Инструкции и примери за автоматско напојување (Microsoft Flow) Office Kaizen
Power Automate (порано Microsoft Flow) е практична алатка со која можете брзо и лесно да креирате автоматски работни текови за редовно повторувани чекори и процеси на работа. За секојдневна рутина, треба само еднаш да внесете „работен проток“ - и никогаш повеќе да не го сторите тоа сами. Сопствениот слоган на Мајкрософт е „Работи попаметно, за да можеш да работиш помалку и да работиш повеќе!“ („Работете попаметно, тогаш работите помалку и повеќе!“).
Во ноември 2019 година, Мајкрософт објави на конференцијата Игнит дека Мајкрософт Флоу ќе биде преименуван во Автоматско напојување. Ова треба да стане појасно дека производот е дел од енергетската платформа и не само што може да мапира едноставни работни процеси, туку и сложени процеси.
Во овој водич за Office Kaizen, ќе дознаете што точно претставува Microsoft Power Automate и како можете да го користите во и надвор од Office 365. Особено практично: постојат готови обрасци на проток од Microsoft за повеќето апликации. Бидејќи рутинската работа е досадна за губење време - сè е поубаво ако работниот тек се грижи автоматски за вас во иднина!
Можете да го прочитате тука во овој водич на Microsoft Power Automate:
1. Што е Microsoft Power Automate?
Power Automate (порано Microsoft Flow) е веб-алатка заснована на облак за создавање индивидуализирани и меѓу-платформски работни процеси. Microsoft Flow е дел од Power Platform на Microsoft заедно со PowerApps и Power BI од 2016 година. Централната задача на услугата за автоматизација базирана на облак е да може да комуницира со широк спектар на извори на податоци преку голем број конектори. Врз основа на тоа, секоја логика може да се креира во корисничкиот интерфејс (работни текови), кои активности треба да се извршуваат автоматски за кои настани. Активностите во повеќе чекори со повеќе апликации може да се поврзат и комбинираат по желба - ова се однесува не само на апликациите Office 365, туку и на многу трети лица.
2. Како можам да добијам Microsoft Power Automate? (Бесплатна регистрација и дел од Office 365)
Power Automate (поранешен Microsoft Flow) е дел од Microsoft Power Platform и може да се користи бесплатно (по регистрација). Мајкрософт исто така ја интегрираше апликацијата Flow во својот пакет Office 365. Тогаш нема посебна регистрација, сè што треба да направите е да се движите на https://flow.microsoft.com/de-de/ со вашиот веб прелистувач и да се најавите со вашата сметка на Microsoft или Office.
- Microsoft Power Automate е достапна за сите оперативни системи (Windows PC, Mac) и исто така за сите мобилни уреди (паметни телефони и таблети Android, iOS и Windows). Може да управувате и да ги користите вашите работни текови од вашиот мобилен телефон и од која било локација.
- Покрај Excel, Outlook, OneDrive, OneNote, Dynamics 365 и SharePoint, сите други апликации на Office 365 исто така можат да бидат интегрирани во таков автоматизиран работен тек, на пр. Б. Јамер и форми.
- Покрај тоа, над 100 трети провајдери можат да бидат интегрирани во процесите на автоматизација на Power Automate преку конектори, на пр. B. Adobe Creative Programs, Azure апликации, DropBox, Facebook, Gmail, Google Drive, Instagram, LinkedIn, MySQL, Oracle Database, Pinterest, Salesforce, Twitter (на пр. Да следите твитови со одреден хаштаг), Vimeo, WordPress, Wunderlist, YouTube или софтверот за магацин Amazon Redshift.
