Етикета за телефон во професионалниот живот
Телефонирањето не е уметност. Стварно? Изненадувачки број на луѓе сè уште се чувствуваат непријатно кога треба да остварат повик во професионален контекст. Овде можете да дознаете кои правила на однесување се применуваат при правење повици и како може да се избегнат недоразбирањата. Ние исто така ви даваме 10 совети за работа во кол центар.
Известување по телефон.
Во многу земји е вообичаено да се одговори со едноставно „Да?“ Или „Здраво?“. Во Германија изгледа поинаку. Точно е дека анонимното известување на телефон станува сè пошироко распространето, но сепак се препорачува да се спомене вашето име, по можност со вашето име и презиме. На овој начин, повикувачот веднаш знае со кого има работа и дали има вистинско лице за контакт на телефон.
Од друга страна, табу е да се претставите со „Г-ѓа“ или „Г-дин“ пред името или со наслов, на пример „Ова е професор др. Д-р Милер “. Исклучок од ова е повик во болница каде што повикувачот би сакал да знае дали г-ѓа Милер е лекар што лекува. Во сите други случаи: Наведете го вашето име и презиме и, на работа, исто така, името на компанијата.
Самиот телефонски повик.
Не само лицето што се јавува треба да се претстави со неговото целосно име, туку секако и тој што се јавува. Покрај тоа, прашањето за повикот треба да биде презентирано јасно и фактички, така што лицето што се јавило веднаш знае за што станува збор и со кого работи. Polубезни формули како „Те молам“ и „Благодарам“, како и пријателски поздрав и збогум треба да бидат исто толку природни кога остваруваш телефонски повик, како и во личен разговор.
Доколку не станува збор за договорен телефонски разговор - како што е телефонско интервју - препорачливо е учтиво да прашате дали повикот е навремен за повиканото лице. Истрагата му сигнализира дека повикувачот е загрижен за благосостојбата на другата страна. Ако повикувачот забележи дека лицето со кое разговарате е во движење или е расеано внимание, треба кратко да се извини и да побара поповолно време.
Важно правило за етикета за телефон е двете страни да ги остават своите соговорници да завршат со говорот, но исто така да не држат бесконечни монолози, со цел да му дозволат на другиот да изговори исто така. Гласот секогаш треба да звучи будно и пријателски и слушателот треба да го извести говорникот, на пример преку кратки привремени коментари како што се „Да“ или „разбирам“, дека може да ги следи изјавите на другиот.
Стори и немора кога правиш повици.
Особено во професионален контекст, постојат работи што брзо ве катапултираат од телефон - вознемирувачки ако работите, на пример, во продажба, како консултант, во развој на деловна активност или како менаџер на проект - работни места во кои треба да остварите многу телефонски повици - и затоа важни клиенти отуѓен. Уште поважно е да се забележат следните точки.
Времето.
Кое време е безобразно да повикате некого? Додека во 1950-тите години беше намуртен да се јавуваат вести во 20 часот, ова правило секако е застарено. Како и да е, сè уште постои повеќе или помалку фиксирана, разумна временска рамка за повици во канцеларијата. Сепак, приватни лица не треба да се јавуваат после 21:30 часот или пред 9:30 часот во работните денови, а не до 10:30 часот наутро во недела. На крајот на краиштата, неделата е единствениот ден за спиење за многумина.
Кога го користите телефонот професионално, треба да размислите за време на ручек. Многу работници отсуствуваат од работа еден час помеѓу пладне и 14 часот, бидејќи се на пауза за ручек.
Кога се јавувате во странство, треба да се запази локалното време за да не ги разбудите клиентите и деловните партнери од сон.
Звучи.
Многумина го потценуваат амбиенталниот шум што го пренесува телефонот. Повикувачот веднаш забележува кога другата личност пишува на тастатура или јаде ручек. Затоа е важно да му посветите целосно внимание на лицето со кое зборувате и да престанете со надворешните активности за време на траењето на повикот. Но, постојат и исклучоци, на пример, ако повикувачот има корист од оваа секундарна активност, на пример, бара посебни информации што прво треба да ги побара лицето што се јавува. Сепак, ова треба да биде придружено со polубезно соопштение, а ла „Еден момент ве молам, бргу ќе ги разгледам моите досиеја“. Забележувате: Ние веќе следиме многу од применливите правила интуитивно.
Општо: јадење и пиење, пушење или шушкава хартија е исто несоодветно како силно рикање или меко шепотење во приемникот.
Ако е вклучена функцијата без раце или функцијата на звучникот, на пример за да имате слободни раце, ова треба да му се соопшти на вашиот колега. Ова е задолжително дури и за деловни телефонски повици од причини за заштита на податоците, бидејќи трети лица може да слушнат.
Дојдовни повици.
Повеќето телефони сега имаат т.н. функција за чекање повик, што и овозможува на повиканата страна да регистрира дојдовен повик додека тече повик. Оваа функција овозможува и прекинување на тековниот повик. Сепак, ова обично се среќава како неучтиво, бидејќи на другата страна и пренесува дека неговиот повик не е особено важен. Обрнете внимание на правилото за етикета за телефон: Сегашноста не треба да се занемари во корист на непостоењето.
Телефонската секретарка.
Машините за одговарање се корисен пронајдок, но тие често не се користат ефикасно. Според етикетата, веќе е грубо да не поставите телефонска секретарка или поштенско сандаче. Во спротивно, би можеле да се изгубат важни повици и информации. Објавата на телефонската секретарка секако треба да биде сериозна за работата.
И обратно, повикувачот секогаш треба да биде подготвен да има телефонска секретарка на мрежата. Затоа, пораката треба да се разгледа претходно и да се достави полека и јасно. Важно е да го наведете целото име, причината за повикот и бројот на повратен повик. Телефонскиот број исто така може да се повтори така што повиканото лице има можност брзо да земе пенкало и хартија.
Ако лицето на кое му се јавувате не одговори на телефон и не е вклучена телефонска секретарка или поштенско сандаче, не треба да дозволувате тоа да ringвони бесконечно, туку, како што советува Книг, само пет или шест пати најмногу.
Потсетувањето.
Ако ветите повик во случај на несоодветен повик или на најава за телефонска секретарка, итно треба да го почитувате ова. Се смета за многу непристојно да се одложи повикувачот, а потоа да не се одговара.
Ако телефонски повик е прекинат од некаква грешка, како што е прекинување на струјата, важи правилото дека повикувачот повторно се јавува, а не лицето што се јавува.