Етикета за деловни односи

Посета на учтивост

Пристигнување во друг град или држава за да се населат деловни односи бизнисменот е врзан, како што се бара со правилата на протоколот, да се посети iteубезна посета на домаќинот. Посета на учтивост (протоколна посета) - е одговор на поканата и состанокот на гостинот при пристигнувањето.

Оваа мерка за протокол не само што изразува учтивост, туку е неопходна за шефовите на делегациите да ја финализираат програмата за работа на последниот состанок.

Правото на избор на местото и времето на состанокот им припаѓаат на гостите. Обично, учтивата посета се прави во канцеларијата на партијата домаќин.

Во утврденото време, гостите се очекува да влезат од вработен во компанијата (одговорен за мерките за протокол, секретарот) и да бидат однесени кај водачот на компанијата. Менаџерот на компанијата може лично да се сретне со гости во фоајето само во исклучителни случаи.

Пожелно е гостите да бидат примени во посебна просторија. Ако недостасува во канцеларијата на возачот, околу една маса мора да се распоредат троседот и фотелјите. На гостинот му се нуди седиште на софата. Домаќинот седи во фотелјата, која е од левата страна на каучот. Така, гостинот мора да биде на десната страна од домаќинот. Ако и двајцата седат на каучот, тогаш гостинот мора да биде и од десната страна на домаќинот.

Ако гостинот пристигнал со дама, тогаш од десната страна на домаќинот, односно дамата мора да седне на каучот. Гостинот, во овој случај, ќе седне на левата страна на домаќинот, што е второ по важност. Преведувачот сам го избира своето место.

Не е препорачливо да ги поставувате гостите спроти прозорците, од кои сончевите зраци сјаат директно - ова може да се третира како недостаток на почит.

Домаќинот прво седнува, поканувајќи ги гостите да заземат место.

За време на посетата на учтивост, како и во сите други случаи, иницијативата за одржување на дискусијата му припаѓа на домаќинот.

Иницијатива за заминување - гости. Знак за крај на посетата може да биде и долга пауза во дискусијата.

Посетата на учтивост трае 20-30 минути. Слатки и безалкохолни пијалоци, чај, кафе, овошје може да се сервираат 5-7 минути по почетокот. Не е дозволено да се нуди алкохол при вакви мерки.

После посетата, домаќинот ги поминува гостите во ходникот, во лифтот или по скалите.

Правила во врска со организацијата на разговори

Начините на личност која учествува во разговор се исто толку важни колку и човекот што го организира. Целиот амбиент на состанокот на кој присуствуваат многу луѓе зависи од професионалноста, ефикасноста, инвентивноста и внимателниот став на одговорните за организирање на истиот.

При организирање на разговорите каде учествуваат повеќе делегации, деловна етикета обезбедува правила со кои се регулираат повеќе детали: број на членови на делегации, нивниот состав, избор на место за состанок, време, состанок и распоред на делегациите на преговарачките маси.

Бројот на членови на делегациите зависи од природата на дискутираните прашања и нивото на претставници. Протоколот препорачува формирање делегации за билатерални преговори, додека се одржува релативната еднаквост во однос на квантитетот.

Делегациите вклучуваат:

директни членови на разговорите;

компетентни консултанти (експерти);

помошен (технички) состав (преведувачи, возачи, итн.).

Двете страни на време го координираат местото и времето на состанокот, предметот на дискусијата и јазикот на кој ќе се одвиваат преговорите (може да биде јазикот што го зборува делегација, но и трет).

Местото каде што ќе се одвиваат преговорите може да има значително влијание врз нивната ефикасност. На нејзината територија, деловните луѓе, како спортистите, се чувствуваат побезбедно, поудобно и имаат повеќе шанси да успеат.

На состаноците, ретикетски его добиени во земјата каде што се одвиваат. Така, странската делегација може да биде погодена од културен шок, поради разликите во обичаите и традициите меѓу земјите.

Но, преговорите поминати на нејзина територија нудат не само предности, туку и недостатоци:

не е можно да се одложи одлуката, мотивирајќи дека недостасуваат потребните информации;

тој се чувствува должен кон својот партнер, кој помина долг пат за оваа средба;

грижите, поврзани со организацијата на разговори и состаноци на гости, може да отстапат од предметот на преговорите.

