7 начини да се стане вистински продуктивен со приоритет на задачите - Авокато

Секој од нас има моменти кога ќе се вклучиме во многу други проекти, иако сè уште не сме ги завршиле другите, а тоа е затоа што не им даваме приоритет правилно на своите задачи. Деловните луѓе, директорите или вработените, исто така, се соочуваат со овој проблем, поточно, со овој предизвик, односно приоритет на задачите. Сепак, со толку многу задачи на вашата лична листа на обврски, сè што треба да направите е да тестирате неколку техники за да станете попродуктивни.

Откако ќе ги поставите своите приоритети, елиминирајте го стресот, фокусирајте се на она што треба да го направите и станете попродуктивни во вашиот секојдневен живот.

Не е како да започнувате нова листа на обврски скоро секој понеделник, за во среда да бидете целосно разочарани кога ќе го погледнете и сфатите дека не сте направиле ниту половина од тоа.?

Иако може да изгледа едноставно да сфатите кои задачи бараат целосно внимание, приоритет на задачите е многу повеќе од вежба. Ако вашите задачи се обединат и мислите дека не можете да се справите, овие 7 методи можат да ви помогнат да направите ранг за нив.

Пост споделен од Ана-Марија Удриште (@anaudr) на 18 февруари 2020 година во 22:28 часот PST

1. Направете список со вашите задачи.

Не можете да бидете ефикасни во поставувањето приоритети на задачите, ако ги имате само на ум. Најдобар начин да започнете е да запишете список за обврски. Можете да го направите ова во документ Word или едноставно во тетратка или дневник, за да можете лесно да додавате или да пресекувате задачи.

Оваа листа ви помага да разберете која задача треба да ја извршите за еден ден, недела или месец. Исто така, ви помага да ги испланирате вашите задачи што се дел од истата цел на којашто долгорочно се стремите.

Една придобивка од оваа техника на приоритизација е тоа што ќе се фокусирате на завршување на поголеми и потешки задачи наместо помали, и ова ви дава чувство дека се фокусирате на нешто значајно, не само на нешто итно.

Наш совет: почнувате да ставате на таа листа сè што секогаш треба да правите и да достигнете листа на обврски со 100 поени, бидејќи во спротивно ќе полудите и целосно ќе ја намалите продуктивноста.

Подолу имате 4 готови списоци, кои само чекаат да се комплетираат, по степени на исполнување.

2. Користете ја матрицата за одлука на Ајзенхауер за да направите разлика помеѓу итните и важните задачи.

Ако Листа со обврски ви овозможува да откриете како да ја испланирате секоја задача, сепак може да бидете збунети што да правите сега и што да оставите за подоцна. Во овој поглед, постојат корисни техники кои можете да ги испробате.

Една од овие техники е Правило 80/20, исто така познато како Принципот Парето или Закон за малкумина, но критичен. Тој беше предложен од Josephозеф М. ranуран, консултант за управување, но именуван по италијанскиот економист Вилфредо Парето.

Принципот Паредо го изразува правилото дека, за многу настани, околу 80% од ефектите се создаваат од 20% од причините, бидејќи Вилфредо Парето забележал дека околу 80% од површината на Италија е во сопственост на 20% од населението.

Да биде применливо при поставување приоритети на задачите, треба да ги идентификувате задачите што создаваат најдобри резултати, но со малку напор. Сепак, принципот е ограничен и се заснова на искуство.

Матрицата на Ајзенхауер има поголема точност, па дури и ефикасност. Матрицата на одлуки е креирана од Стивен Коли за да им помогне на луѓето и да им помогне да разликуваат што е итно и важно од она што не е.

Матрицата се состои од 4 бирања, обележани со: Итно, Важно, Не е итно и Не е важно.

Итни активности се оние за кои е потребно итно внимание, како што се: телефонски повици, е-пошта или завршување на проект, додека важни задачи се активности што имаат влијание врз долгорочните цели.

