Напишете и одговорете на деловни е-пошта

Дали исто така ви е тешко да одговорите или да напишете е-пошта? На почетокот, на младите професионалци им е особено тешко да напишат пораки кои се формално точни. Вака правилно одговарате на е-пошта и со доверба пишувате деловни е-пошта.

деловни

Општи совети за е-пошта.

Потребно е големо внимание, особено кога станува збор за апликации преку Интернет и кога контактирате со менаџери за човечки ресурси или потенцијални работодавци по е-пошта. Во случај на деловни е-пошта, во игра влегува таканаречениот нетикет, кој треба да се почитува при размена на информации по електронски пат.

Зборот „нетикет“ е комбинација на поимите нето за интернет и етикета за добро однесување и вклучува некои правила што треба да се почитуваат при пишување и одговарање на е-пошта, особено во процесот на апликација и деловните електронски пораки.

Не-приватните е-пошта, како писма, мора да бидат значајни, точни и да содржат јасни пораки. Загриженоста треба да се формулира јасно и концизно и со кратки реченици. Ова заштедува време на примачот и го олеснува разбирањето.

тајмингот.

На деловна или официјална е-пошта треба да одговорите во рок од 24 часа ако е можно. Викендите се исклучок тука. Во случај на годишен одмор, белешка надвор од канцеларијата треба да означи дека одговорот може да биде одложен.

отсуство.

Ако не сте во состојба да работите бизнис, треба да поставите известување надвор од канцеларијата за да ги известат испраќачите дека мораат да бидат трпеливи со одговорот. Пример за порака надвор од канцеларија:

Почитувани дами и господа,

Ви благодарам за Вашата порака.

Од [датум] па се до [датумот], јас за жал не сум во канцеларија и затоа не можам да одговорам на вашата порака. Вашата порака не е проследена. Во итни случаи, ве молиме контактирајте го мојот колега г-дин/г-ѓа [име] на [адреса за е-пошта].

Ви благодариме за разбирањето.

Со почит

Должина на е-пошта.

Ако треба да пишувате и да одговарате на е-пошта во вашата работа, важно е да обрнете внимание на должината на вашата порака. Како по правило, запомнете дека целата порака треба да биде видлива на екранот на лаптопот без читателот да мора да се движи надолу.

Правилно структурирајте ги е-поштата.

Точна структура на е-пошта:

  • значајна предметна линија
  • учтив облик на обраќање
  • кратка воведна реченица
  • Главниот дел поделен на пасуси
  • пријателска завршна реченица за збогување
  • Поздрав, не кратенка како MfG!
  • Име и презиме на испраќачот

Во случај на деловна е-пошта, ова е проследено со друга потпис како и информации за законот за трговски друштва.

Прилози во е-пошта.

Се разбира, за ова често се користат е-пошта, Документи напред. Но, внимавајте на тоа приврзаност на тоа:

  • Накратко упатете се на додатокот во текстот и кој документ го има: Во прилог, ќе најдете список на трошоците во датотека во Excel.
  • Направете го прилогот не поголем од 2 MB и максимум 5 MB.
  • Да не испраќаме премногу документи или само навистина корисни документи.
  • За е-пошта надвор од компанијата, користете формати како што се PDF, JPG или ZIP што може да ги отворат сите.

    Секогаш запомнете: Читателите прво мора да го отворат прилогот, а потоа да го преземат и зачуваат. За тоа е потребно време. Затоа има повеќе смисла да се испрати врска до документот на серверот на компанијата наместо прилог за внатрешни електронски пошти на компанијата. Друга можност е да ставите слика за преглед во пораката, на пример, ако станува збор само за кратко гласање.

Е-пошта или личен разговор?

Особено кога станува збор за далекусежни или комплицирани работи, треба да се измерите помеѓу е-пошта и личен разговор. Честопати е поефикасно и побрзо да му се објаснат фактите на другата личност во разговор отколку во писмена форма. Значи, пред да се борите половина час да ги запишете своите објаснувања и потоа да одите напред и назад пет пораки за да ги разјасните сите прашања што ги имате, има смисла да земете телефон за момент или да договорите личен состанок. Потоа, секогаш можете да напишете е-пошта во која ги зафаќате најважните точки.

Следната графика покажува голем дел од електронските пораки испратени во нашата комуникација, што го покажува процентот на електронски пораки испратени годишно (без спам!) Само во Германија:

извор: statista.de (2018): https://de.statista.com/statistik/daten/studie/392576/umfrage/nummer-der-versendeten-e-mails-in-deutschland-pro-jahr/

Ако не сте сигурни што треба да разгледате во одделните професионални полиња, тука ќе најдете дополнителни информации: