АЛПС метод Со овој метод подобро го структурирате вашиот работен ден - и можете да направите повеќе

Уште едно утро, уште еден куп задачи на бирото. Само започнете со И, како сè работи ефикасно? АЛПЕН методот помага да се структурира работниот ден. Вака работи.

дефиниција: Кој е методот ALPEN?

Звучи како планина, но нема никаква врска со тоа: методот ALPEN е техника за управување со времето со која го планирате вашиот работен ден и го оптимизирате вашиот начин на работа. Буквите A-L-P-E-N се однесуваат на индивидуалните чекори со кои составувате дневен план:

А.запиши задачи
Л.должина на проценка
П.Планирајте во тампон време
Е.донесува одлуки
Н.завршна инспекција

Како можат претприемачите да го користат методот ALPEN?

Лотар Зајверт, експерт за управување со времето и пронаоѓач на методот, препорачува да се создаде план за следниот работен ден ден претходно, непосредно пред крајот на денот. „Потребно е колку да ги миете забите, можеби пет минути“, вели Зајверт. Тој самиот го користи методот ALPEN на дневна основа.

Сајверт советува да не се подготвува дневен распоред на почетокот на работата, затоа што првите повици, е-пошта или вработените наутро може да ве спречат - и планирањето се меша.

Од каде и како ќе го запишете вашиот дневен распоред, зависи од вас - било да е тоа лабава колекција белешки, аналоген или дигитален календар. Главната работа е да забележите кога сакате да се справите со задачите и колку време дозволувате за нив.

Така функционираат индивидуалните чекори на методот ALPEN:

А - Запишете задачи, активности и состаноци

Напишете сè што треба да направите следниот ден: одржување состаноци, подготвување презентации, остварување важни телефонски повици или излегување на вечера со деловни партнери. Задачите што не можевте да ги завршите претходниот ден, исто така спаѓаат во списокот што треба да се направат.

L - проценете ја должината на задачите

После секоја задача, запишете колку време планирате да го направите тоа. „Тоа не треба да биде едноминутно планирање“, вели Зајверт. „Но, ние често значително потценуваме колку трае нешто, и ова нè става под временски стрес.

Вашиот сопствен временски распоред гарантира дека работите поконцентрирано и дека не ве расејуваат лесно - на крајот на краиштата, сакате да ги запазите личните рокови.

P - тампон време

Понекогаш завршувате себе си со задача подолга од првично планираната. Разговарате со вработен на кафе или итен телефонски повик ве исфрли од марката. При креирање на вашиот дневен распоред, затоа треба да дозволите дарежлива опуштеност. Зајвер препорачува да планирате само околу 50 до 60 проценти од вашиот работен ден со задачи и состаноци. Останатото време е резервирано за непредвидени настани и задачи на кои работите подолго од планираното.

Дневното тампон време од 40 до 50 проценти треба повторно да се подели, советува Зајверт: половина од времето за строго професионални работи како што се повици и непланирани состаноци, другата половина за социјални активности како што се паузи за кафе, разговори со вработените или неколку минути само за себеси.

Е - донесувајте одлуки

„Имаме тенденција да спакуваме премногу задачи во еден ден“, вели експертот за управување со времето. Затоа, треба да поставите приоритети и да размислите: Кои задачи се особено важни? Што можам да направам задутре или следната недела? Кои задачи можам да ги делегирам на вработените? Она што не можете да го направите денес, одложете го за друг ден.

Ако ви е тешко да поставите приоритети, други техники за управување со времето можат да помогнат: анализата на ABC, на пример, или принципот Ајзенхауер, со кој ги подредувате задачите според важноста и итноста. Или принципот Парето, кој ви помага да работите поефикасно.

N - следна инспекција

Задачите за одложување не треба да ги оставаат на маса необработени неколку недели подоцна. Зајверт: „Ако продолжам да туркам нешто, нешто не е во ред со приоритетите“.

Затоа, проверувајте секој ден дали задачите пренесени од претходниот ден се сè уште ажурирани - или дали можете да ја избришете задачата.

Предности и недостатоци на методот ALPEN

Дневниот план дава преглед на сè што се случува во моментов - и на крајот на денот ќе знаете што сте постигнале. Оние кои редовно го користат овој метод, имаат подобро чувство за тоа колку долго работеле на различни задачи и што ги спречува да работат.

Критичарите се жалат дека методот ALPEN трае премногу време. Овие можат да се користат поефикасно со директно обработка на задачите. Од друга страна, Сајверт вели: „Потребни ви се пет минути за ова, со вежба три“.

Според Зајверт, единствениот недостаток на методот е човечкиот фактор: „Морам да го надминам моето послабо јас. Некои луѓе не сакаат да се посветат себеси, да останат спонтани и флексибилни. Но, треба да ги испланираме нашите работни часови исто како што планираме патувања со автомобил, на пример: Ние не само што возиме и забележуваме на половина пат: глупости, погрешна насока. Предходно планираме рута “.

Ограничувања на методот ALPEN

Со методот ALPEN можете да испланирате работен ден, но не и целата недела или месец. „Еден ден е сè уште податлив“, вели Зајверт. „Потешко е да се испланира месецот, бидејќи работите продолжуваат да се појавуваат.

За да може да се погледне малку подалеку во иднината на структуриран начин, експертот за управување со времето препорачува креирање на список на приоритети за неделно или месечно планирање и размислување секој ден: Која задача треба да ја решам денес?