Деловно патување - од планирање до наплата - експерт за канцелариски мебел

И покрај зголемениот број на достапни канали за комуникација, важноста на деловното патување не е намалена. Напротив, особено кога станува збор за воспоставување и одржување на професионални контакти, запознавањето едни со други е исто незаменливо како и редовната размена со важни деловни партнери.

Оваа важност на личниот контакт особено доведува до големи очекувања, што може да го зголеми нивото на стрес пред и за време на таквото патување. За да бидете што подобро подготвени во вакви ситуации, следниот преглед дава упатства за подготовка на службено патување. Ова треба да го направи времето на зафаќање од заминување до надежно успешниот заклучок да биде порелаксирано, со цел да се сврти вниманието на содржината на патувањето, наместо на организациските прашања. Покрај тоа, одговорени се најважните прашања во врска со сметководството на патни трошоци за да можете внимателно да ги соберете потребните документи пред и за време на службено патување и да ги заштедите овие напори потоа.

Како се дефинира службено патување?

Како прво, треба да се разјасни како се разликува службеното патување од приватното патување. Двете варијанти имаат заедничко што за одреден временски период се оддалечувате од вашата традиционална средина на местото на живеење и работа и посетувате други - честопати непознати - места и луѓе. Сепак, додека сте во приватност, обично патувате од ваша лична мотивација и без притисок на очекување, секогаш имате работа да ја исполните. Ова може да варира од воспоставување деловна мрежа и одржување на постоечки контакти до склучување договори и специфични деловни договори, иако не е можно или ветува тоа да се направи од вистинското место на работа.

Подготовка на содржината на патувањето

Подгответе се за службено патување: размислете за важни документи и подгответе се добро за вашите дискусии! Фотографија: undrey/fotolia.com

Дестинација и период на планираното патување?
Кои се учесници на патувањето, како од вашата сопствена компанија, така и од деловните партнери на локацијата?
Каква е првичната состојба пред да се започне патувањето?
Кое е очекувањето за исходот од патувањето?
Кои аргументи или алатки имате како деловен патник за да ја постигнете својата цел?
Кои опции постојат за да ги убедат деловните партнери? Во кој момент можат да се направат компромиси?

Организација на службено патување

За многу службени патувања, сместувањето е потребно поради растојанието или времетраењето на активноста, обично хотел кој е погодно лоциран до дестинацијата. Со цел да се избегнат непријатни изненадувања при пријавување, ова треба да се резервира пред почетокот на патувањето.Ако имате било какви прашања на рецепција, препорачуваме да земете потврда за резервација со вас. Забележете ги времињата за пријавување и соодветните рокови до кога вашата соба ќе биде резервирана за вас. Доколку е потребно, треба да го известите хотелот за задоцнето пристигнување за да не дозволите резервацијата да истече.

Главен потенцијален фактор на стрес при службени патувања е патната патека и курсот. Навремено треба да се разјасни пред поаѓањето кои средства за транспорт ќе се користат. Во зависност од растојанието и буџетот, следниве опции се достапни:

лет
Автобус и воз
такси
автомобилски

Сосема е вообичаено да се комбинираат повеќе начини на транспорт за да се покрие целото патување од врата до врата. За да се подготвите за патувањето, дефинитивно треба да ги поставите сите издадени билети во брзо достапен дел од вашиот багаж.

Специјален случај: употреба на приватен автомобил

Со сопствен автомобил на службено патување: Тука важат посебни правила за наплата. Фото: Thaut Images/fotolia.com

Состојбата треба да се гледа со посебна претпазливост доколку се случи осигурен настан на службено патување во приватно возило. Во принцип, работодавачот го сноси овој ризик само ако има упатено користење на приватно возило. Меѓутоа, доколку работникот го донесе ова решение поради удобност, неговото осигурување од сопствено возило мора да ја покрие штетата. Под одредени околности, таквиот ризик може да биде покриен и со поголем додаток за километражата од работодавачот. Доколку се двоумите, препорачливо е да размислите за сеопфатно осигурување за деловно патување со цел да не оставите простор за толкување и конфликтите што произлегуваат од тоа.

