Корисни совети за организирање на канцеларијата и архивирање на документи - 9 до 6

Продуктивноста, ефикасноста и креативноста на работа во голема мера зависи од тоа како е организирана канцеларијата. Околината во која ја извршувате вашата активност дефинитивно дава свој белег врз резултатите од вашата работа, и ако сакате да ги завршите сите проекти, организацијата е дефинитивно клучот.

Во зависност од работата што ја имате, организирањето може да биде лесно, или може да вклучува повеќе комплицирани работи. Иако потребите се разликуваат, принципите се приближни исти, без оглед на вашата активност. Ние ќе ви покажеме што да правите и кои работи ви се потребни за вашата канцеларија да ви овозможи да станете вистинска машина за ефикасност.

Како успевате да одржите чиста и уредна канцеларија?

Ако сакате да имате чиста и уредна канцеларија, само треба да купите канцелариски материјал и канцелариски материјали за организацијата, но и да имате некои правила и навики во овој поглед. Организирана канцеларија значи дека секогаш имате место за сè и го враќате секој предмет на своето место откако ќе го користите.

Првото нешто што треба да направите е да ги фрлите сите предмети што повеќе не ве користат и кои непотребно зафаќаат простор. Запомнете дека не е доволно да нарачувате документи, досиеја и канцелариски предмети еднаш неделно или еднаш месечно. Ова треба да биде секојдневна навика од која никогаш не треба да отстапувате.

Друга важна работа за уредна и чиста канцеларија е онаа што се однесува на внимателно извршените набавки. Размислете дали навистина ви требаат одредени работи пред да ги купите, за да не зафаќаат место на вашата работна маса без всушност да ви донесат придобивки. Не сите канцелариски гаџети се навистина корисни, па затоа најдобро е да ја измерите секоја набавка, на овој начин ќе заштедите простор, но и финансиски средства.

Начинот на кој е организирана вашата канцеларија го диктира вашиот работен ден. Колку е почисто, толку побрзо ќе работите. Секогаш ќе ги имате на располагање работите што ви требаат, ќе знаете точно каде се наоѓаат одредени документи и нема да губите време да ги барате и нема да го чувствувате умот наполнет поради купиштата хартии на масата.

Кои предмети не треба да недостасуваат од бирото?

Опремнете ја вашата канцеларија со простори за складирање - ролна со фиоки, полици за книги, папки, папки, но и послужавници за организација. Ова се само неколку работи што треба да ги направите, но сето тоа зависи од работата што ја имате и работите што во моментот ви се потребни. Додека лаптопот е доволен за програмер, на архитект, на пример, ќе му требаат многу повеќе објекти на работната површина.

Постојат неколку работни места за кои не е потребен компјутер, така што првото нешто што не треба да недостасува на бирото е овој објект - компјутерот или лаптопот. Агендата е исто така апсолутно неопходна за да се запише што треба да се направи на одреден ден и да се воведе ред во активностите. Post-its е исто така многу корисен за да ве потсетам на деталите што може да ви избегаат.

Канцеларијата мора да биде уредена на таков начин што на неа ќе се најдат само работите што моментално ги користите. Она што го користите поретко може да биде во кутија за тркалање или плакар, за да не ја гуши непотребно вашата маса. Принципот по кој мора да се водите е дека на масата има само она што е строго потребно.

Како да организирате важни документи?

Ригорозната организација на документи ќе ви помогне да ги најдете во рекордно време кога ви се потребни. Еве што ви треба и кои правила треба да ги следите:

Датотеки со шини или пликови и пластични листови - за секоја категорија документи, користете датотека, напишете на кои документи има - договор и дополнителни документи за клиенти, добавувачи, фактури за разни услуги итн.
Библиотеки - исклучително корисни бидејќи ви помагаат да чувате и лесно наоѓате важни документи. На пример, ако ги имате документите во датотека една година, ги ставате датотеките во библиотеката и сте сигурни дека таму ќе ги најдете сите документи и информации за одреден клиент, добавувач или друг вид на партнер.
Простори за складирање - тие мора да бидат вклучени во полиците за книги и се неопходни во добро организиран работен простор.

