Организирање настани - така функционира Маркетинг-BÖRSE
Ажурирање на 08.08.2019
Конференциите, конгресите и настаните сè уште растат во Германија (1). Тие формираат важна компонента во планот за маркетинг и можат одлично да се користат за лојалност на клиентите, зголемување на имиџот и за понатамошна обука. Кој ги организира, треба да размисли многу. Овој план од 10 чекори има за цел да помогне.
1. Дефинирајте ја идејата, целите и целните групи
Основниот камен за планирање на секој настан е идејата со дефинирање на целите и целните групи. Проверете што сакате да постигнете со настанот. Дали служи за лојалност на клиентите? Дали сакате да го зголемите вашиот имиџ со тоа? Дали служи за понатамошна обука и тимска лојалност на вработените? Запишете ги целите и користете ги како основа за понатамошно планирање. Исто така е важно да се намали целната група. Дали е тоа настан за вашите клиенти, за нови клиенти, за партнери или за вашите вработени?
2. Вид, тема и мото на настанот
Каков настан треба да биде? Семинар, конференција, саем за трговија, фестивал, конгрес, вечерен настан, изложба, церемонија на доделување награди, прес-конференција, роудшоу или тимска манифестација? Под која тема треба да се објави настанот? Можете ли да создадете и мото? Дмекско секоја година рекламира со ново мото. Оваа година е „Доверба во тебе“. Тоа е дури и објавено со соопштение за јавноста.
https://www.marketing-boerse.de/news/details/1921-dmexco-motto-fuer-2019-lautet-trust-in-you/157133
3. Датум, време и место
Размислете за соодветен датум за настанот. Забележете и други важни датуми - нема преклопување со важните трговски саеми. Разгледајте и алтернативен датум.
Потоа утврдете ја временската рамка во која се одвива настанот: Дали е тоа семинар наутро или работилница за време на ручек, церемонија на доделување на награди навечер, еднодневен или дводневен конгрес, петдневна изложба низ Германија или тимска манифестација за време на викендот?
Каде треба да се одржи настанот? Дали имате сопствени простории на компанија или треба да пронајдете соодветен хотел за настани? Дали местото е лесно достапно? Дали ви треба шатл-служба? Доколку се вклучени и одржливост и екологија, треба да се најде соодветна локација со угостителство.
4. Број на учесници
Кој е поканет на настанот? Колку учесници очекувате? Дали и партнерите и децата доаѓаат? Колку вработени има? Во зависност од бројот на учесници, мора да се најде соодветната локација.
5. Буџетско планирање и спонзори
Пред да започнете со деталното планирање, треба да се расчисти расположливиот буџет. Дали учесниците плаќаат мал придонес или ги покриваат целосно трошоците? Дали можеби сте пронашле спонзор или трошоците можат да бидат прераспределени на партнерите?
6. Програма и одговорен
Составете ја програмата заедно. Кои се клучните говорници и предавачи на белешките? Дали има резиме со графичко снимање по презентациите? Оваа кампања беше одлично прифатена на DialogSummit. Овде можете да видите успешен пример за церемонија на доделување на е-пошта.
Определете кога и каде: добредојде и предавања на главната сцена, мастеркласи во просториите 1 и 2, акција 1 во фоајето, акција 2 во сала 3 и акција 3 за време на ручекот. Исто така, наведете во брифинг за сите одговорни вработени (список) кој е одговорен за различните активности и кој е одговорен за различните актери. Потсетете ги сите главни звучници и звучници 1-2 недели пред настанот. Не дека состанокот е внесен погрешно во календарот и дека треба да пронајдете соодветна замена кратко претходно.
7. Седење
Постојат различни опции за седење, на пример, банкетско седење, блок-седење, квадратна форма, форма на Е, седиште со шевронен, парламентарно седиште, круг на столици, редови на столови, во форма на Т и У, седишта по ред. Ако очекувавте повеќе регистрации, можете да преминете од седишта во редови на места за парламентарни маси.
8. Пронајдете даватели на услуги
Во зависност од големината на настанот, настанот може да го организирате и изведувате сами. Но, можеби ви треба поддршка од давателите на услуги. Ова може да биде, на пример, агенција за настани што се грижи за сè. Можеби ќе ви треба фотограф, градител на сцени, уметник, експерт за филм и музика, модератор и звучник, поддршка за програми на отворено или за превоз. Можете да најдете список овде.
