Како можете да ја намалите поплавата од е-пошта во вашата компанија K15t

Како и секоја компанија, ние сакаме да развиваме добри производи и да продаваме услуги. За ова ни треба know-how, светли умови и тимски дух - но и можност да се концентрирате на вашите задачи. Затоа, секоја индивидуа размислува кога, со кого, како и за која тема се одвива комуникацијата: лично, на телефон или по е-пошта и ги користи сите можности на модерна комуникација.

Но, што е со повеќето компании? Честопати е-поштата прво се пишува без размислување дали краток телефонски повик можеби не е поефикасен. Не е ни чудо што работниците од целиот свет се жалат на поплава од е-пошта. Ние не се жалиме. Затоа што ние - барем внатрешно - повеќе не пишуваме е-пошта. Зошто? Бидејќи денес има подобри можности за размена на идеи.

Проклетството на поплавата од е-пошта

Пред само 20 години, деловните писма беа изговорени, отчукувани, копирани, потпишани, испраќани и поднесувани на машини за диктат. Човек често мораше да почека неколку дена за да добие одговор. Тешко е да се замисли денес. Затоа, не е ни чудо што е-поштата беше толку успешна. Тоа е брз, ефтин, еколошки и практичен. Но, денес вистинската поплава од е-пошта стана проклетство во многу компании:

Секој вработен добива просечно по 615 електронски пораки неделно.
Секој вработен поминува 15 часа неделно одговарајќи на овие електронски пораки.
Секој вработен гледа е-пошта 36 пати на час.

Различни студии покажуваат колку станала неефикасна комуникација преку е-пошта и како тоа ја нарушува концентрацијата на примателот. Многу електронски програми известуваат за нова порака визуелно или звучно. Со пристигнување над 100 електронски пораки секој ден, може да се замисли дека ова одвлекување внимание ги чини компаниите милијарди долари.

Извор: Студија на Атласијан од 2016 година

Следете ги непродуктивните е-пошта

Спам-поштата тешко дека играат улога затоа што повеќето од пораките што се наоѓаат во сандачето се испраќаат внатрешно. Тие се вртат околу управуваниот број на задачи и проекти на кои работат одделни вработени. Но, ако пристигне е-пошта, примачот може да работи на друга тема. Ако пораката тогаш е потребна во одреден момент, таа треба макотрпно да се бара во сандачето за е-пошта.

Меѓутоа, освен дискусиите и испраќањето документи, вистинскиот потоп на е-пошта во компаниите главно се должи на големиот број непродуктивни е-пошта:

Лошо осмислени списоци на приматели и списоци за испраќање на CC
Пренасочувања што се испраќаат „само за информации“
Невнимателност како „Упс, заборавивте приврзаност“ или „Што друго заборавив да споменам“

Низа е-пошта може да се избегнат со само краток личен разговор.

Но, бидете внимателни:

Не е само бројот на е-пошта што постојано се зголемува. Покрај тоа, вработените поминуваат во просек повеќе од 15 часа неделно на состаноци - две третини од нив се непотребни, покажуваат студиите. Рака на срце: на колку бескорисни состаноци или телефонски конференции веќе сте учествувале денес?

Значи, не помага. Треба да влезете во коренот на проблемот и драстично да го намалите обемот на е-пошта и состаноци за да ја подобрите соработката.

Користете ги можностите за модерна комуникација наместо е-пошта

Со средствата за модерна комуникација секогаш сме онлајн - во канцеларија и во движење. Ова ни нуди големи можности - и приватниот сектор го покажа тоа. Сликите и пораките се споделуваат, коментираат и дискутираат. Има разговор и видео повици. Колку често приватно пишувате е-пошта?

Замислете дали вашата компанија исто така го имаше ова:

Интерактивно разменувајте, дискутирајте и коментирајте ги информациите (вклучително и коментари и @ споменувања)
Направете знаење (протоколи, Excel листи, извештаи за статуси и сл.) Достапни за сите членови на проектот
Секогаш имајте ја најновата верзија - но и старата верзија
Дискутирајте директно во документот

Прашања и размена на податоци преку индивидуални и групни разговори

Еве ја добрата вест: Има. Атласиската платформа нуди различни алатки за подобра соработка. Значи, е-поштата самостојно зазема задно седиште.

Работите заедно на концепти, прирачници, извештаи, написи за печатот и многу друга содржина - паралелно. Никој не треба да чека додека документот не биде одобрен за уредување. Промените се веднаш видливи за секого. Датотеките како што се дневници, извештаи за статусот, пресметки, слики и многу повеќе едноставно се поставуваат. Дискусиите можат да се водат директно на документот или во посебна просторија за разговор. На овој начин можете да ги најдете сите информации таму каде што се потребни и истовремено да намалите голем дел од поплавата на е-пошта во вашата компанија.

Со Atlassian Confluence можете целосно да ги искористите можностите за модерна комуникација и истовремено да го намалите поплавот од е-пошта во вашата компанија.
Прочитајте ги и нашите 5 совети за почетници во Слевање.

Организиран сервисен центар наместо пинг-понг по е-пошта

Одделенијата за ИТ живеат подолго време: Тие размислуваат на клиент-ориентиран начин и управуваат со пребарувања преку систем на сервисен центар како што е JIRA Service Desk. Овој концепт може да има корист и од другите оддели за услуги како што се човечки ресурси, маркетинг, сметководство, управување со квалитет, итн., Во кои поштенското сандаче за е-пошта е исполнето со широк спектар на пребарувања и информации:

Водете преглед и ниту едно барање не е изгубено во вашето сандаче.
Прашањата може да се дадат приоритет и да се пренесат на правилниот процесор.
Вие спречувате пинг-понг со прашања и одговори кога ќе ги побарате сите информации на образецот.

Често повторувани прашања, исто така, можат да бидат вклучени во центар за помош како област за самопослужување. Можете да видите какви се овие во секојдневната поплава од е-пошта во вашата компанија - прашања за тековните формулари за патни трошоци, прописите за одмор или брошури за производи. Бидејќи наместо да ви напише е-пошта, колегата што бара може едноставно да ја користи функцијата за пребарување и voilà: тука е одговорот или датотеката што ја барате.

На овој начин, вие не само што го намаливте поплавите од е-пошта, туку и значително го зголемија внатрешното задоволство на клиентите.