Затоа, во некои случаи, делегациите претпочитаат да се состануваат на неутрални територии. И кога состаноците се трајни, компаниите можат да ги организираат разговорите еден по еден на територијата на секоја земја.

Препорачливо е салата за преговори да биде подеднакво неутрална, на пример во конференциска сала, специјално дизајнирана за такви цели. Трошењето разговори во канцеларијата на партијата е повеќе за самопромовирање, за да го импресионирате вашиот партнер.

Комерцијалните повици обично се поставуваат во 9.30 или 10.00 часот и траат во просек 1,5 час. Во втората половина на денот, деловниот состанок мора да започне во еден часот за да не заврши подоцна од 17.00-17.30 часот. Но, не веднаш после пладне.

Според правилата на протоколот, состаноците со странски партнери мора да се одвиваат во специјално подготвени простории. Од масите е потребно да се земе сè што е дополнително и да се остават тетратки, пенкала, пепелници, шишиња минерална вода, чаши. Очилата се распоредени наопаку - знак дека не се веќе користени. Овошје и слатки не се препорачуваат да се понудат на преговарачката маса.

Делегацијата мора да ја пречека влезот на зградата каде што се наоѓа канцеларијата (доколку разговорите се водат на една од страните) од вработен во компанијата, но не и од нејзиниот водач или членовите на делегацијата домаќин. Делегацијата ќе се одржи во просторијата каде што ќе се водат разговорите и каде во ова време делегацијата домаќин мора да биде во целост.

При уредување делегации на преговарачка маса, исто така е потребно да се земе предвид статусот на членовите. Можните варијанти се прикажани на сл. 4.1.

Снимката на разговорите е важен момент, кој мора да се обезбеди при нејзино организирање. За ова, може да се назначи специјално лице или самиот шеф на компанијата (ако тој само ги водеше преговорите). Лицето кое го водеше разговорот при регистрација не треба да ја користи заменката „Јас“. Партнерот е именуван во трето лице, но не се користи заменката „тој“. Може да се замени со зборовите: соговорник, партнер.

Типологија на деловни маси.

Бизнисот се одвива не само на преговарачка маса и со преписка, туку и за време на деловни оброци. Во нив, деловните партнери добиваат можност да одржуваат и развиваат односи не само со своите партнери, туку и со претставници на официјални, социјални, културни и медиумски групи. Се организираат деловни оброци за одбележување на настан (извонреден ден, национален празник, презентација), со цел да се покаже почитта и почитта на одредено лице или делегација, во врска со завршувањето на преговорите и потпишувањето на договорот итн.

Деловните оброци се организираат според правила за деловна етика, прифаќање на одредени отстапувања само доколку се оправдани со спецификите на компанијата.

Почесто во пракса, се користат следниве видови деловни оброци: ручек, ручек, вечера, коктел, ла ла фрла, чај, „чаша за вино“ или „чаша за шампањ“.

Деловните маси се поделени на почесни и помалку почесни, дневни и вечерни, со поставување трпеза и бр.

Најчесните се сметаат според ручек за меѓународна пракса (ручек) и ручек (вечера).

Деловни оброци на денот се: „чашата вино“ (Vin d’Honneur) или „чашата шампањ“ (Coupe de Champagne) и појадокот.

Седи на маса за појадок, ручек, вечера (вечера).

ручек е организирана за мал број луѓе. Време за забава - помеѓу 12.00 и 15.00 часот. Трае час, час и половина (од кои 45-60 минути се трошат на маса и 13-30 минути на кафе или чај).

Менито вклучува мезе, топла риба и храна од месо, десерт (слатки, овошје, сладолед и сл.). Пијалоците вклучуваат вино, ракија, вадча, ликер, шампањ.

Шампањ се служи со десерт.

Кафето и чајот се служат на иста маса или во друга просторија. Табелите за ова се наредени повторно.

Иницијативата за крај на појадокот (ручек и вечера) мора да му припадне на домаќинот. Формата на облека за појадок, како по правило, е секојдневно одело.

Ручекот е најсвечена и најчесна масовна дејност. Се одржува помеѓу 19.00 и 21.00 часот. Трае 2-2,5 часа, од кои има 1,5 часа на масата. Како за време на ручекот, пред поканата за вечера и откако гостите заедно со домаќините можат да поминат 15-20 минути во друга просторија, каде што се нуди кафе или чај.

Менито за ручек е многу посложено во споредба со менито за ручек и мора да го содржи првиот курс.

