Лудило во поштенското сандаче Најголеми електронски гревови
Дали се сеќавате како работевме без е-пошта? Писмата биле диктирани или препишувани рачно. Секретарот разговарал со шефот кој ќе го добие писмото како копија и како предметот треба да се формулира за да може да се најде во системот за поднесување документи. Денес, дури и високи раководители и експерти пишуваат свои е-пошта - со сите последици. Г-ѓа Екхард, поранешен главен консултант во Детекон, ги состави најлошите гревови по електронска пошта.
Но, пред да ве фрлиме во е-поштата за грев, би сакале да ви ги претставиме „најпопуларните“ вознемирувања по електронска пошта. Давателот на социјален софтвер и интранет Иглу Софтвер испитал 2000 вработени во американски компании за однесувањето на употребата на е-пошта. Осумте најлоши вознемирувања по електронска пошта се добиени од резултатите од истражувањето.
Лудилото заспа во поштенското сандаче
Очајно ја барате поштата за понудата од јануари со давателот XY од Швајцарија, каде треба да се променат условите. Сепак, со овој предмет, ништо не може да се најде во вашето електронско поднесување за оваа тема. Тие се нервираат затоа што поштата сè уште чорба во нивното сандаче. Понудата сигурно ја добивте од колегата Милер ... но таа беше на одмор во јануари ... тогаш тоа беше нејзин претставник, г-дин Шмит ... Нема да најдете ништо под Милер, ништо под Шмит, ништо под понудата на компанијата XY, Швајцарија.
Не останува ништо друго освен да ги проверите сите јануарски пораки. Ако можете да ја пронајдете вистинската е-пошта, таа е гарантирана од г-ѓа Мејер, секретар на г-ѓа Милер. Датирано е на 8-ми февруари и темата е „Полска понуда надвор од акција“. Во текстот се вели дека алтернативно ќе ја добиете понудата од швајцарската компанија бидејќи полската компанија не ги исполнува условите. Вие исто така може да ги видите предлозите за тоа како треба да се променат условите.
Синџирот за пошта се состои од осум електронски пораки од колегите на испраќачот со контрадикторни предлози. Затоа, напишете силна е-пошта до испраќачот и прашајте кој е најновиот статус за условите на оваа понуда. Добредојдовте на секојдневното лудило што си го даваме едни на други во форма на е-пошта!
Непочитувањето на правилата за е-пошта создава трошоци
Повеќето менаџери се запознаа со основните правила на комуникација за време на нивната обука. Научивте дека целата комуникација има четири компоненти:
информации за врската (како постапувам со мојот колега како примател?),
жалба што се однесува на желбата, каков ефект може да има комуникацијата,
Самооткривање: Како се претставувам, што вели оваа порака за мене?
Комуникацијата во деловен контекст им служи на деловната цел. Треба да биде ориентирана кон целите, да ги подобрува перформансите и да ги решава проблемите. Изразено во бројки, проблемот е како што следува: Во компанија 10.000 вработени работат со е-пошта. Секој губи пет минути продуктивно работно време секој ден поради збунетост во електронската комуникација. Направете математика: По цена од 100 евра по вработен и 200 работни дена, ова резултира со горда сума од околу 16 милиони евра. Па што не е во ред?
1. Предметот грев
Испраќачот не размислуваше за тоа кој треба да биде точниот предмет. Или важната швајцарска понуда исто така мора да се спомене во темата или да се испрати посебна е-пошта со понудата.
Предметот е наслов на е-пошта - ако недостасува, примачот е изгубен: По приемот, тој или таа не знае за што станува збор, дали е важно, дали може да ја остави работата зад себе. Ако тој самиот не го додаде предметот, има малку шанси подоцна да ја идентификува е-поштата. Покрај тоа, примателот ќе биде вознемирен од несовесноста на испраќачот, што го принудува да оди на дополнителни должини.
Навиката да се користат стари е-пошта како образец за нова е-пошта до испраќачот и да не се менува темата е исто така непријатна. Испраќачот има предност што не мора да ја бара адресата. Примачот тогаш се прашува каква врска има стариот предмет со новата содржина - ако некогаш ја отвори поштата, затоа што ако стариот предмет укаже на нешто со кое веќе долго време се работи, тој можеби ќе го врати набрзина, а потоа смета дека е застарен во одреден момент. Во овој случај, меѓусебното ценење дефинитивно би било избалансирано: „Нема да ги читам вашите е-пошта ако не се потрудите да ми дадете испратена порака за правилна тема“.