Како да откриете кои задачи се итни и кои се важни?

извршува задачи што се итни и важни веднаш;
откријте го крајниот рок до кога треба да ги решите важните, но не итни задачи и (повторно) да ги закажете;
делегира итна, но неважна задача на друго компетентно лице и
отстранува активности од списокот кои не се ниту итни ниту важни.

Најпредизвикувачкиот аспект е да сфатите која задача е итна, но не и важна, и која е личноста на која ќе и ’доверите да ја исполни. Делегацијата, исто така, вклучува наоѓање на компетентна личност за задачата, објаснување што треба да направи и да му даде доволно време за правилно да го стори тоа.

3. Применете го методот Ајви Ли за да ги класифицирате дневните задачи според нивната вистинска важност

Дали некогаш сте биле во ситуација да имате бесконечен список на задачи што треба да ги исполните, но не знаете која прво да ја завршите? Која задача е поитна, поважна? И, за оваа дилема, со која сите се соочивме барем еднаш во животот, постои решение. Треба да пронајдете начин да ја дознаете вистинската важност на вашите задачи.

Ајви Ли тој беше експерт за односи со јавноста и можеше да ја насочи секоја активност, а пред повеќе од 100 години разви еден од најефикасните методи за да се постигне максимална продуктивност. За 15 минути поминати со секој директор на компанијата на Швам, таа ги утврди следниве правила:

ги потенцира шесте најважни задачи што треба да ги завршите следниот ден, на крајот од секој работен ден;
дава приоритет на шесте задачи, по важност;
следниот ден, фокусирајте се само на првата активност. Toе преминете на следната активност само откако ќе ја завршите првата;
користете ги истите правила за да ги завршите задачите во утврдениот редослед. На крајот на работниот ден, пренесете ги недовршените задачи на нова листа за следниот ден и
повторувајте ја оваа постапка секој ден.

Оваа работна стратегија - да извршите единствена задача - ви овозможува да останете фокусирани и правилно да им дадете приоритет на вашите активности.

Претплатете се на билтенот и бидете информирани

4. Користете ја техниката ABCDE за да одделите задачи со слични приоритети

Ако методот Ајви Ли ви помага да ги испланирате вашите дневни активности, останува прашањето: Како да се одреди вистинската важност на задачите? На вашата листа можете да имате активности на кои им давате ист степен на значење.

Ако се соочувате со тешки и сложени задачи, принципот Паредо или матрицата за одлука на Ајзенхауер можеби нема да ви помогнат во целост.

Во овој поглед, се препорачува да се даде приоритет на задачите ABCDE техника, исто така познато како Метод на Елис. Концептот е создаден од психологот д-р Алберт Елис и адаптиран од д-р Мартин Селигман, кој го воведе во јавноста во неговата книга „Изведен оптимизам“ од 1990 година. Овој метод поставува два или повеќе прагови за истата задача наместо ги одржува на исто ниво на важност

Како работи методот ABCDE?

направете список што треба да направите следниот ден, доделувајќи броеви од 1 до 5;
додава А, Б, Ц, Д или Е пред секоја задача на списокот („А“ ја дефинира најитната задача, како што е важен состанок, „Б“ изразува задача што би било добро да се изврши, „В ”Предлага активност што не би повредила да ја извршувате,“ Д ”е задача што можете да ја делегирате на некој надлежен, а“ Е ”ја одредува задачата што можете целосно да ја елиминирате) и
повторете го процесот додека не ги доделите сите задачи на списокот на соодветните броеви и букви

Тајната на овој метод е тоа што бара од вас веднаш да ја започнете задачата што ја означивте со „А“, затоа, ќе бидете поорганизирани и побрзо ќе завршите навистина важни работи.