Напладне, мажите се поканети со своите жени. Формата на облеката е означена во поканата.

Вечера започнува во 21.00 часот и подоцна. Поканата за театар или друг настан честопати служи како причина за вечера. Во овој случај, вечерата ќе започне по овој културен настан.

Мени за вечера и вино - како и ручек, освен првиот курс, кој обично не се нуди на овој вид деловен оброк.

коктел и четирикета - најчестите видови деловни оброци. Таа е организирана од различни причини. Време на започнување - 17.00-18.00 часот и трае два часа. Поканата го означува времето на започнување и крај на оброкот, на пример: 17.00-19.00 часот, бидејќи коктелот е дозволен да доаѓа во кое било време што е вклучен во овој временски интервал и исто така е дозволено да замине во кое било време до крајот табела.

Ако вработените во една компанија не дојдат заедно во коктелот, но за возврат, оние што заземаат пониска хиерархиска позиција мора да дојдат пред раководството. Подредениот, кој пристигнува по неговиот менаџер, крши етикета за деловно работење. При заминување, правилото се следи обратно: прво раководството заминува, а потоа според заземените позиции, другите соработници.

Обично, голем број луѓе се поканети на коктелот (од 15-20 до неколку стотици).

Ние нудиме мали закуски, сендвичи, бисквити, овошје и сл. Нема вилушки за гостите на коктел-масата. Келнери нудат чаши за коктел или може да се организира алкохолен бар во шведска маса.

Деловните оброци од овој вид се случуваат стоечки. Гостите сами ги избираат своите јадења и пијалоци. Но, може да има исклучоци. На пример, за луѓе со свештенички гради, посебна маса може да се стави во еден агол од собата.

Форма на облека - секојдневно одело.

На вилушката-ул, како и коктелот се одвива помеѓу 17.00 и 20.00 часот.

Менито содржи повеќе јадења во споредба со коктелот. Плочи и вилушки се предложени за секоја од нив. Рабовите на масите се оставени слободни за гостите да ги стават своите плочи.

Ако нема многу гости, се служи еден оброк. Кога ќе дојдат повеќе луѓе, се организираат неколку оброци, за по 6-8 лица.

На овие деловни оброци (коктел, форшета, ара форшета) мора да ги поздравите домаќините, но дозволено е да заминете без да се збогувате.

Формата на облеката е означена во поканата.

Чајот се организира помеѓу 16.00 и 18.00 часот и обично само за жени. Трае 1-1,5 часа. Ние нудиме слатки, слатки, овошје, слатко и суво вино, сокови, кафе, чај.

Форма на облека - секојдневно одело.

"Чаша вино "или" Чаша шампањ ". Овој оброк започнува во 12.00 часот и завршува во 13.00 часот. Тоа е најниско ниво на деловни маси. Се предлага, како по правило, само шампањ, вино, сокови. Закуски може да бидат мали намази, ореви. За време на дадениот деловен оброк не седнува.

Форма на облека - секојдневно одело. Оваа деловна маса не бара комплицирана организација и многу време за својата забава.

Организирање деловни оброци

Секоја деловна маса мора да биде добро организирана. Подготовка на деловен оброк вклучува:

избор на тип на деловна маса;
воспоставување список со гости;
поканување на гости;
утврдување на планот за уредување на гостите на масата;
поставување на менито;
подготовка на говори и здравици;
утврдување на редоследот на деловната вечера.

Видот на деловна маса зависи од причината за нејзината организација. Најсвечени се ручекот и „а ла форкета“. Кога станува збор за многу гости, се избираат коктелот и „форкетата“. Во поедноставни случаи, се организира "чаша за шампањ". Кога целта на оброкот не е да се слави настан, туку да се комуницира, се организира појадок или чај.

Друг важен момент е воспоставување на списокот на гости. Пред сè, потребно е да се одреди вкупниот број на гости. Не смее да ги надминува можностите за услуга и да одговара на просторијата каде што ќе се одржи.

За поканата се користат специјални печатени ќебиња. Името и презимето на гостите се напишани рачно. Кога се поканети на деловната маса, каде што гостите ќе седнат на масата, поканата вклучува барање за одговор (Р.С.В.П. или „Ве молиме одговорете“). Неопходно е да се испрати одговорот во рок од 3-5 дена. Ако мажите се поканети со своите жени, ова е наведено во поканата, но тоа ќе биде напишано во името на сопругот или прво ќе биде напишано неговото име. Поканите се испраќаат најдоцна една недела или две пред настанот.

