Lexoffice Законски безбедно складирање на документи ИТ космополит
Моето прашање до поддршката на Lexoffice (на 5-ти мај 2018 година во 09:01 часот):
Досега ги зачував и моите сметки на мојот лаптоп. Би сакал да си го спасам овој дополнителен напор во иднина. Дали можам да бидам сигурен дека моите потврди сепак ќе бидат достапни на Lexoffice за 10 години и дали ова исто така ќе издржи на можна даночна ревизија?
Одговорот од поддршката (8.05.2018 09:24 часот)
Со lexoffice, вашите сметки се сè уште обезбедени дури и откако ќе го известите и секогаш имате режим за читање што можете да го користите за пристап до нив.
Со lexoffice генерално можете да скенирате во документи во согласност со GoBD, а потоа да ги уништите.
Сепак, постојат неколку работи што треба да ги разгледате.
1. Создадете пишана процедурална документација за сопствено поднесување документи
Треба да креирате писмена процедурална документација за вашата компанија да чува документи.
Ова мора да покаже кој во вашата компанија што обработува за документи и како. Покрај тоа, мора да ги опишете контролните механизми (на пр. Принцип со четири очи) што ги користите за да се осигурате дека скенираните документи одговараат на оригиналот.
Совет: Arbeitsgemeinschaft für Wirtschaftsverwaltung e.V. обезбедува примерок од документација за постапката што можете лесно да ја прилагодите за вашата компанија.
2. Проверете ја електронската слика веднаш по скенирањето на потврдата
Комплетност: Дали броевите на страниците се совпаѓаат со скенирањето и оригиналот? Целата содржина на страницата е снимена?
Точност: Дали сите броеви и текст се точни?
Читливост: дали скенирањето е остро? Дали контрастот е доволен? Дали се важни информациите за боите (на пример, црвен текст за минус количини) читливи?
3. Запишете и запишете ги приемите навремено во лексофис
Откако ќе го поставите скенирањето на lexoffice, треба да го снимите што е можно поскоро и да ги запишете потврдите што е можно поскоро - најдоцна кога ќе ја доставите претходната пријава за ДДВ.
4. Секогаш мора да го чувате оригиналот на некои документи
Потврдите за донација, (заверено кај нотар) договори, даночни потврди и документи со доказна вредност во судските постапки секогаш мора да се чуваат во оригинал. Се разбира, исто така можете да ги скенирате овие документи и да ги чувате во lexoffice за да можете да внимавате на нив во секое време.
5. Како корисник, вие сте одговорни за книговодството и поднесувањето документи
Како корисник на lexoffice или како законски застапник на вашата компанија, вие сте и останувате одговорното лице за вашето сметководство и поврзаното снимање и архивирање на вашите документи. Ниту Lexoffice ниту вашиот даночен советник не можат да ве ослободат од оваа одговорност.
Со други зборови, без оглед дали користите lexoffice или друга технологија и без оглед на тоа која постапка ја користите за да го организирате книговодството и поднесувањето документи, вие, како законски застапник, сте одговорни за усогласеност со законските барања за усогласеност.
Детално мора да ги исполнувате овие барања:
усогласеност со принципите на правилно водење книговодство (Дел 239 (4) HGB)
земајќи ги предвид придружните барања за безбедност на сметководството засновано врз ИТ
следливост на сметководствените и сметководствените процедури (Дел 238 (1) реченица 2 HGB)
следливост на мапирање на индивидуалните деловни трансакции при нивното создавање и обработка (Дел 238 (1) реченица 3 HGB)
усогласеност со условите за задржување (Дел 239 став 4, Дел 257 ХГБ)