Дигитално управување со тендери побрзо, послабо; поразбирливо

На сложениот проект често му претходи долготраен процес на тендерирање. Колку е поголем рекламираниот обем, секако има и повеќе барања. Откако ќе се добијат понудите, започнува комплицираната работа: Понудите не само што треба да се споредуваат едни со други, туку и да одговараат на рекламираните барања. Звучи комплицирано? Е! Како и да е, мора да биде можно да се донесе основана одлука за доделување на наградата.

Алатка заснована и систематска размена на барања го поддржува клиентот, меѓу другото. на ...

... размена на комплексни каталози за описи и критериуми на услуги
(Услови)
... структурирање на барањата и повторна употреба на услужни ставки
... одобренија, варијанта и управување со конфигурацијата

... одговор на каталозите со критериуми од понудувачите и евалуација од страна на
Клиент
... обврски за обезбедување докази и усогласеност

Дигитализирајте го ракувањето со тендерските документи

Само затоа што барањата и понудите се напишани на компјутерот не значи дека не останува ништо да се дигитализира. Често не станува збор за дигитализирање на самите документи, туку за дигитализирање на начинот на постапување со нив. Благо речено: Која корист е отпечаток од Word со 100 страници што ви се испраќа по пошта? Работата сигурно нема да се олесни. Од наша гледна точка, испраќањето е-пошта или PDF-порака е посовремената поштенска рута. Само со „реална“ дигитализација можете да добиете тестирање, проценка и следливост со само едно притискање на копче - како преглед на целокупноста на барањата или детално за многу специфично барање.

Дигитализацијата на тендерските документи секако не е цел само по себе. Има исклучително позитивно влијание врз чекорите во тендерскиот процес.

Илустрација 1: Процес на тендерирање

Утврдување на потребите и подготовка на документите за наградата

Комплексните тендери вклучуваат неколку артикли на услуга со придружни описи на услуги и барања, како и каталози за индивидуални критериуми. Овие главно сè уште се однесуваат на законски барања или технички спецификации, како што се други применливи документи. Создадена е комплексна мрежа на артефакти со побарувачка што веќе не може лесно да се управува со канцелариски производи. Современа алатка за барања како што е Управување со барања за инженеринг IBM (Следно ВРАТИ) ви ги нуди точно функциите за дигитализирано ракување со барањата, на пример:

Создавање на каталози со повеќекратни барања, применливи документи ...
Следење на барањата (меѓу себе, но исто така и во однос на архитектурата, кодот и тестот)
Преглед и одобрување на барањата
Истовремена обработка и брзо внесување на барањата (базирани на прелистувач)

Примерот покажува измислен каталог на барања за онлајн портал на трговска канцеларија:

Слика 2: Каталог со барања

Обезбедување на тендерските документи

Во однос на законот за конкуренција, на сите понудувачи мора да им се дадат исти информации на еднаква основа. Идеално, размената на информации е брза, слаба и некомплицирана. Ова мора да биде случај, бидејќи и покрај висококвалитетните барања, природно има прашања на понудувачи. Алатката за барања треба да ве поддржува тука и да не го отежнува веќе комплицираниот процес со технички пречки.

Прашања на понудувачи

Стандардизираниот формат ReqIF (Req uirements Interchange F ormat) е развиен од автомобилската индустрија. Производителите и добавувачите отсекогаш разменувале барања таму. ReqIF исто така нуди стандардизиран работен проток на размена, односно контрола на „играта со прашања-одговори“ во процесите на стекнување. Процесот на тендери нуди точно опкружување за кое е развиен ReqIF: И тука, клиентите и потенцијалните изведувачи разменуваат идеи.

Се разбира, ReqIF дозволува повеќе „кружни патувања“: ИД, содржината и структурата на барањата се задржуваат дури и по неколку рунди на коментари. Покрај самите барања, датотеките секако може да се разменуваат и со помош на ReqIF (технички поточно ReqIFZ, Z = ZIP). Датотеките, како што се препораките или сертификатите, можат да бидат прикачени директно на барање и да им се пренесат на клиентот.

Следната слика покажува процес на размена базирана на ReqIF и поддржан од алатки:

Слика 3: Процес на размена

Клиент: Извоз на барања од IBM ERM DOORS Следно како датотека ReqIF
Клиент: Поставете ја датотеката ReqIF на порталот за е-набавки
Понудувач: Преземете ја и увезете ја датотеката ReqIF
Понудувач: Коментирајте ги барањата и извезувајте како датотека ReqIF
Понудувачи: Поставете ја датотеката ReqIF на порталот за е-набавки
Клиент: Преземете ја и увезете ја датотеката ReqIF.
1. Одговарање/коментирање на прашањата на понудувачот, исправување на барањето доколку е потребно
2. Започнете повторно со 1 .: Наведете ја новата коментирана верзија во порталот

Претходно се зборуваше за еднакви права на понудувачите. Ова исто така значи дека не само оние кои купуваат лиценци за IBM имаат дозвола да учествуваат. ReqIF е бесплатен стандард и има едноставен бесплатен софтвер (на пр. ReqIF Studio).

Слика 4: Студио ReqIF

Поднесување на понуди

Горенаведената постапка секако може да се користи и за доставување понуди. Секој понудувач доставува датотека ReqIF.

... барањата од тендерот, оценети во однос на нивната изводливост
... вистинската понуда
... следливост помеѓу понудата и барањата

Таквиот пакет ReqIF го олеснува тестирањето и проценката и има позитивно влијание врз следливоста.

Испитување, евалуација и следливост

Важен правен критериум е следливоста на одлуката за доделување. Откако ќе бидат увезени конечните ReqIF-датотеки на сите понудувачи, сите податоци во врска со комуникацијата во алатката се поврзани. Следеноста е во основа нуспроизвод.

На крајот, презентираната постапка му овозможува на клиентот во алатката ...

... проверка на комплетноста и формалната исправност на понудите на понудувачите со употреба на извештаи
... систематско оценување и пондерирање на перформансите
... едноставна споредба на неколку понудувачи

Почеток на проектот

Договорот е доделен и проектот започнува. Тендерските документи служат како централна компонента, бидејќи ги содржат најважните барања. Според моделот V, овие можат да се рафинираат и претворат во архитектура. Во исто време, тие служат како критериуми за прифаќање на тестовите за интеграција и прифаќање.

Во прилог на Управување со барања за инженерство на IBM (Следна ВРАТИ), Платформата за управување со циклусот на живот IBM нуди најважни алатки за поддршка на процесот на инженерство на системи:

Интерактивен водич низ процесот на развој
Конзистентно покривање на сите инженерски дисциплини на системите: управување со барања и архитектура, управување со тестови и управување со изворен код, управување со конфигурација
Агилна платформа за управување и соработка со проекти

Слика 5: Процес на инженерство на системи

Предностите сумирани на прв поглед:

Доследна и разбирлива размена на барања, дури и за „кружни патувања“
Значително намалување на времето, напорот и трошоците за испитувачите и наддавачите
Повторна употреба на спецификациите во проектот за имплементација

Можете исто така да го прочитате нашиот блог за ова: Инженерство на системи: Без алат станува скапо