Компетентно предлагајте и договарајте состаноци - вкл
Закажувањето состаноци е една од најчестите рутински задачи на секретарите и асистентите. Со цел успешно да се предложат и да се закажат состаноци, треба да се разгледаат неколку суштински точки. Формулациите се разликуваат во зависност од приликата и итноста на назначувањето. Со цел да се избегнат недоразбирања, комуникацијата исто така треба да биде јасна и недвосмислена.
Сигнали за корпоративната култура: модерно? Традиционално? Лежерно и неформално? Формално и достоинствено?
Сигнали за врска: пријателство, почит, корисност, доверба итн.
Стил на работа: некомплициран? Флексибилен? Макотрпно? Строго според правилата?
Уметноста на секојдневните е-пошта што сугерираат состаноци лежи во давање добро чувство на примателот и истовремено постигнување на реалната цел да добие брз и јасен одговор.
Овие 3 елементи треба да бидат вклучени во вашата е-пошта за состанок
- Повод или грижа
- Алтернативи за назначување
- Повик за акција
Наведувањето алтернативни датуми е најлесниот дел од преписката. Другите два главни елементи се повеќе бараат. Прочитајте ги најважните тука.
Предложете состанок преку е-пошта: Овие прилики постојат
Предложените датуми се за состаноци, кои се многу различни Намени може да има:
- презентации
- Запознајте се со посети
- Совет: консултации или состанок за услуги
- Преговарање или услуга
Во писмото со кое се предлага состанок мора јасно да се наведе целта или загриженоста на состанокот. Поголемиот дел од времето, исто така, има смисла да се вклучат неколку (неколку) детали во писмото:
- Предмет на презентација
- Цел на преговорите
- Идеи за процесот на воведната посета.
Со овие шаблони можете да закажете состаноци брзо и компетентно:
- Ослободете го Шаблони за примерок „Закажете состаноци и предложете состанок“ преземете како PDF.
- 5 примери за состаноци и предлози.
- Текстуални модули за состаноци и предлози со клиенти, добавувачи и по саемска саемска посета.
Да се напише пример за да се предложи прво закажување
Ако сакате да закажете првичен состанок во писмена форма, постојат две опции што можете да ги користите.
Itelyубезно побарајте состанок без да наведете време
- Кој ден и кој датум би ви одговарал најдобро?
- Претпочитајте одреден ден или датум?
Пример во формат на текст
Почитувана г-ѓа Мустерман,
Пред неколку дена ви дадовме понуда за производот. испрати.
Со задоволство би разговарале со вас за можни договори за договор. Ние би биле среќни да закажеме состанок со вас.
- Кој ден и датум би ви одговарале најдобро?
- Претпочитајте одреден ден или датум?
Со почит
Itelyубезно побарајте состанок со одредено време
- Дали е можно за вас на 28 октомври 2020 година во 9.30 часот?
- Дали можете да планирате на 28 октомври 2020 година во 9.30 часот?
Пример во формат на текст
Почитуван господин Мустерман,
Пред неколку дена ви дадовме понуда за производот. испрати.
Со задоволство би разговарале со вас за можни договори за договор. Ние би биле среќни да закажеме состанок со вас.
- Дали е можно за вас на 28 октомври 2020 година во 9.30 часот?
- Дали можете да планирате на 28 октомври 2020 година во 9.30 часот?
Со почит
Барање за состанок: типични случаи
- Презентација на продажбата како продолжение по посета на саем
- Compалба со добавувач
- Дискусија за отворени прашања во врска со проект
- Повторно преговарање/повторно договарање на условите
Треба да се внимава во вакви случаи. Е-поштата не смее да се „маскира“ како обичен предлог за датум, туку мора да ја правда ситуацијата.
- „Вистинско“ назначување:Предложени состаноци - состанок со г.
- Тврдење:Барано итно закажување (= всушност нарачка.)
- Последователна посета:Дали сакате состанок? или: предлог за средба за запознавање
Текстот на е-поштата треба накратко да ја опише причината за писмото или целта на посетата.
3 совети за сугерирање и закажување состаноци
Сакате да го поставите датумот што е можно поскоро. Затоа сакате примателот брзо да одговори на вашето предложено назначување. Како го правите ова без да го подбиете примателот?
- Направете кристално јасна изјава Нема на што. Кажете отворено и директно што сакате од примателот: Барање за предлог состанок или избор на состанок, потврда за состанок, итн.
„Ве молам, известете ми кој датум ви одговара. - Ако навистина ве притискаат на време, учтиво, но цврсто споделете го своето Краен рок Со.
„Дали ќе можете да ме известите за посакуваниот состанок до утре вечер? - Приоритет на одговорот, не ставајте ветување за закажување. Потврдата за закажување е важна, но поважно е да можете брзо да го поставите состанокот. Доколку предложените датуми не одговараат, примателот треба да даде контра-предлози. Важно е тој да реагира навремено.
„Ве молам, известете ме до утре вечер дали можете да поставите едно од овие состаноци. Ако не, со нетрпение ги очекувам вашите предлози за алтернативни состаноци “.
Формулирајте предлог за состанок: До формуларот
Дали ќе ги вклучите предложените датуми во текстот или ќе ги наведете, тоа е прашање на вкус. За повеќето примачи, поудобно е да се прочитаат јасно наведени предлозите за состаноци. Понекогаш се случува информациите во текстот да бидат прескокнати.
Ако доставите повеќе од два предложени датуми, запишете ги на јасен список и веднаш под проценетото времетраење. Тогаш сите потребни информации се на едно место и примателот може да ги прочита на прв поглед.
Бидејќи понекогаш таквите е-пошта се отпечатени и презентирани на шефот или пренесени на посебна е-пошта за шефот. И во двата случаи, практично е ако сите информации што му се потребни на шефот се јасно на едно место и не мора да бидат „избрани“ од текстот.
Формулирајте предлог за состанок: примерок
Не така
Подобро на овој начин
Ние би сакале да се распрашаме дали ни давате можност да ви ја претставиме нашата компанија.
Ние би сакале да ви се претставиме - нашата компанија, нашите јаки страни, нашата палета на услуги.
Класичното „со ова“ е табу за современа кореспонденција. Бидејќи, ако не „со ова“, што друго?
Паметна и невообичаена алтернатива на вообичаената монотонија.
Се вративме на вашата посета на нашиот штанд и би сакале да ви понудиме презентација на нашата компанија во вашиот дом.
За време на нашиот разговор во Ануга, имавме впечаток дека сакате да дознаете повеќе за нас и за нашите производи. Ние би биле среќни да дојдеме кај вас и да ве убедиме во нашите производи и нашата сигурност.
Многу индиректен и формален пристап. Примателот ќе биде тешко да им се обрати.
Тоа е формулирано на самоуверен и современ начин. Осмелете се да бидете директни.
Г-дин Мејер ме замоли да закажам состанок со вас.
Питер Мејер ме замоли да закажам состанок со вас. Или: Питер Мејер би сакал да се сретнеме со тебе.
Да се напише „Хер“ наместо првото име се чини далечно и исто така не е ажурирано. „Нарачано“ звучи премногу како да добивате нарачки.
Спомнувањето на првото име ја прави реченицата полична и „прашана“ го прави асистентот да изгледа порамноправно.
Предложени датуми на англиски и други јазици
Доколку допишувате со други земји, тука треба да се закажат состаноци, било да е тоа за телефонска конференција или состанок на лице место. Ние ги сумиравме најчестите јазици и преводи за вас.
јазик
превод
Предлог де датум/предлог де рандез-вус
5 вообичаени грешки при закажување алтернативни состаноци
Алтернативите за назначување треба јасен и непогрешлив се соопштува. Избегнете ги следните стапици:
Заборавивте состанок - Како да побарате состанок
Исто така е можно состаноците да исчезнат од дигиталните календари поради техничка грешка.
Во продолжение, ви претставуваме два начина на politубезно барање состанок што сте го заборавиле.
Како да побарате постоечко назначување
Почитуван господин Мустерман,
имавме технички проблем во компанијата. За жал, не сите состаноци се дигитално снимени повеќе.
Дали би биле толку kindубезни да ни испратите состанок затоа што се договоривме?
Ти благодарам многу
Со почит
Вака го фразите ако го заборавите состанокот
Почитувана г-ѓа Мустерман,
За срамота, заборавив да го запишам состанокот по нашиот телефонски повик.
Дали би биле толку kindубезни да ми го испратите по е-пошта?
Ти благодарам многу.
Со почит
Заклучок: Концентрирајте се на најважните работи кога закажувате состанок
Ако треба да закажете деловни состаноци за вработени или супервизори, треба да се држите до трите главни елементи на закажување: Наведете ја поводот и очекуваниот датум, понудете алтернативни состаноци доколку е потребно и не заборавајте да ја заклучите поканата со повик за акција. Доброто управување со терминалот е предводник на компанијата.
Во ерата на дигиталната комуникација, состаноците и предложените датуми брзо се губат. Концентрирајте се на најважните работи во вашата е-пошта и стигнете до поентата со „предметот“. Иако закажувањето состаноци е една од вашите вообичаени рутински задачи како секретар и асистент, никогаш не треба да ја изгубите својата индивидуалност. Прилагодете го вашиот стил на пишување на вашата врска со примателот.
Оваа статија содржи идеи за формулација од Клаудија Марбах.
Најчесто поставувани прашања: Како да договорите состаноци компетентно и професионално
На што треба да обрнам внимание кога закажувам состанок?
Кога закажувате состанок, јасно наведете го местото и времето на состанокот. Наведете го точниот датум и ден во неделата и времето. Во некои случаи, времетраењето на состанокот е исто така релевантно.
Кој медиум да изберам да закажам состанок?
Нема одговор што одговара на сите на прашањето кога да напишете е-пошта или писмо. Кога контактирате апликант, добро е да одлучите за медиумот преку кој порано се водеше комуникацијата. Ако поканите деловен партнер на саемот, едно писмо изгледа посериозно.
Може ли да закажам состанок по телефон?
Доколку е итно, добра идеја е да закажете состанок по телефон.
Како да постапам ако сакам да закажам состанок што е можно побрзо?
Кажете им учтиво, но цврсто дека сте притиснати за време. Направете си јасно дека треба да знаете кој датум е соодветен. Јасно ставете дека брз одговор е важен за вас.
Како да избегнам грешки при закажување состаноци?
Додадете го денот во неделата кога ќе го споменете датумот кога закажувате состанок. Moreе се забележи побрзо ако, на пример, направите грешка за еден месец или дописникот не е во право. Грешка при закажување ќе се открие побрзо со „среда, 18 март“ отколку ако закажавте само до „18 март“. Март “зборуваат.