5 чекори во подготовка и планирање на успешен настан објасни од меѓународниот експерт
За настанот да биде успешен, а гостите да уживаат во уникатно искуство, ниту еден аспект не треба да се занемари. Експертот за стратешко планирање настани, Кели Фримен, верува дека при планирање настани:
„Неопходно е да се прегледаат сите елементи на агендата, да се проверат прашањата поврзани со инфраструктурата, логистиката, угостителството, транспортот, звучниците, потврдите добиени од учесниците, вклучително и временската прогноза“.
Кели Фримен на 7 ноември во Букурешт ќе ја поддржи напредната обука Управување со стратешки настани посветена на професионалци од областа на организација на настани.
5-те основни чекори што планерот на настанот мора да ги следи при планирање и спроведување на настанот се поставување на датумот и времетраењето, големината на настанот, локацијата, добавувачите и проценка на успехот на настанот.
Датум на настанот
Секој настан мора да има своја цел и да следи јасни цели. Откако ќе се утврди целта на настанот, следниот чекор е да се постават датумот, времето на денот и времетраењето на настанот. Во фазата на планирање и подготовка, планерот на настанот мора да ги провери календарските настани од тој период, празници, празници, за да биде сигурен дека ќе го очекува бројот на гости.
Големина и партнери
Следниот чекор е да се утврди големината на настанот за да има профит, овде е важен бројот на гости што ќе го донесат очекуваниот ефект. Оваа анализа е од суштинско значење за да може да се процени потребниот буџет. Во зависност од големината, видот на настанот и доделениот буџет, трошоците може да се оптимизираат со помош на партнерства и спонзори. „Партнерите ви носат видливост и рекламираат за настанот, претставувајќи важна алатка за пренесување на вашите пораки“, вели Кели Фримен. Тие мора да бидат избрани така што да одговараат на пораката и целите на настанот и брендот.
локација
Во однос на локацијата, тоа може да биде хотел, конференциски центар, надворешен простор, во зависност од избраната тема и бројот на гости кои ќе учествуваат. Изборот на локација е важно да се направи од перспектива на гостите и нивните потреби. „Локацијата не треба да се утврдува без добра документација. Препорачливо е да ја посетите посакуваната локација и да видите дали логистиката е поволна за вас “, додава експертот за организација на настани. Избраната палета на бои мора да ја содржи бојата на логото на компанијата, со што се прави суптилна врска помеѓу пораките и марката.
угостителство
Друг важен чекор во подготовката на настанот е изборот на угостителска компанија. Посебно внимание мора да се посвети на квалитетот и начинот на кој се доставуваат поканите. Организаторите на настаните исто така мора да им ги дадат сите информации што ги имаат за гостите, како што се диети, алергии, диети и културни навики. Советот што го нуди организаторот на настанот е „Преговарајте за сè! Договорите мора да бидат јасни, целосни, со услови за раскинување во ваша корист “.
повратни информации
Последната фаза на настанот е проценка на начинот на кој се одвиваше, барање и прием на повратни информации од гостите и испраќање на оваа проценка до клиентот за кого се случи настанот. Дискусиите по настанот треба да се одржат што е можно поскоро по неговото заклучување. Повратните информации може да се добијат преку различни средства, од е-пошта, до телефонски повик или дури и снимање на местото на настанот.
Што се однесува до малите внимание што им се нудат на учесниците, тие можат да бидат пенкала, дневници, сувенири брендирани со логото на компанијата или настанот. „Колку сте поинвентивни, толку поуспешни ќе бидете“, додаде обучувачот.
Кели Фримен, експерт за стратешко планирање настани со над 25 години искуство во четири владини оддели и министри во Велика Британија, ќе се врати во Букурешт на 7-9 ноември за да одржи три напредни курсеви за комуникација и организација на настани.