Имате пошта! „- Како може да се спречи поплавата од е-пошта“
„Постојано може да се дојде до само робови“ - можеби сте ја слушнале оваа изрека претходно. Во однос на зависноста од мобилни телефони и сметки за е-пошта, таа е посовремена од кога било.
Или, вие не сте од оние кои постојано го проверуваат вашиот паметен телефон или дојдовната е-пошта, на начин на зборување со секој тон на сигналот „Пушка пеш“? Ако не сакате да бидете тероризирани од поплавата на е-пошта, прочитајте ги нашите совети за тоа како можете да го минимизирате бројот на пинг-картички со само неколку кликања и да станете забележително послободна личност.
Е-поштата е одвлекување на вниманието од работата
Потребни се околу 15 минути пред да можете целосно да се концентрирате на вашата оригинална работа откако ќе прочитате е-пошта или повикате. Можете да преземете контрамерки - со едноставни средства.
Во суштина, ние всушност треба да претпоставиме дека нашата работа може да се направи поефикасна бидејќи имаме е-пошта и онлајн алатки како што се вики. Анкетата спроведена од американската тренерска компанија „Апекс перформанси“ е во спротивност со ова очекување. Резултатот покажува дека многу вработени оставаат да бидат расеани од другите задачи со бројни прекини на работното место. Е-поштата стана важен фактор тука
Реорганизирајте го сообраќајот по е-пошта
Објективно гледано, постои разлика помеѓу „почувствуваниот“ волумен на е-пошта, вклучително и времето поминато на него и реалните бројки.
Ако работите во управување, може да најдете 300 пораки на ден сосема нормално. Сепак, некои од вашите вработени сметаат дека е нормално да добиваат и да одговараат помеѓу 20 и 30 електронски пораки дневно.
Авторите на анкетата споменати погоре се на мислење дека некој што прима повеќе од 100 пораки на ден, „Дефинитивно е над прифатливата граница“. Ниту една раководна работа не го прави неопходно да се информирате за повеќе од 100 факти секој ден. Ако не верувате во тоа, правите нешто погрешно.
1. Ако навистина сакате да направите нешто за да ја минимизирате дневната квота за е-пошта, проверете на колку списоци за испраќање се наоѓате. Оставете да бидете избришани во сите оние што не ви требаат итно. Ако, на пример, колегата е вклучен во поштенска листа, без да ве праша, зборувајте му за тоа.
2. Користете ја функцијата "Избриши автоматски" - на пр. Б. за е-пошта од специфични луѓе или дефинирани клучни зборови. Вашиот клиент за е-пошта може да се програмира на таков начин што дојдовните пораки или се бришат веднаш или завршуваат во одредена папка.
3. Дури и билтените што вреди да се прочитаат обично доаѓаат во погрешно време - најдобро е да ги ставите информациите во одредена папка и да ги прочитате кога ќе имате време. Треба да се отпишете од билтени што само ги архивирате, но никогаш не ги гледате.
4-ти. Во некои компании, потврдите за прием и читање сочинуваат 30 проценти од вкупниот волумен на е-пошта. Ослободете се од овие алатки, тие не се навистина сигурни и ги нервираат повеќето приматели.
5. Дали сè уште добивате несакана пошта? Потоа, известете го вашиот оддел за ИТ - одамна е можно да се работи без спам.
6-ти. Внимавајте на вашите основни задачи, што е особено важно на раководните позиции. Проверете го вашето сандаче за е-пошта - не повеќе од 40 проценти од пораките се однесуваат на вашите основни задачи.
7-ми. Функцијата CC може да стане вистински товар. Ако сте управител, можете да побарате од вашите вработени да не бидат проверени од CCI секој пат затоа што не можете да ги прочитате сите многу примероци. Ако сами ја користите функцијата CC, запомнете дека ниту една е-пошта не треба да има повеќе од двајца примачи.
Друг аспект е хиерархијата во вашата компанија: Додека порано вработените требаше да поминуваат многу време во подготовка на информации за своите претпоставени, копија од CC сега значи нула напор за вработениот, но многу за шефот. Покрај тоа, не секој автоматски чува копија од содржината на е-пошта во главата. Тоа звучи малку едноставно, но во многу компании се очекува секоја копија да биде прочитана и разбрана - не претпоставувајте дека ниту вашите колеги ниту вашиот шеф.
Но, тоа не е сè: Скоро секоја електронска пошта на ЦК генерира нови е-пошта затоа што примателите повторно му пишуваат на примачот на ЦК. Единствениот начин да се реши проблемот е јасно да се каже како сакате да бидете информирани. Ако барате да бидете поштедени од копиите на CC, тоа не значи дека сакате да се откажете од информациите. Ова можете да го направите само доколку поставите систем за известување, побарате коментирани копии од информации и ги демотивирате надворешните поставувачи на CC, упатувајќи ги на одговорните вработени.
8-ми. Покрај нивните основни задачи, вработените на раководни позиции, исто така, мораат да прават работи што одговараат на терминот потребно зло. Многу од нив доаѓаат по електронски пат. Веројатно не можете целосно да го избегнете ова, но можете да го намалите. Разликувајте ги потребните лоши е-пошта и оние што губат време. Beе бидете изненадени колку е голем нивниот удел.
