка и планирање
- Зошто и за кого пишувам сега?
- Која форма, кои канали, која рамка?
2. Содржина и истражување
- Која е клучната порака?
- На кои прашања треба да се одговори?
- Во каква содржина треба да се влезе?
3. Создавање
- Напиши
- Уредување, лекторирање
- Изберете медиуми, извршете провизија доколку е потребно
- Структурни текстови (наслов, вовед, итн.)
4. Производство
- Имплементација во СМС
- ослободување
- објавување
- Споделување во социјалните мрежи
Можеби со вас изгледа малку поинаку. Времето на одобрување варира, понекогаш не е уредникот, туку производителот кој ја спроведува содржината во CMS, итн. Процесот е - барем со професионални писатели - но секогаш многу сличен.
Известување: Ако сте во точките 1.-4. Промената на редоследот обично не претставува проблем. Но, ако скокате напред и назад помеѓу четирите главни точки, проектот завршува со катастрофа. Затоа што ако започнете да размислувате за целната група само кога одобрувате, потрошивте многу енергија, време и пари.
Сепак, и вие следите (можеби непознат и виртуелен) процес на пишување. Ако го запишете ова, ќе препознаете нешто како производствен ланец во Тојота. Се разбира, „материјалот“ за уредување, на пример, е ваш сопствен ресурс - толку очигледно неограничен. НО: Веројатно претпочитате да пишувате и затоа поминувате малку време во корекција на текстовите (или, ако сте прецизни, обратно).
И затоа: Ако не го планирате правилно пристапот и полнењето на „временската полица“, производот нема да биде толку добар или прецизно вклопен, како инаку да беше можно.
Канбан како паметно управување со проекти
Во денешно време, кога станува збор за планирање, Канбан обично влегува во игра: Наместо предолг процес на управување со проекти со спецификации, функционални спецификации, пресвртници и други мачни методи на тортура, дури и процес кој е сложен за нашата работа се одвива прилично јасно на табла Канбан:
Изгледа едноставно - но има уште многу работа да се заврши: Еве ја мојата табла Канбан за проект за книга. И јас би рекол дека тоа ќе се смени многу со текот на времето ...
Ова е табла Канбан за пишување книга. Тука има пет колони (основната табла на Канбан има само три) затоа што сакав да го вклучам процесот на пишување за одделните поглавја и споредните проекти што произлегуваат од книгата.
Постапката беше едноставна: Размислив што сè ќе треба да се направи и го внесов во колоната „Отворено“. Кога решавам работа, ја преместувам во „во тек“ и кога е завршена, станува збор за „готово“. Тоа е тоа.
Во оваа дигитална табла Канбан во алатката „MeisterTask“, имам неколку други функции: На пример, снимам времиња или ги обележувам задачите со „ознаки“ за да ги идентификувам. Во овој случај, таа ги обележа 4-те режими и ќе внесе различни нивоа на пишување („нацрт“, „ревизија“ итн.). Означувањето е тест за мене - но токму тоа го прави Канбан толку мазен: Може да пробате сè затоа што организацијата е што е можно заштеда на време и лесна. Сепак, мора да се придржувате до следниве правила:
И, тука следува правилото за бонус: Ако веќе работите со управување со друга задача, списание за куршуми или со Getting Things Done, размислете за тоа и запрашајте се што сакате да направите подобро и што сакате да чувате.
Бидејќи за задачите „може да има само една“! Книговодството за двапати за организирање на животот е едноставно губење на енергија. Почнав да го ослободувам списанието за куршуми од претстојните задачи и да ги чувам на таблата Канбан. Но, исто така можете да го продолжите вашиот секојдневен бизнис преку ГТД - но индивидуални проекти со Канбан. Затоа, ве молам: донесете јасна одлука!
Како Канбан може да работи за креативни умови
Голем дел од она што е во Канбан е особено релевантно за тимовите. Меѓутоа, ако сме целиот наш тим како хонорарец или фотограф, тоа не треба да биде. Или? Па можеби. Или можеби не.
Да, знам: тоа изгледа нереално. Но, бидејќи не можам да ги фотографирам таблата Канбан на моите клиенти и да ги објавам тука, едноставно направив берзанска фотографија (благодарение на Pixabay). И, добро, во овој свет на акции на фотографии сè изгледа некако чисто и нереално ...
