Подмирување на трошоците со внатрешно и надворешно патување

Објавено на 17-03-2017 - Ажурирано на 03-07-2018

Без оглед на полето во кое работи еден субјект, тој повремено може да бележи трошоци поврзани со патувања на вработените. Патувањето може да биде внатрешно и надворешно.

Како претприемач, можете да имате вработени кои патуваат и прават трошоци или можете да се напуштите: или како вработен во вашата компанија, или како администратор.

Често се поставува прашањето: кои трошоци можеме да ги надоместиме во случај на патување?

Најважно е тоа порамнување на трошоците за извршување деловна цел, затоа што често сме во искушение да плаќаме за трошоците за сместување за време на празниците, што не е фер практика.

Вработените/администраторите кои патуваат во интерес на работата имаат право да ги плаќаат трошоците за превоз и сместување, исто така, имаат право на додаток за делегирање (дневница), согласно законот за работни односи.

Трошоците што можат да се надоместат за патување на вработените се генерално:

транспорт и сместување;
оброк сервиран;
надоместок за патување (дневница);
трошоци со автомобилот - ако патувањето е направено со автомобил на вработениот/компанијата.

Услови за подмирување на трошоците за превоз

Трошоците за превоз се намируваат со придружни документи. За да имате право на порамнување, патувањето мора да се изврши, согласно законот, со превоз: автомобил, авион, воз итн. Придружните документи што мора да се чуваат се фактурата, потврдата, изјавата за сметката.

Ако патувањето е направено со автомобил, постојат две ситуации:

автомобилот е сопственост на работникот: мора да се донесе договор за заем и во врска со порамнувањето, мора да се чуваат ваучерите за гориво/патни даноци/други трошоци со автомобилот и датумот на нив мора да се совпадне со периодот во кој се случило патувањето.

Во конкретниот случај на вработените во јавните институции кои користат сопствен автомобил за да патуваат за целите на компанијата, постои ограничување на износот што ќе се реши, соодветно на еквивалентната вредност од 7,5 литри гориво на 100 километри поминато на најкраткото растојание.

автомобилот е сопственост на компанијата: одбивањето е 50% ако автомобилот е делумно користен за вршење на дејноста и 100% ако автомобилот се користи во целост заради извршување на дејноста на компанијата. За порамнување потребно е да се чуваат придружните документи (потврди, фактури, итн.).

Внимателно! Во случај на автомобили што се користат исклучиво заради извршување на активностите на компанијата, за да се даде целосна одбивност при пресметување на фискалниот резултат на трошоците со автомобилот, потребно е да се изготви патоказ кој мора да ги содржи барем следниве информации:

категорија на користено возило;
цел и место на патување;
поминати километри;
сопствена норма на потрошувачка на гориво по изминат километар.

Ако не може да се докаже дека автомобилите се користат исклучиво за вршење на дејноста на компанијата, и направените трошоци и ДДВ-то се одземаат само во пропорција од 50% и патоказот повеќе не е задолжителен.

Делегацијата исто така може да ги надомести трошоците за превоз направени на локацијата на дестинацијата користејќи ваучер за такси, автобуски билети или други документи.

Услови за решавање на сместување и послужени оброци

Во врска со одбивањето на трошоците за сместување, добро е да се знае дека:

локалитетот во кој работникот е испратен во движење мора да се наоѓа на растојание од повеќе од 5 км од локалитетот во кој има постојано место на работа;
за приватни компании нема законски ограничувања или надворешни ограничувања за видот на сместувањето; тие можат да се воспостават внатрешно со одлуки за управување, на пример;
за јавните институции постојат одредени ограничувања на бројот на starsвезди на туристичката структура (2 или 3 starsвезди, под одредени услови).

За порамнување на сместувањето и оброкот, потребни ви се придружни документи (фактури, потврди, потврда, изјава за сметка) со кои ќе се потврдат направените трошоци.

Доколку оброците се организираат со деловните партнери за време на делегирањето, трошокот за послужениот оброк се одзема во рамките на протоколарните трошоци, утврдени со Фискалниот законик.

Како општо правило, дневниот додаток е наменет за покривање на трошоците за оброк и други трошоци, освен сместување и превоз. Вработените кои имаат осигурени оброци (вклучени во услугите за сместување) исто така можат да имаат корист од дневниот додаток, но се појавува дополнителен данок.