9. Безбедност и соработка.
Исто така, мора да се почитуваат барања како што се заштита од пожар, медицински услуги, ГЕМА и полициски час. Сигурно дека не оди добро ако музиката треба нагло да престане по 22 часот затоа што полицијата е пред врата за да го наруши мирот.
10. Рекламирање пред, за време и по настанот
Поканете рано на настанот преку писмо и е-пошта. Сите важни информации треба да бидат на веб-страницата. Не заборавајте на објавата во различни канали на социјалните медиуми и преку соопштение за јавноста. Еве список на професионалци во ПР.
За време на настанот можеби ќе ви треба папка за конференции со програма и комплет за печат. Не заборавајте на знаците на звучникот и ознаките за името. Можете исто така да го свртите вниманието кон себе со прикажување на тркалање.
По настанот, можете да направите анкета за задоволството на клиентите и да научите од одговорите за следниот настан. Ваквата анкета дава одговори за тоа што беше особено добро прифатено: Дали беа главните предавања, мастеркласите, церемонијата на доделување награди или танчерите на самба? Можете исто така да користите позитивни изјави за рекламирање на следниот настан. Испратете ги покажените слајдови на PowerPoint до учесниците потоа и заблагодарете им се за учеството. Ако го знаете тоа, не заборавајте да го споменете датумот за следната година.
Заклучок
Со успешен и добро организиран настан, ќе бидете запаметени од вашите клиенти, партнери и вработени.
извор
1 - Германскиот пазар на настани останува динамичен - Состанок на германско биро за конвенции е.В. состанок- & EventBarometer 2018/2019 GCB
Друг напис на оваа тема, објавен на 21.03.2018 година
Совршено планирање на настанот - 12 совети
Настаните се идеални за привлекување нови клиенти и задржување на клиенти. Со успешна сцена ќе бидете запаметени.
Маркетингот за настани е идеален за стекнување и задржување на нови клиенти. Вие ги исполнувате носителите на одлуки од индустријата на саемот или настанот на конгресот и можете да го убедите клиентот во директен разговор.
Планирањето на настанот е важен дел од планот за маркетинг. Прашањата треба да се разјаснат, како што се: На кои саеми изложуваме? Дали правиме роушоу? Ако е така, со партнери или без? Кое место ни одговара? Со кои професионални даватели на услуги работиме? Причина за размислување за планирање на настани. Овие 12 совети треба да ви помогнат.
1. Дефинирајте ја целта и целната група
Пред да започнете со реалното планирање на настанот, прво мора да се разјасни која цел ја следите со настанот. Дали служи за стекнување нови клиенти, грижа за клиенти или сакате да дадете изјава и да го полирате вашиот имиџ? Или сте обучувач/организатор и работилници и семинари се вашиот бизнис модел?
На кои целни групи треба да им се обратиме: B2B, B2C, loversубители на кучиња, милениумци, над 60-тите години, ентузијасти на мотори, архитекти или fansубители на градежни машини? Документирајте ја вашата идеја за настанот и целите што се следат со неа, без оглед дали станува збор за изглед на саемот, работилница, изложба на патиштата или годишнина на компанијата.
2. Поставете го буџетот
Пред да започнете со реалното планирање, треба да се разјасни прашањето за буџетот. Кој е буџетот на располагање? Треба ли самиот настан да се финансира - т.е. учесниците да плаќаат - или настанот е бесплатен? Маркетинг клубот Карлсруе ги покани своите членови на Палацо Хале во Карлсруе за 50-годишнината од постоењето. Беше незаборавна вечер и беше документирана на видео.
3. Организација
Целта е дефинирана и утврден буџет. Сега е време да се организираме и да закажеме распоред. Ако се потпрете на агенција за настани за организација и имплементација, ќе ја најдете овде. Блогот за управување со настани дава добар пример за „список за проверка“ во областа на распоредот.
Добриот софтвер за управување со настани може да ви помогне да планирате.
4. Тајминг
5. Локација и локација
Каде треба да се одржи настанот? На пример, Франкфурт има железничка станица и меѓународен аеродром. ICE запира во Манхајм, а регионалниот воз застанува во Вагјузел. Размислете внимателно за тоа која локација најмногу одговара на вашиот настан и вашата компанија. Локацијата е исто така важна. Замок, замок, кланица или треба да биде покласично - хотел? На пример, не само архитектите се чувствуваат како дома во хотелите Марсел Ванддерс. Designerвездената дизајнерка собира награди и во јануари во Келн, еден ден пред меѓународниот саем за мебел, беше прогласен за „Дизајнер на годината“ од реномираното списание за архитектура и живеење. Тој ја опреми земјата Камеха во Бон.