За да ги организирате важните документи, потребни ви се и степлери, перфоратори, канцелариски клипови, така што договорите што вклучуваат повеќе од една страница ќе бидат споени и потоа потоа ставени на нивно место.

Друг аспект што треба да се разгледа е изборот на место за секоја категорија документи - на една полица има договори со клиенти, на друга полица се оние со добавувачи, на друга фактура на полици и така натаму.

Како чуваме важни документи или работи што треба итно да ги решиме?

Некои документи се потребни периодично, па затоа треба да бидат пригодни за да не губите време барајќи ги. Затоа, пред да започнете со организирање, размислете што ви треба во моментов, за да ги задржите што е можно поблиску до вас.

Во овој случај, плакарот лоциран веднаш во близина на канцеларијата ќе биде многу корисен. Исто така, фиоките за документи се веројатно најкорисните кога станува збор за чување на документите со кои треба итно да се справиме. Корисни се и канцелариските потпори со фиоки, кои не заземаат премногу простор на бирото, но ви помагаат да ги имате при рака документите што секогаш ви се потребни.

Каде што ги чуваме документите, не ни требаат цело време?

Во која било канцеларија има документи кои не се користат секогаш. Тие не треба да се чуваат во близина на работниот простор за да не се добие чувство на метеж и оптоварување. Идеално, треба да има посебна просторија за такви работи, архива. Во него, орманите треба внимателно да бидат обележани, полиците да бидат нумерирани, а документите таму исто така треба да бидат организирани, или по азбучен ред или според друг критериум за дефинирање - годината од која датира договорниот однос, ако станува збор за договори, односот помеѓу компаниите - клиенти/добавувачи/вработени итн.

Каде можеме да ги забележиме важните работи?

Агендите, тетратките, репертоарите и пост-нејзините белешки се неопходни на работната маса, па можете да запишете важни работи што не треба да ги заборавите. За простории за состаноци, табличките и белите табли се исто така многу корисни за оценување, организирање стратегии и зацртување на виталните процеси за компанијата.

Кои производи ги користиме за ефикасно архивирање на документи?

Ефикасна организација вклучува и употреба на производи специјално дизајнирани за архивирање. Еве ги најкорисните производи за ефикасно архивирање на документи:

Правила за ефикасно архивирање на документи

Компанија вработува многу луѓе и некои вработени можат да се менуваат со текот на времето. Затоа е од суштинско значење за непречено водење на работите да се знаат правилата за ефикасно архивирање на документите. Овие правила се користат во повеќето компании и институции и се следат токму затоа што го олеснуваат организирањето и наоѓањето документи. Еве ги овие правила:

Првиот чекор е да ги класифицирате документите со наоѓање на дефиниран елемент по кој ќе ги нарачате документите:

името на организацијата издавач
имиња на одговорни лица и позиции
датум (на издавање или прием со елементите: година, месец, ден, регистарски број (кај издавачот или примачот)
локалитет (издавач или примател)
име или вид на документ (потврда, записник, одлука, итн.)
проблеми или теми

Вториот чекор е да се избере типот на класификација - азбучен или хронолошки - еве правило кое секој треба да го следи - опаѓачки или растечки хронолошки, азбучни во зависност од почетниот дел на презимето итн.

Секоја компанија треба да ги има овие правила јасно забележани на табла веднаш во просторијата за пополнување, за да нема синкопи во активноста кога ќе пристигнат нови вработени. Се разбира, секоја институција, во зависност од профилот што го има, може да има различни правила за архивирање, но од суштинско значење е тие да постојат и да ги следат сите што имаат пристап до архивата.

Како ги организирате и архивирате вашите документи во канцеларијата? Мислите дека таа организација влијае на вашата продуктивност?