Анализа на засегнатите страни - идентификувајте ги важните луѓе
Анализата на засегнатите страни е една од најважните методи во управувањето со проекти. Иако сметаме дека анализата на засегнатите страни е еднократна апликација, токму сега, она што е познато како управување со засегнатите страни е она што го правиме трајно за да се справиме со засегнатите страни. Но, со цел да го сфатиме значењето на анализата на засегнатите страни, прво треба да се занимаваме со тоа што всушност е заинтересирана страна.
Што е заинтересирана страна?
Ние се однесуваме на таканаречените групи на засегнати страни како засегнати страни. Тоа се луѓе кои имаат право на проект на некој начин и тоа може да се должи на различни работи. На пример, затоа што тие се дел од проектниот тим или затоа што се особено заинтересирани за проектот и остваруваат одредена моќ над проектот или затоа што се особено погодени од проектот.
Овие засегнати страни потоа се сумираат во групи или групи, но тие исто така можат да се снимат индивидуално. Тоа значи дека е можно да имате индивидуа Заинтересирани страни како на пример г. Милер во Анализа на засегнати страни но исто така е можно да се евидентира организација како што е здравствениот оддел или група како што е одделот за сметководство. Сè е можно и секогаш мора да биде јасно дека анализата на засегнатите страни е само по себе субјективен потфат. Ова значи дека чувството за тоа колку моќ има некој над проектот и колку е засегнато од проектот е секогаш субјективно. Многу е тешко ова да се достигне на објективно ниво. Според мене, ниту ова не е потребно, бидејќи е сосема во ред ако анализата на засегнатите страни е дизајнирана од гледна точка на проектниот тим и затоа е субјективна истовремено.
Што е анализа на засегнатите страни?
Како анализа на засегнатите страни, опишуваме метод во рамките на управувањето со проектот кој има за цел да ги идентификува овие засегнати страни и да развие контрамерки. Секогаш мора да биде целосно јасно дека никогаш не сме загрижени за самата чиста анализа, туку за мерките што ќе излезат од неа на крајот. Значи, што ќе сториме со овие засегнати страни за да ги донесеме позитивно на страната на нашиот проект.
И тоа е секогаш целта: Сакаме сите засегнати страни да бидат позитивно убедени во нашиот проект доколку е можно.
Како по правило, нема да можеме да ги придобиеме сите засегнати страни. Но, ако поминеме добро Анализа на засегнати страни или по добро Управување со засегнатите страни може да ја зголеми квотата на позитивни засегнати страни, тогаш многу се добива.
И тука е вообичаено да се спроведе анализа на засегнатите страни неколку пати. Секако, секогаш може да се пристапи до претходните податоци. Се вели дека ќе биде ревидиран и проширен, но не целосно преработен.
Зошто ми треба анализа на засегнатите страни?
Ова прашање е совршено оправдано. Бидејќи управувањето со проектот не мора да се носи со обвинението за бирократување за ништо. Тоа значи дека се создаваат многу планови, се создаваат многу табели, прегледи и презентации и на крајот останува прашањето: Дали ни требаше сето ова?
Како работи анализата на засегнатите страни?
Постојат многу различни форми на анализа на засегнатите страни, една варијанта ја опишувам во мојата книга: Упатство за управување со проекти - Основи со методи и техники за почетници.
Накратко, можеме да кажеме дека фаќаме три релевантни точки:
Став:
Ние сакаме да знаеме кои став има заинтересирана страна во проектот. Позитивно, неутрално или негативно.
Моќност:
Ние понекогаш ја споменуваме и оваа точка влијание. Се работи за тоа колкава моќ има оваа личност или колкаво влијание има врз нашиот проект. Различни размери тука може да се замислат. Јас обично работам на скала од еден до четири. Значи, да речеме дека некое лице има толку многу моќ што може да го сопре нашиот проект, тогаш ние ќе им дадеме моќ од четири. Ако навистина не ни е гајле што ќе каже оваа личност, ќе им дадеме една моќ.
Како што споменавме погоре, ова е, се разбира, субјективна проценка. Моќта е секогаш нешто што ние субјективно го перцепираме. Една личност може да има моќ на четири врз нас, но таа личност има моќ на една врз друга. Тоа секогаш се должи на вашата проценка, а исто така и на вашата влијателна моќ.
Загриженост:
Во оваа втора димензија, Отфрли евидентира колку е засегната засегната страна од проектот. Понекогаш се забележува и влијанието, т.е. колку силно може да се влијае врз засегнатата страна. Според мое мислење, обајцата имаат смисла, но тука гледаме само на степенот на загриженост.
Ова обично резултира во матрица со четири квадранти во кои сме позиционирале одредени засегнати страни, на пример. Овде гледаме таква графика.
Во овој пример има неколку засегнати страни кои се негативни во врска со проектот. Се разбира, не е важен секој заинтересиран чинител. За нас во првото разгледување, заинтересираните страни кои имаат особено високо ниво на моќност (т.е. моќност три или моќност четири) се важни и треба да се фокусираме на нив. Целта е сè уште сите засегнати страни да имаат позитивен став кон нас или нашиот проект. Со други зборови, сега треба да дефинираме конкретни мерки за тоа како можеме да ги привлечеме засегнатите страни на наша страна. Се разбира, ова е секогаш индивидуална одлука што зависи од проектот.
Треба ли да ги игнорираме засегнатите страни со малку моќ?
Не, апсолутно не. Моќта меѓу засегнатите страни може да се промени. Како по правило, ова нема никаква врска со нас, туку се случува преку надворешни околности. Но, постои можност тие да се променат и секогаш треба да имаме преглед на сите засегнати страни. И, ако можеме да преземеме мерки што нè чинат малку и негативни чинители, дури и ако тие имаат мала моќ да гласаат позитивно, тогаш ние дефинитивно треба да го сториме тоа. Бидејќи на крајот има и мнозинство заинтересирани страни, дури и ако тие немаат особено голема моќ. И колку е пошироко позитивното расположение за нашиот проект, толку подобро.
Од анализа на засегнатите страни до управување со засегнатите страни
Логично, следното прашање е како да се продолжи со овие резултати. Како што реков, првиот чекор е да се дефинираат мерки за тоа како да се справат со овие засегнати страни на краток рок, ако тие се поканети на состаноци за планирање, тие се вклучени во проектот, тие се игнорираат, им се додворува. Се разбира, сето ова зависи од проектот и од тоа што проектниот тим е подготвен да даде. Во секој случај, има смисла да се претвори оваа работа со засегнатите страни во континуирана работа, т.е. веќе не само еднократниот импулс во форма на анализа на засегнатите страни, туку во форма на редовна работа преку таканаречено управување со засегнатите страни.
Дали сакате да знаете како можете да ги направите вашите проекти поуспешни со специфично идентификување и вклучување на засегнатите страни? Потоа резервирајте бесплатна консултација со мене и ќе ви ги дадам моите три најважни совети за тоа како можете оптимално да започнете со управување со засегнатите страни или да го подобрите постојното управување со засегнатите страни: