Комуницирајте по е-пошта Брзи одговори на вашите е-пошта; успее со овој трик; импулси
Како можете да успеете да бидете што повеќе вознемирувачки со вашите е-пошта - и со тоа да добиете одговор побрзо.
293 милијарди пати на ден некаде во светот прави „нешта“ и е-пошта завршува во поштенско сандаче - според пресметката на компанијата за истражување на пазарот „Радикати груп“. Истражувачите на пазарот проценуваат дека до крајот на 2023 година бројот на деловни и приватни електронски пораки испратени дневно дури ќе се искачи на повеќе од 347 милијарди.
Со цел да ја совладаме оваа луда поплава од пораки, ние користиме софистицирани стратегии како што е Inbox Zero и поставуваме строги правила за подобар преглед на сандачето. Е-поштата нè става под стрес - ова е научно докажано. Тие не кинат од фокусот. Одговорот честопати трае непотребно.
А сепак, повеќето од нас не можат да избегнат комуникација преку е-пошта. На пример, да ги координира состаноците или да разјасни прашања во врска со нарачката.
Како може ова да се направи попријатно за секого? Американската новинарка Кети Л’Херо размислуваше за ова во една статија за списанието „Кат“. Таа го опишува методот што го користи за да го натера шефот да одговори на нејзините пораки што е можно побрзо. Вашата стратегија може да се пренесе и на други разговори по е-пошта.
Разгледување на L’Heureux: Како испраќач на е-пошта, сакате да добиете повратни информации што е можно поскоро. Значи, треба да го олесните приемот што е можно полесно за примателот да ви одговори. Ваш совет:
Веднаш поставете прашање на кое може да се одговори со да или не.
Ако дојдете низ вашите е-пошта на вашиот паметен телефон или само фрлите брз поглед на пораките што се појавуваат на вашиот компјутер, ќе останете заглавени со прашањето. Формулации како „Можеме ли ...“, „Накратко да потврдиме дека ...“ или „Дали се согласувате дека ...“ сигнал до примачот: Ова е едноставна е-пошта. Јас само треба да го одобрам или отфрлам. Така, веднаш можам да кликнам на „Одговори“.
L’Heureux ја нарекува оваа постапка „резиме на високо ниво“. Тоа го научила од деловни консултанти кои се обучени да комуницираат со своите претпоставени на овој начин.
Три примери за илустрација на формуларот:
Ако се согласи со Клиенти
Наместо да пишувате:
Почитуван господине Лоренц,
дадовме друга мисла за тоа како можеме да го ревидираме вашиот флаер. Во прилог ќе го најдете предлогот за текст:
„Бла Бла Бла Бла Бла“
Се надевам дека си добро со ова.
Скокни веднаш со прашање:
Почитуван господине Лоренц,
дали се согласувате со оваа формулација за нашиот флаер?
„Бла Бла Бла Бла Бла“
Наместо да пишувате:
Здраво г-ѓа Ројтер,
благодарам за телефонскиот повик Како што беше дискутирано, сега повторно ќе ви испратам резиме на нашиот предлог: Ние ќе подготвиме извештај за вас до крајот на секој месец и ќе го испратиме до вас и вашите колеги, г-дин Tölz и г-ѓа Озлем.
Стави го на овој начин:
Здраво г-ѓа Ројтер,
Дали се согласувате дека од сега па натаму ќе ви испраќаме извештај на крајот од секој месец, со г-дин Tölz и г-ѓа Озлем во CC?
Со закажување
Здраво г-ѓа Шлутер,
Лошо ми е оваа недела, денес сум на состаноци цел ден. Кога работи за тебе?
Здраво г-ѓа Шлутер,
може ли да те повикам следниот понеделник во 13 часот? Денес сум на состаноци цел ден.
Нели е тоа страшно грубо?
Кога некому му пишувате за прв пат, не треба да паѓате така во куќата. Обично е потребно накратко да се претставите и да ги објасните вашите грижи. И дури и ако веќе долго време немате контакт со примателот, пријателскиот почеток не боли. Но, со луѓе на кои често им пишувате и чиј одговор итно чекате, можете да направите без незгодни влезови или прашања во врска со нивната благосостојба.
Тоа може да биде чудно на почетокот. Но, погледнете го на овој начин: Ако влезете директно во поентата во вашите е-пошта, однесувајте се на времето на другата личност со почит. Тоа е iteубезно - и добро за двајцата: Брзо ќе добиете одговор. И примателот не чувствува дека им се губи драгоцено време.
Друг совет: Во нашата статија на тема крај на е-пошта, ќе откриете кој збор на крајот од е-пошта е поверојатно да ви одговори.