2. Гревот со верижна пошта
Испраќачот не ги сумираше или измени предложените измени. Нека примателот види како работи! Ако има неколку примачи, сте го умножиле напорот - што придонесува за перформансите на компанијата.
Препраќањето на синџирите за е-пошта има и други стапици: Кога брзо се испраќа, честопати не се проверува дали третата е-пошта од долниот дел содржи информации или коментар што не треба да ги има новиот примач. Било затоа што оваа информација не е негова работа или затоа што забелешката може да го повреди. Да, се разбира, не треба да пишувате навреди или остри коментари во е-поштата затоа што тие стапнуваат нагоре - но не само првиот испраќач, шпедитерот е исто така одговорен за она што го проследува. Ова може да биде особено зачинето кога станува збор за работа со клиенти или добавувачи, т.е. преку границите на компанијата.
11. Користете ги одликите на современите програми за е-пошта.
Повратен повик: Е-поштата што е испратена погрешно или без прилог се повикува назад. Користете ретко, подобро е внимателно да ги проверите пораките пред да бидат испратени. Е-поштата често се отвораат брзо и не можат да се повикуваат назад.
Автоматски одговор: Функцијата надвор од канцеларијата е навистина корисна и треба да се користи! Сепак, треба брзо да го деактивирате кога ќе се вратите во канцеларијата.
Повторно испраќање: Понекогаш е-поштата никогаш не стигнува до адресатот, на пример затоа што не успева серверот за пошта. Со функцијата за повторно испраќање, тие лесно можат да се испраќаат по втор пат. Пред да испратите, додадете коментар како што е „втор обид“ во насловот.
Потврда за испорака: Убаво е да се има, но не и апсолутно потребно. Исто така, не работи со секој систем за е-пошта.
Прочитај потврда: Исто така убаво да се има.
3. Поштенски пинг-понг
Специјалниот случај на ланецот е поштенски пинг-понг. Испраќачот и примателот ги пишуваат своите прсти напред и назад со неколку е-пошта со цел да се разјаснат тешките проблеми, а со тоа да се создаде одреден гнев и очај кај другите. Зошто да не зборуваме едни со други на телефон? Говорот и контра-говорот честопати можат да се разјаснат многу брзо.
4. Гревовите за избегнување
Испраќачот на е-поштата во горенаведениот пример сакаше да избегне да го троши своето време на сумирање и координирање - но тоа никогаш не работи со е-пошта. Не пробај ни. Доколку се потребни резимеа, запишете ги веднаш и резервните колеги и шефови заштедете ги примарните е-пошта од вашиот тим или од дискусијата за купување.
Станува навистина лошо кога зафатените директори донесуваат одлуки преку е-пошта. Колку и да е јасна состојбата, темата немаше да дојде на ниво на шеф, ако беше лесно, затоа што тогаш некој друг ќе одлучеше. Како по правило, станува збор за спорна тема и за ова е потребно да се слушнат сите страни синхроно во говорот и контра-говорот. Демотивиран е оној што не бил слушнат или чии аргументи биле изгубени во синџирот на пошта или не биле разбрани. На претпоставениот победник нема да му биде мило кога ќе му треба неговиот колега да продолжи да работи заедно - и пред сè: одлуката може да биде неоптимална ако не е погрешна.
Избегнувањето на одговорност преку е-пошта е исто така популарна игра. Сепак, оваа игра има само губитници. Секој што секогаш пишува со најголема можна мејлинг листа, постигнува само тоа што на крајот никој не се идентификува со темата и останува сам со темата. Секогаш има приматели кои одговараат на е-пошта, иако добиле само копија, но всушност му се обраќа само на директниот примач. Можеби не му се допаѓа да има разговор по е-пошта со 20 лица.
Безмисленоста, структурната неодговорност и недостатокот на свесност за тоа што го правите комуникативно, а понекогаш и недостатокот на обука, доведоа до главно скапана е-пошта култура. Типичните знаци на болест за организација која веќе не работи се загрижувачки: „Добивам толку многу е-пошта што повеќе не можам да ги прочитам на сите - а камоли да одговорам на нив. Чекам додека не биде толку важно да ми се јавите или да разговарате за темата се решава на состаноците “. Ова е човечки разбирливо од гледна точка на засегнатото лице. Влијанието врз културата и мотивацијата е фатално, но потценето. Одговорноста за транспарентност во кој било вид на ваша комуникација е на крајот суштинска вредност во справувањето едни со други. Културата на вредноста е една од нематеријалните вредности во компанијата - без неа имате една кај сите вработени чии умови и срца се важни за резултатите на компанијата лош штанд.