Ако навистина тргнеме од фазен модел на креативност, ние сме - не во исто време, туку во алтернација - повторно и повторно во различни улоги. И, сигурно ја знаете барем улогата на „создавање“ и улогата на „производство“. Мојата идеја е дека ова се различни „режими“ во кои се наоѓаме. На пример, навистина ми треба одмор и време за „создавање“ - „простор без страв“. Кога пишувам вакво нешто, поставувам тајмер најмалку еден час - и за ова време ми се прекинува дигиталната врска со надворешниот свет. Додека истражувам тема или го уредувам текстот, во ред е ако кучето треба да се спушти помеѓу мене или да ми дојде важен телефонски повик. И, пред сè: би сакал онолку време колку што ми треба за создавање; тесен рок ме мотивира да произведувам. Овие се сосема различни барања за моето време, поради што има и различни „материјали“ на мојата временска полица.
Затоа соодветно ги обележав задачите во моите проекти за книги и се обидувам да ја дизајнирам работата според ситуацијата. Тоа значи, имам само една задача за пишување и максимум две задачи за истражување или уредување на „во тек“. Само кога едниот ќе заврши, го „добивам“ следниот. Затоа, мојата книга чека да ја завршам оваа статија. Ова исто така некако боли, но е резултат на свесна одлука што ја донесов врз основа на разумно управување со проекти. И тоа е одлука за која никогаш не сум жалела! Ме прави побрз, поефикасен и уште позадоволен од резултатите.
Она што треба да го управуваме креативно
Сепак, справувањето со креативни проекти е само дел од вистината. Затоа што ние - барем некои од нас - го поминуваме скоро целиот ден со „креативност“. Би сакал да ве потсетам дека јас исто така вклучувам креативно управување со кампањи, креативно управување со проекти и исто така почетни компании. И, таквата работа станува се повеќе вредна - додека со чисто повторувачката или стандардизирана работа, веројатно, полесно ќе се справат вештачката интелигенција во иднина.
Што сакам да кажам со тоа: Не само проектите, туку и секојдневниот живот мора да се координираат. И, тоа секако бара повеќе напор од некои проекти.
Сепак, Канбан нема да може да организира некои од вашите работи во дневната рутина: Добриот ден вклучува добро испланирана утринска рутина, избор на правилен список на Spotify и здрава исхрана. Не можете да го направите тоа со управување со проекти - но со тешка контрола на процесот. Затоа што ако стоите пред таблата канбан веднаш откако станавте да бутнете картичка на „Медитација“, сигурно ќе направите голема грешка. Бидејќи се знае дека одлуките се многу исцрпувачки за нас, не би било особено паметно да ја трошиме енергијата што им е достапна во првите минути од денот за секогаш слични одговори на секогаш истите прашања. Затоа, развие утринска рутина (вклучително и миење заби и туширање) и не размислувајте повеќе за тоа.
И не е сè друго ниту проект во нашиот живот. Можеби имате слична ситуација со мене: Од една страна, навистина уживам да пишувам за Контентман, од друга страна, работам како онлајн продавач за клиенти и лидери на семинари. И во исто време имам големи проекти како книга во моментот или Kreativreisen.de - проект за веб-страница за моето срце.
Со сето ова треба да се управува. А, организацијата на еден проект е различна од онаа во секојдневниот живот. Но - освен утринската рутина и неколку други дневни задачи - ова обично може да се организира преку Канбан. Па, да одиме!
Канбан за креативни проекти
Ова е - повеќе или помалку - за управување со нешто како проект за пишување (видете табла за книги погоре). Можеби најдовте некои идеи на мојата табла Канбан. Но, во основа ова се однесува:
- Соберете што треба да се направи сега и во текот на проектот. Не бидете комплицирани и премногу детални, но формулирајте сè на мали и малку (аналогни или дигитални) картички.
- Обележете ги овие како што сакате (или воопшто не) и поминете низ нив повторно.
- Започнете со картичката што ви се чини важна токму сега - или со која може да добиете особено пријатен почеток на проектот. Закачете го ова под „во тек“ - и работете.
- Утре наутро се враќате на вашата табла и размислувате дали нешто треба да се смени врз основа на вчерашната работа (додадени картички, картички на „во тек“, картички на „готово“).
- Секогаш и тогаш, проверувајте дали она што го имате и го правите на таблата Канбан навистина има смисла за вас. Бидејќи не станува збор за правење управување со проекти, туку за управување со проекти има за да се постигнат резултати. Ова понекогаш е збунето.
Еве уште неколку колони во таблата што делумно ги користев или со кои флертував:
- Напиши: Тоа стои како замена за конкретната креативна работа. Мислам дека тоа може да биде особено ценето.