Или, како да се случи настан во Берлин, директно на Бранденбуршката порта, во престижната зграда Аксика од американскиот architectвезден архитект Френк О.Гери? Можете да добиете понуда преку Интернет овде.
6. Концепт за покана
Добра организација за покани може да ви заштеди многу време и пари. Кампања на повеќе нивоа, персонализиран пристап со содржина специфична за целната група (на пр. Различни пристапи кон содржини за клиенти и заинтересирани страни) доведуваат до поголем одговор. Елке Клаузен дава бројни совети за дигитализација во маркетингот на настани во нејзината книга Дигитална трансформација - Како да ја револуционирате генерацијата на вашето олово.
7-та програма
Постојат многу начини за дизајнирање на програмата. Настаните и церемонијата на доделување на наградите се одржуваат во пресрет на саемот. Познати говорници се поканети на саемот, привлекувајќи посетители на саеми или посетители на конгреси. На пример, dmexco 2017 во Келн понуди програма на суперлативи за дигиталната економија: 570 врвни меѓународни звучници обезбедија нова храна за размислување на важното шоу за дигитални иновации и промовираа креативност, иновации и вмрежување. Но, помалите настани исто така можат да го понудат ова: изложба на патишта со партнери и добри звучници, појадок за размена.
Придружната изложба е исто така добро прифатена од посетителите. Саемот во Карлсруе изложи стара градежна машинерија на двојниот саем за рециклирање Актив/Тифбау во живо во Карлсруе на изложбениот простор. Натоварувач на влекач Ханомаг K5b, еден долберг 300 со кофа со ровокопач, валјаци Вибромакс и два миксери за бетон од историското здружение за градежна опрема ги воодушеви посетителите.
Друг пример: На дигиталниот самит, покрај презентациите и церемонијата на доделување на е-пошта, одличните електронски кампањи беа презентирани и на изложба за постери.
Совет: Размислете за темите што ги интересира вашата целна група и потоа дизајнирајте ја вашата програма.
8. Главниот вовед
Главното предавање често го отвора настанот со клучната порака на настанот и им дава на учесниците нови импулси и идеи. Главниот збор обично го дава реномиран звучник или професионален говорник. Дефинитивно треба да испланирате дел од вашиот буџет тука. Не мора веднаш да биде Бил Клинтон. Заработи 500.000 УСД за еден говор. 2013 година требаше да платите 5000 евра за поранешен министер (Welt.de).
9. Вмрежување
Понудете можности за вмрежување. На пример, саемот за конгреси CCW во Берлин нуди тркалезни шипки за шипки во областа на изложбата. Машината за кафе е веднаш до неа и за време на паузите се служат мали слатки колачи. Ова е одлично место за разговор со други посетители на саеми. Друга можност е брзо запознавање. Тие нудат можност за брз контакт со поголема група на луѓе.
10. Рекламирање, социјални медиуми и односи со јавноста сè за настанот
Веб-страница за настан е задолжителна. Поканете лично со флаер, пошта и е-пошта. Најавете го настанот на специјализирани портали. Појаснете дали апликацијата за настан е неопходна. Датумот и местото не треба да изостануваат во објавата. Можете исто така да дадете упатства за тоа како да стигнете таму со јавен превоз и со автомобил.
Работата на печатот околу настанот ја промовира свеста. Список на професионалци за односи со јавноста, категоризирани според фокусот на индустријата, може да најдете овде.
Совет: Не заборавајте да го најавите настанот на различните социјални мрежи. Можеби е интересен и попуст за партнери или томбола за билети.
11. Интервју со гостите
12. Документи за презентација
Документите за предавање на говорниците и линковите до видео записите можете да ги испратите до посетителите по настанот. Ве молиме веднаш наведете го датумот за следната година.
Интересна група за историска градежна машинерија е.В .: http://www.ighb.de
Габриеле Браун е управен директор на директориумот за даватели на услуги маркетинг-BÖRSE GmbH. Таа е ИТ експерт повеќе од 25 години.