5. „Јадете жаба“ за да поставите продуктивно темпо

Иако звучи чудно, оваа техника е многу ефикасна и едноставна. Ја изразува идејата дека треба да ја извршите задачата што не ви се допаѓа наутро, а потоа да продолжите со другите. Во врска со ова, Марк Твен рече: „Ако имате жива жаба да јадете, нема смисла да ја гледате многу долго!“ (н.н. Ако треба да јадете жива жаба, нема смисла да ја гледате долго време! ”)

Ние често имаме тенденција да ги правиме активностите лесни на почетокот и да ги оставиме комплицираните кон крајот на денот, така што „Никогаш нема да имаме време да го направиме она што го сакаме, но ќе имаме време да го направиме она што е важно“. Но, ако користиме обратна стратегија - препорачана од специјалисти - со започнување на денот работејќи на најтешката задача што треба да ја извршите, задоволството ќе биде поголемо кога ќе ја завршите, а во текот на денот ќе имате повеќе енергија и ќе бидете мотивирани да направите сè што сте замислиле.

Внимателно но дека мора да го земете предвид и деноноќниот ритам на секоја личност. Ако сте личност која подобро се фокусира ноќе, залудно сакате да започнете со напорна активност во првиот дел од денот. Тогаш се препорачува да го започнете денот со полесни, административни активности и да ги оставите вашите „тешки“ активности за кога сте навистина продуктивни и креативни.

И тогаш мора да ја прочитате оваа книга за да откриете каде живеете.

6. Користете го Методот со 2 списоци за да ги извлечете најважните цели

Вие нема да бидете ефикасни и продуктивни ако следите погрешни цели. Давање приоритет на задачите значи и добра дефиниција на целите. Затоа, треба да процените дали вашите активности, како и задачите водат кон успех, за да ја постигнете предложената цел.

Ворен Бафет разви метод на продуктивност во 3 чекори што го користеше за подобрување на перформансите на своите вработени и се нарекува Метод на 2-списоци. Работи вака:

означете ги најдобрите 25 цели што сакате да ги постигнете на листата (цели во кариерата, животот, итн.);
заокружете ги 5-те најважни цели и запишете ги на список Список А и
додадете на друга листа, список Б (повикан и избегнувајте по секоја цена) другите 20 цели, .

Во овој момент, ќе добиете 2 списоци. Willе се фокусирате на списокот А, на важни долгорочни цели и кога ќе го завршите, вниманието ќе го насочите на списокот Б.

7. Максимизирајте ги 24 часа

Давање приоритет на задачите значи и време. Кога правилно ги извршувате задачите, ќе добиете дополнително време за себе и за вашите потреби. Најдобар начин да станете свесни за тоа како влијаат вашите избори врз идните обврски е да користите временски множители за да го зголемите времето.

Рори Ваден препорачува да откриете работи што можете да ги направите денес и да влијаат позитивно на утре. Со други зборови, помислете на најдобриот начин да го максимизирате денес, за да ослободите неколку часа утре, или, како што вели поговорката: „Не се откажувајте од она што можете да го направите денес“ и ќе го добиете тоа ексклузивно време. за тебе.

Бонус: Извршете ги најважните задачи за време на вашиот максимален период на продуктивност

Не мора секогаш да правите список за да бидете продуктивни. Beе можете да го подобрите нивото на изведба ако ги завршите сите задачи во даденото време.

Може да има, поточно, флуктуации во параметрите на енергија и концентрација и со тоа да се создаде крива на продуктивност. Со други зборови, тоа значи дека во одредено време од денот го достигнувате највисокиот праг на вашата продуктивност. Треба да разберете колку е часот за да извршите тешки и итни задачи за тоа време.

Најдобар пристап за да бидете продуктивни во текот на денот е да го идентификувате временскиот период во кој сте најефикасни.

Заклучок:

Потребно е време да се стане подобар во приоритет на задачите и активностите. Треба да откриете која техника најдобро одговара за вас, и кога знаете која е соодветна за вас, ќе дознаете на кои задачи треба да се фокусирате, ако тие навистина се важни и итни, и ќе станете попродуктивни.

Слика на Полина Цимерман на Пиксели