9. Некои вработени имаат навика прекумерно да привлекуваат директори во секојдневна работа со помош на е-пошта. Ова може да биде знак дека сте презаситени, немате важни информации или сакате да се заштитите. Решете ги овие проблеми и гарантирано ќе добиете десетици помалку е-пошта.
Минимизирајте го нарушувањето на е-поштата
Назад на анкетата за успешноста на „Апекс“: од 300 испитаници, околу 70 проценти добиваат најмалку 21 е-пошта на ден. Повеќе од 50 проценти ги проверуваат своите сандачиња најмалку единаесет пати на ден, а секој трет ги проверува своите сандачиња по секое известување. 21 е-пошта не е многу во споредба со 100 до 300 пораки дневно што ги добива секој трет врвен донесувач на одлуки. Но, дури и со 21 е-пошта, потребното време е значително - ја оставате работата зад себе 21 пати. Две третини од испитаниците изјавиле дека дури се прекинуваат на секои 20 минути.
Овие постојани паузи имаат огромно влијание врз продуктивноста на работниците, според истражувањето спроведено во „Мајкрософт“. Таму беше утврдено колку време им требаат на вработените пред да можат да се концентрираат на нивната вистинска работа по е-пошта, повици или разговор пораки. Потребни се во просек 15 минути. Ова не го вклучува фактот дека вработените веќе испратиле одговор по е-пошта, доколку е потребно. Мажите одговараат на професионална е-пошта по еден до четири часа, жените обично го прават тоа во рок од еден час по приемот.
Постојаната е-пошта не само што го одвлекува вниманието, туку предизвикува и стрес. Научниците од Универзитетот во Калифорнија и американската армија ги отсекоа вработените од нивните сметки за е-пошта. После тоа, срцевиот ритам им беше поприроден и работеа пофокусирано и попродуктивно.
Продуктивноста на компјутерот може лесно да се зголеми - на пример, со деактивирање на известувањето за нови пораки или со користење на специјални алатки како што е JediConcentrate за да им помогнете.
Не ставајте роб на вашата сметка за е-пошта
Рака на срце: И вие ќе добивате еден куп е-пораки секој ден што на светот не му требаат - а вие сигурно не. Авторот и „дигитален терапевт“ Анитра Еглер објаснува на Шпигел ОНЛАЈН како може да работи дигиталната диета. Таа тврди дека е-поштата ве прави глупави, болни и сиромашни. Тоа е исто така наслов на една од нејзините книги, друга се вика „Фејсбук ве прави глупав, слеп и неуспешен“
Дознаваме дека авторката ги одредува фиксните времиња на прекинувачи во нејзиниот електронски потпис и постојано го игнорира копчето за примање во нејзината програма за е-пошта. „Навикнав на тоа. Јас секогаш го правев тоа кога не знаев што да правам следно ... “
Таа, исто така, има многу цврсто мислење за луѓето што постојано ги проверуваат своите поштенски сандачиња и го кажува ова на следниов начин: „Искрено, мислам дека кликнувате само за да видите дали има е-пошта што сè уште не е прикажана веќе сомнително. Треба само да замислите како би изгледало аналогно: Ако некој оди на поштенското сандаче на секои 15 минути или секогаш стои долу за да го пресретне поштарот, тој ќе заврши во стапицата. Во минатото, ниту една компанија немаше да бара од вработените да го чуваат сандачето од 7 до 21 часот “.
Анитра Еглер, исто така, нагласува дека просечна личност има дванаесет часа оргазам во текот на 75-годишниот животен век, но минува осум месеци бришејќи несакани е-пошта. Таа ја заврши математиката: Од 12 години „испратила по електронска пошта“ една и пол и две и пол „сурфала“, следствено на тоа четири години не живеела во реалниот свет. Таа смета дека ова е „лош запис“. И ова води кон прашањето: „Што се враќам од времето кога инвестирам во е-пошта?
Денес таа ги чита своите пораки по е-пошта двапати на ден - во 10 и 16 часот. Таа ги критикува луѓето кои секогаш очекуваат непосредни повратни информации и кои се јавуваат по пет минути да повикаат на е-пошта. Освен докторот за итни случаи, никој нема обврска да биде трајно достапен, вели Анитра Еглер.
Таа исто така советува компании и понекогаш наоѓа чудни практики таму - на пр. На пример, вработените пишуваат е-пошта во 17 часот и не дозволуваат програмата да ја испраќа до 23 часот. Шефот треба да мисли дека тие работат толку долго. Сè на сè, таа забележа пад на ефикасноста и паѓање на продуктивноста. Што докажува нивната теза дека е-поштата ве прави сиромашни и болни.
Но, зошто мејловите ве прават глупави? Со овој клучен збор, Анитра Еглер се осврнува и на постојаните прекини што ја нарушуваат концентрацијата. Таа прави пресметка дека на секои единаесет минути сме вознемирени на работа - од е-пошта, од мобилни телефони, од колеги. Наводно, истражувачите на мозокот откриле дека нашиот мозок станува зависен од тоа.
Заклучок: Наместо да размислуваме, ние само бараме нов стимул и кликнете на копчето за примање.