5. Смартфонот греши
Паметен телефон што се користи за проверка на е-пошта во движење може да биде инструмент за подобрување на перформансите - или ѓаволски инструмент што го зголемува стресот преку постојана достапност. Сите стапици што постојат во комуникацијата по е-пошта се дадени и овде. Ова е засилено со желбата на испраќачот да одговори брзо и кратко. Тука има скратувања што прават недоразбирање многу веројатно, ако некој не размисли внимателно за тоа што примателот треба да го разбере одговорот.
Разбирате синџири за пошта на вашиот паметен телефон? Нема шанси. Треба да скролувате толку многу што сигурно ќе се откажете прво.
Да се отворат и читаат прилозите? Да, треба да бидете многу цврсти кон неразумното.
Е-поштата од шефот, кој моментално е во странство, е: „Да, се разбира“. Знаете дека тоа го напиша на својот паметен телефон. За жал, недостасува референтната е-пошта. Вие го решите вашиот мозок за тоа кој документ за одлука сте и го испратиле преку е-пошта. Тие ја пребаруваат вашата пошта. Потребно е многу време. Во одреден момент наидувате на е-пошта од колега кој го копирал како КК и го прашал шефот дали може да замине на одмор по исклучок за да го затвори месецот. Овде, исто така, стана вообичаено да се прави без големи букви - затоа што префрлувањето е доста досадно. Ова е исто така широко прифатено меѓу корисниците на оваа технологија. Сепак, мора да размислите на кого да му напишете. Колегата кој знае дека стоите на аеродромот во Јапонија и кој одговори брзо пред да се пријави? Или до извршниот директор на клиентот што само го освоивте?
6. СМС-гревот ака WhatsApp-грев
И истото се однесува на СМС-пораките, како и на пораките на WhatsApp: Одлично за кратки пораки (првиот скратено е и скратено!) Од типот: „Возот доцни два часа“ или „Ве молам итно јавете ми се за понудата Швајцарија“, но несоодветни за посложени прашања во деловното опкружување. И, ве молиме, не користете кратенки земени од младински јазик во деловен контекст! Како комуницирате со вашите пријатели или деца е друга работа.
Етикетата за е-пошта на интранет е бескорисна
Сега голем број компании имаат етикета за е-пошта на нивниот интранет. Сепак, многу малку вработени го познаваат. Нема корист затоа што никој не се придржува до тоа. И никој не се придржува до тоа, бидејќи особено извршните директори даваат лош пример и затоа непочитувањето не е санкционирано. Вашиот сопствен пример од горе од хиерархијата е помоќен од убаво формулираните правила. На крајот на краиштата, како сообраќајот по пошта се воспостави како заеднички медиум за корпоративна комуникација? Користејќи го овој медиум - и само преку овој медиум - да го поканите шефот на неговите состаноци.
Комуникација по е-пошта: шефот мора да стане пример
Ако сте на мислење дека транспарентноста во комуникацијата значително ја промовира ефикасноста и ефективноста во вашата компанија, т.е. се чувствувате одговорни за јасноста на вашите електронски пораки, повеќе не ги правите сите гревови наведени погоре. Убедете го вашиот шеф и колегите од управувањето реагирајќи (умерено) на гревовите на вашите колеги - особено со I-пораки за самооткривање на испраќачот и што значи неговото однесување во комуникацијата за ценење на врската.
Што се однесува до вашите вработени, имате можност да одговорите на гревовите со јасна изјава - но ве молам приватно. Тоа значи, по можност не преку е-пошта! Убедете ги одговорните во вашата компанија кои спроведуваат курсеви за обука дека комуникацијата по е-пошта е навистина проблем за обука на вработените, можеби дури и како дел од дискусијата за вредностите. Можеби вашиот извршен директор може да се добие како моќен спонзор и gives ја дава на темата неопходната важност од врвот. Но, продолжете да ги мелете забите кога вашите клиенти ги прават сите наведени гревови - освен ако не сте платен тренер за комуникација за нив.