Управување со текст во компанија за директен маркетинг Не држете се до старите плетенки
Бидејќи неодамна се повеќе се појавуваат на пазарот софтвер за обработка на текст и брзи печатачи за калиграфија за системи за обработка на податоци, дадени се предуслови за техничко спојување на обработка на податоци и обработка на текст. Сепак, искуството покажа дека само техничката интеграција не е доволна. Наместо тоа, мора да се стимулира процес на преиспитување и реорганизација. Според мислењето на ИТ-менаџерот Гинтер Фишер од Лауденбах, застарените идеи за тоа како да управуваат со преписката, исто така, треба да бидат искоренети, што ја попречуваат ефикасноста дури и повеќе од техничките проблеми.
Во директен маркетинг, рекламната пошта е широко дистрибуирана во голем број. Списоците со клиенти на средни компании за нарачки по пошта често содржат неколку стотици илјади адреси, понудените производи се многубројни, а нарачките што треба да се обработуваат секој ден се илјадници. Значи, се случува барањата до одделите за дописи да бидат огромни. Пораката во заминување не само што треба да реагира индивидуално на очекувањата на клиентите, туку треба да се креира и со што е можно помалку одложување и, пред сè, со разумни трошоци. Проблематичен потфат кога треба да се пишуваат неколку стотици различни писма секој ден.
Може да се обиде да се справи со предизвиците од поплавата на писма со организациски напор. Дополнителен персонал, машини за диктат и системи за обработка на текст го забрзуваат создавањето, уредувањето и печатењето на буквите текстови. Воведувањето на модуларни букви и паметно изработени стандардни букви ја намалува работата на размислување, формулирање и диктирање. Сепак, друго тесно грло, обезбедувањето информации и критериуми за донесување одлуки од досието на клиентите, кои се од суштинско значење за пишување писма, не може да се отстранат со ограничување на организациските мерки во канцеларијата за дописи. Покрај работните области на дописниците и дактилографите, оние на ЕДП, луѓето за обработка и маркетинг мора да бидат рационализирани и координирани за да се избегнат одложувања, недоразбирања, а со тоа и слаба услуга на клиентите. Важен чекор во оваа насока е спојувањето на EDP и обработка на текст.
Целта е да се пренесат што повеќе работи за размислување и диктат од дописниците и работата за пишување на машините за пишување во ИТ системот и да се автоматизира.
Во нашиот случај, анализата на преписката подолг временски период покажа дека на околу 80 проценти од поштата на клиентите одговарале со стандардни букви, околу 15 проценти со модуларни букви и само околу пет проценти со индивидуално диктирани букви. Со помош на понатамошни темелни набудувања и анализи, кои беа систематизирани и сумирани во табелите на одлуки, беше можно да се напише програмски пакет ЕДП кој, како вистински дописник, спроведува работа за донесување одлуки и „диктат“, составува адреси, текстови и променливи и ги испраќа до печатачот поминува, кој печати букви подготвени за потпис.
Како резултат на здрава недоверба кон целосно автоматизираната технологија, компјутерските букви не се испраќаат неконтролирано, туку се проверуваат и потпишуваат од службениците со користење на профили на клиенти кои се отпечатени истовремено, бидејќи високоразвиените автоматизми понекогаш произведуваат типични компјутерски шеги. Од истата недоверба, се водеше сметка автоматскиот систем да биде поништен со интервенција на дописникот за да може поединечно да се соберат текстуалните букви. Овие мерки на претпазливост гарантираат дека од куќата нема буква што не е барем проверена и потпишана од луѓето.
Спојот на обработка на податоци и обработка на текст прикажан овде нуди голем број на предности: За секое поединечно писмо на клиентот, процесот на донесување одлуки се пренесува во ИТ програма која работи со сложени и обемни табели за одлуки и со тоа ги олеснува дописниците кои се под притисок да извршат. Обемните рутински задачи што дактилографите исто така треба да ги извршуваат на современите текстуални системи ги извршува истата програма. Нема грешки или одложувања во преносот на адреси и податоци помеѓу EDP и обработка на текст, што исто така може да се забележи на соодветните работни станици опремени со EDP екрани. Кодирањата на текстуалниот модул веднаш се зачувуваат во базата на клиенти на ИТ кога е напишано писмото и со тоа се заменува зачувувањето на копиите од буквата, кои имаа развиено голема количина на простор. Понатаму, модерните големи компјутери овозможуваат поголема интелигенција на системот, капацитет на складирање и поголема брзина на печатење отколку системите за чиста обработка на текст. Сепак, најголемата предност е што службеникот сега има повеќе време за секое индивидуално барање на клиент и со тоа обезбедува подобра услуга.
Секако, слични придобивки може да се постигнат со автоматско допишување во други области. За оваа цел, покрај инсталацијата на стандарден софтвер, треба да се напише програма за кореспонденција што е индивидуално прилагодена на корисничкиот проблем, што е лесна, но многу вредна задача.