- Направи истражување: Ова е слично на „пишување“.
- Странични проекти: Сигурно имате неколку креативни идеи за тоа како можете да го користите вашиот проект по втор пат.
- Заостанување: Ова се "екстензии" што не го прават производот во моментот - но сепак може да се имплементираат по завршувањето.
Веројатно може да помислите на колони што можете сами да ги користите. Но, ве молам, никогаш не заборавајте на врвното правило: држете го едноставно!
Канбан за креативно секојдневие
Одборот на Канбан веројатно треба да изгледа поинаку ако треба да претставува секојдневен креативен живот отколку проект. Еве некои од задачите што ги гледам во него:
- Напишете објавувања на социјалните мрежи
- Напишете објави на блогот
- Задачи за проекти
- финансиски и организациски работи
- Стекнете проекти
- учи и чита
Некои од овие точки се директно поврзани со нашите креативни фази: Пишувањето објави на блогови веројатно е претежно „создавање“, „учење и читање“ спаѓа во фазата на учење. Како и да е, бидејќи ние ретко го планираме второто експлицитно или го запишуваме во календарот, тој често оди под - и во одреден момент сме заглавени под замаглувањето на нашето старо искуство.
Идејата за справување со вакви периодични задачи секако е да ги направиме експлицитно видливи на таблата. Зошто да не ставите картичка „студија и да прочитам“ во колоната „во тек“? Или посебна боја на „учење“ за задачата „читање книга xy“ - така што на прв поглед можеме да видиме дали оваа креативна фаза има место во нашето секојдневно работење. Овие се прекрасни глупости за да се прават не само итните, туку и важните работи.
Во зависност од сложеноста на вашата работа и вашите проекти, секако можете да комбинирате сè во една табла. Тогаш вашиот проект за книги добива своја боја на картичката, а повторливите задачи се поинакви.
Ако работите со дигитална табла, можете да управувате и со неколку табли, така што сè уште имате преглед. И за тоа станува збор.
Вистинската алатка
Првото прашање тука е како управувате со вашата табла Kanban - аналогна или дигитална. Навистина, ова е многу суштинска одлука што никој не може да ја донесе за вас. Во суштина, станува збор за овие прашања:
Аналогни табли на Канбан
На ист начин, во основа можете да работите со три различни "големини":
- а Канбан табла на идот со големи пост-свои.
- а разумно голема хартија (на пример, флипчарт за DIN-A0) со пост-негов.
- а Тетратка со супер мали лепливи ленти
Дигитални табли на Канбан
Сега треба да можам да направам долг список на софтвер. Но, морам да признаам дека не сум се залутал толку многу. Еве ги двајцата што ги познавам:
- MeisterTask: Ова се креатори на програмата за мапирање на умот MindMeister, за која се претплаќам подолго време. Затоа, тоа беше само мал чекор кон управувањето со задачите MeisterTask на баварската компанија. Имам сè што ми треба - дури и директна врска со мапите на мојот ум, што обично ги создавам при започнување на проекти.
- Трело: Нормално! Трело е списокот ToDo од Атласијан, кој исто така ги изгради Конфлуенс и iraира. И така, тоа е нешто како WordPress меѓу дигиталните табли Kanban.
Двете алатки се универзално применливи, бесплатни на прво ниво, а исто така има и апликации за iOS и Android. Значи, нема причина да не пробате барем една од овие веднаш.
Последен важен совет
Најпријатниот квалитет на Канбан е тоа што е многу флексибилен метод и се прилагодува на вашите потреби со текот на времето. Сепак, ви треба искуство за да го направите ова - така што треба да започнете некаде.
И тоа е мојот главен совет: оди напред!
Некако: нацртајте постер, регистрирајте се со MeisterTask или залепете пост во канцеларијата: 3 колони, неколку работи што треба да се направат и потоа продолжете да работите.
Но, не грижете се: ПОРАДИ Канбан е толку минималистички, можете да промените сè во секое време. Бидејќи напорот за префрлување од аналогно во дигитално по неколку недели, на пример, е релативно мал.
„Содржина“ е мојот блог, списание, мое игралиште и моја можност да ги искажам своите мисли. Јас сум новинар многу години - па можеби имав малку мастило во крвта. Јас исто така работам како онлајн продавач во CONTENTmanufaktur GmbH и - по можност - како тренер и терапевт, ги чувам клиентите со нивните цели и проблеми.