Доколку се доделат дневниот додаток и оброкот што се служи, ќе се утврди кумулираната сума, а она што го надминува таванот за одбивање е предмет на данок и социјални придонеси.

Важен е методот на фактурирање: ако послужениот оброк се фактурира одделно, тогаш тој се асимилира со додаток за патување. Ако е вклучена во вредноста на сместувањето, тогаш се смета за сметка за сместување и не се асимилира со дневниот додаток.

Според О 60/2015 со кој се менува Одлуката на Владата бр. 1.860/2006 година во врска со правата и обврските на персоналот на јавните органи и институциите за време на делегирањето и испраќањето во друг локалитет, во врска со износот што претставува надоместок на трошоците за сместување на персоналот во делегација и да не престојува во сместувачки структури според законот е 45 леи.

Услови за дневно населување

Дневниот додаток е сума на пари доделени на вработените, кои ќе вршат внатрешни патувања (внатре во земјата) или надворешни (во странство). Се доделува на календарски ден и неговиот износ е утврден со закон.

Вредноста на доделениот дневен додаток ја утврдува секој субјект. Постои ниво до кое дневниот додаток се смета за одземен трошок - ова е 2,5 пати повеќе од нивото на дневен додаток утврдено за вработените во јавните институции и во странство 2,5 пати повеќе од законското ниво утврдено за дневниот додаток со одлука на Владата, романскиот персонал испратен во странство за исполнување на одредени привремени мисии.

Одземениот износ на ден, за патувања во земјата, е 42,5 леи.

Нивото на надворешниот дневен додаток што може да се додели на персоналот испратен во странство за извршување на некои привремени мисии е даден за секоја земја одделно во анексот од ГД 518/1995. Во повеќето земји на ЕУ, нивото на дневен додаток е 35 евра, што помножено со 2,5 достигнува износ од 87,5 евра на ден, за приватни компании.

Внатрешниот дневен додаток се доделува во случај на делегирање и испраќање во друг локалитет, како и во случај на патување во рамките на локалитетот, во интерес на услугата, на растојание од повеќе од 5 километри од локалитетот каде што има постојано место на работа.
Нивото на дневниот додаток може да се утврди на друго ниво од страна на компанијата. Дневниот додаток се одзема во рамките на горенаведениот лимит, сè што ја надминува оваа вредност ќе се третира како приход од плата и подлежи на социјални придонеси (и на работникот и на работодавачот) и данок на доход.
Дневниот плафон што не се оданочува се доделува само ако времетраењето на патувањето е подолго од 12 часа, со оглед на секои 24 часа на ден патување во интерес на вршење на дејноста.
Од 2016 година, администраторите исто така можат да имаат корист од дневниот додаток.

На крајот од патувањето на работникот, сите овие придружни документи се приложени:

Налог за патување, кој е составен во формат предвиден со Наредба бр. 2634/2015 година.

Ова е документ што служи како располагање на делегираното лице да го направи патувањето на територијата на земјата, документ за намирување на направените трошоци, документ за утврдување на разликите што треба да ги прими или да ги врати носителот на авансот.

Налогот за патување (делегација) се составува за секое патување, од страна на лицето кое треба да го изврши патувањето, како и за оправданоста на дадениот аванс со цел да се набават материјални вредности со плаќање во готовина.

Печатот повеќе не е задолжителен на налогот за патување од 2016 година. Форматот на новиот документ повеќе не обезбедува простор за печатот, како што беше даден на стариот формат на документот одобрен од О 3512/2008 и важечки до 31.12.2015 година.

Исто така, начинот на кој циркулира внатрешно и бројот на примероци веќе не се утврдени со закон. Овие ќе мора да ги утврди секој субјект преку своите постапки.

Налогот за патување го пополнува лицето што ја напушта делегацијата.

Налог за плаќање/наплата

Ако, при порамнување на авансот, износот на направените трошоци е поголем од добиениот аванс, за разликата што треба да ја добие носителот на авансот, на благајната му се составува налог за плаќање.

Ако, при порамнување, износите во врска со реалните трошоци се пониски од добиениот аванс, разликата што треба да ја надомести носителот на авансот се депонира во канцеларијата на благајната врз основа на Налогот на благајната.

Враќањата или разликите што треба да се платат не се потребни од касиерот. Може да се намири и преку банка.

Аранжманите за плаќање/наплата ги комплетира благајната или сметководителот.