Кога патувате на долги растојанија, од суштинско значење е да ги проверите условите за влез многу пред почетокот на патувањето и да ги имате релевантните патни исправи - д. Б. Пасош и виза - за да добиете.
Исто така, препорачливо е да дознаете за локалните услови во случај на непознати целни земји, особено за безбедносната и здравствената состојба, на пример, со цел препорачани вакцини.

Багаж

Сите потребни документи треба да се соберат непосредно пред патувањето за да може да се пристапи до нив веднаш по поаѓањето. Документите што можат да се подготват вклучуваат особено:

Патнички документи и информации
Преглед на сите потенцијални контакти и нивните детали за контакт
Документација која е неопходна за исполнување на деловниот мандат
Бизнис картички

Документите што треба да се разработат за време на патувањето се во најдобар случај веќе достапни како нацрти на тетратка или таблета за работното време на патувањето да не биде потрошено на подготвителни активности.

Кога го составувате багажот, пред сè и прво мора да бидете сигурни дека ќе можете да се појавите соодветно за таа пригода за време на патувањето. Деловна облека и производи за лична хигиена се задолжителни, но има и соодветни додатоци и, доколку е потребно, и облека за безбедност.

За да се избегнат финансиски тесни грла, треба да се планираат доволно средства за плаќање за патувањето. Откријте однапред кои средства за плаќање се прифаќаат, на пример, кога плаќате сметка за хотел или услуга за превоз, и ако е можно, земете готовина во локална валута со вас кога патувате во странство.

Не треба да се заборави техничката опрема, која се движи од тетратки за работа додека патувате до паметни телефони како комуникациски медиум. Практичен ласерски покажувач исто така се препорачува за презентации со цел да можете јасно да ја водите публиката преку предавањето. За сите овие уреди, од суштинско значење е да ги понесете придружните единици за напојување или резервни батерии. Во зависност од дестинацијата, потребен е и адаптер за приклучоци. Крајно е непријатно и досадно да мора да се дојде до резултат на деловен состанок без функционална опрема за работа.

Следење на извештајот за службено патување и патни трошоци

Следење за службено патување: Доставете ги сите релевантни документи до вашиот работодавец. Фото: Африка-Студио/Фотолија.com

За личното угостителство важат различни правила, бидејќи работодавачот плаќа дневна стапка за дополнителни трошоци за угостителство. За ова не се потребни докази. Оваа дневна цена се заснова на соодветната дестинација за патување, во рамките на Германија е 24 €. Сепак, може да се намали за денот на пристигнување и поаѓање ако патувањето траеше помалку од 12 часа, но помалку од 8 часа нема право на оваа паушална цена. Друг аспект што може да доведе до намалување е претпоставка за трошоците за оброци од трети лица. Класични примери за ова се покана за деловен ручек или појадок што е вклучена со ноќевање, што ја намалува дневната стапка за 20%.

Меѓутоа, ако самите ги поканите деловните партнери, овие потврди за гостопримство може да се достават, доколку работодавачот претходно ја дал поканата.

Ако нема потврди за одредени услуги, на пример за возење со такси, сметки за замена може да се издадат во зависност од прифаќањето на работодавачот, за што се враќаат помали и веродостојни износи.

Работното време додека патувате се бележи со извештајот за патни трошоци и првенствено ги вклучува оние за нарачката за работа - на пр. Б. состаноци, конференции, презентации - поминато време. Самото време на патување се смета само како работно време ако е составен дел од редовната активност, на пример во случај на претставник за продажба. Во спротивно, има право на евидентирање на времето на патување како работно време само доколку тоа треба да се користи за деловни цели, како што се телефонски повици или подготовка на документи по експресно упатство на работодавачот. Во секој случај, мора да се осигура дека законски дозволеното работно време од 10 часа на ден не е надминато.