Поканата можеби не е лична, но може да содржи број на покани од компанијата. Во овој случај, списокот на лица кои ќе ја застапуваат компанијата на деловната маса е прикачен на одговорот на писмото.

Ако поканата е направена лично или по телефон, одговорот мора да се даде веднаш, но добивањето на писмена покана за официјален настан е потребно да се одговори со писмо.

Дозволено е да се одбие учество на деловната маса само ако има основани причини (патување, претходно договорена средба, од здравствени причини, итн.). Theената може да не одговори позитивно, дури и ако не се чувствува добро, но мажот како причина за одбивање може да оперира со здравјето само кога е сериозно болен.

На деловната маса, во поканата на која е побарано да одговори, мора да имате фиксен приход во наведеното време. Да доцниш е да ја скршиш етикетата. Ако се одржи деловниот оброк (на пример, коктел, „форкета“), тогаш е можно да се дојде во кое било време во интервалот наведен во поканата.

Домаќините мора да покажат должно внимание на сите гости кои пристигнуваат на настанот и потребно е да се изрази максимално внимание, почит и почит кон почесните гости.

Аранжманот на гостите на масата се врши земајќи ги предвид социјалниот статус и позицијата зафатена во компанијата. Следниве правила мора да се почитуваат:

најчесното место се смета на десната страна на домаќинот, второто најважно - на левата страна на домаќинот;
гостинот од многу високо ниво може да се постави пред домаќинот, тогаш за вториот ќе се смета местото од десната страна на домаќинот;
жената не седи покрај жената; мажот покрај сопругата;
жените не седат на работ од масата;
потребно е да се земат предвид јазиците што ги зборуваат гостите до нив;
за време на преговори за ручек, вечера, ручек можно е да се организираат делегации спроти едни на други;
местата спроти влезната врата се сметаат за почесни, но ако вратата е во еден дел од просторијата, тогаш на страната на масата, која е свртена кон прозорците, кои излегуваат на улица;
картичка со името на гостинот е поставена на секое место на масата;
изгледот на гостите е во ходникот или во прилог на поканите.

Откако гостите ќе ги заземат своите места на масата и поминаа 10-15 минути од почетокот на деловниот оброк, се добива првиот тост. Обично, ова го прави домаќинот, а потоа со тост доаѓа главниот гостин. Не се препорачува да се злоупотребуваат официјалните говори, особено оние што траат долго. Етикетата обезбедува оние што се на маса да ја водат дискусијата. Не е пристојно да седите на маса и да не разговарате. Французите велат: „Тишината повеќе се одвојува, како растојанието“. Неопходно е да имате разговори со двајцата соседи, како и со оние кои не се далеку. Карактерот на дискусијата на маса - лесен, опуштен. Не е дозволено да се покренуваат сериозни прашања или спорови.

Гостинска забава

Не е препорачливо да останете на деловната маса над времето што е наведено во поканата или да ги оставите сите гости веднаш по заминувањето на почесниот гостин. Ова остава непријатен впечаток. Нема потреба да се фокусирате на напуштање на настанот. Ако треба да заминете пред крајот на оброкот, потребно е да го сторите тоа на таков начин што гостите не забележуваат, но задолжително е да се збогувате со домаќините.

Важен момент е организирање на забавата на гостите. Домаќинот е дозволен да ги помине почесните гости на местото каде што ги сретнал (скали, автомобил). Сувенири може да се дадат на забавата на гостите. Обично, деловната картичка се менува на крајот од деловната маса, а не на почетокот.

Ако е можно, домаќинот, би било добро, сè додека сите гости не заминат да бидат таму, таму каде што ги помина почесните гости, давајќи им можност на сите гости да се збогуваат.

На деловните маси каде учествуваат многу луѓе, домаќините трошат само почесни гости. Останатите гости ги трошат луѓе кои ги запознале, кои обично се на исто ниво во организациската структура или имаат ист статус.

По деловниот оброк, задолжително е гостинот лично да му напише на домаќинот, заблагодарувајќи му се за оброкот (дури и ако не ја сакале храната). Писма со честитки и рачно напишани честитки се најсоодветни и никогаш не треба да ги потпишува секретарот. Но, во последно време е дозволено да се испраќаат благодарни писма по е-пошта.