3. Инструкции за создавање на (работен) проток
Со моќната алатка за автоматско напојување од Microsoft, процесите и рутинската работа од сите видови може да се автоматизираат низ програмите за да се создадат работни текови. Ова значи дека кога ќе се појави дефиниран настан за активирање (на пр., Дојдовна е-пошта од шефот), одредени активности се вршат автоматски (на пр. Известување за притисок на вашиот мобилен телефон). Корисничкиот интерфејс е релативно тенок и може да се работи интуитивно. Покрај тоа, Мајкрософт донираше и голем број на обрасци на проток што можат брзо и лесно да се прилагодат на индивидуалните барања (видете ги советите бр. 4 и бр. 5 во овие упатства). Постојат три различни опции за создавање на сопствен работен тек:
1. Започнете со празна апликација Flow: Кликнете на командата → + Креирај во вертикалната лента со менито од левата страна на екранот. Сега започнувате со празна апликација и постепено може да ги додадете индивидуалните дејства. Трите категории „Автоматски проток“ (активиран од дефиниран настан), „Непосреден проток“ (активиран рачно доколку е потребно) и „Планиран проток“ (автоматски се извршува во одредено време) се достапни за ова.
Совет: За вашиот прв проток, треба да користите готов образец и потоа да го измените за себе. Бидејќи со тематски соодветен образец ќе добиете „водич за учење преку прегледување“ за вашето прво креирање на работниот тек!
2. Пребарајте специфичен конектор или програма: За да започнете нов работен тек, исто така можете да пребарувате за конекторот или програмата што сакате да ја интегрирате. За да го направите ова, едноставно кликнете на командата → Конектори во левата лента со мени. Сега ќе ви се претстави избор од над 293 услуги со кои можете да создадете нов работен тек. Со кликнување на конектор, се наведени поврзаните деловни обрасци, како и индивидуалните активности што може да се изберат и настаните за активирање.
3. Користете една од многуте обрасци за проток од Microsoft: Кликнете на менито → Шаблони за пристап до колекцијата на шаблони за Microsoft Power Automate. Готовите обрасци за проток се достапни за сите можни апликации. Овие можат или да се користат веднаш или да се прилагодат по потреба доколку е потребно. Тоа заштедува многу време! (Погледнете го советот бр. 4 од овој водич за проток.)
Постојат три различни начини да креирате сопствен работен тек со Power Automate (порано Microsoft Flow). Слика: Мајкрософт, Биро-Кајзен.
4. Каков вид на колекции на обрасци веќе има Microsoft Power Automate?
Мајкрософт ве поддржува при креирање на свои работни текови со бројни обрасци на проток на широк спектар на теми што можете да ги користите веднаш. Овие готови обрасци на работниот тек се достапни за бесплатно преземање на почетната страница на Мајкрософт Power Automate и може да се пребаруваат за соодветната апликација, задача или индустрија. Мајкрософт ги нуди следниве колекции на обрасци:
- Дистрибуција: Единаесет обрасци за проток за поддршка на вашиот тим за продажба.
- Мобилни апликации: Дванаесет обрасци за проток за да бидете ажурирани во движење.
- Зголемување на продуктивноста: Дванаесет обрасци на проток што ќе ја подобрат вашата продуктивност.
- Развој на софтвер: Единаесет обрасци за проток за поедноставување на развојот на софтвер.
- Администрација на персонал: Девет обрасци на проток за насочување и подобрување на управувањето со човечки ресурси.
- Маркетинг: Единаесет обрасци за проток за да го подобрите вашиот маркетинг процес.
- Училиште: Осум обрасци на проток за поедноставување на вообичаените задачи во училницата.
5. Кои области се предмет на Microsoft Power Automate?
Можете исто така да ги прикажете шаблоните за работно движење со клуч на рака од Microsoft подредени по тематска област. За да го направите ова, кликнете во менито лево од командата emp Шаблони и потоа на хоризонталната лента со јазичиња под записот за пребарување на трите точки за → Повеќе опции.
Можете да ги прикажете готовите обрасци на работниот тек од Microsoft по предметна област. Слика: Мајкрософт, Биро-Кајзен.
Потоа можете да изберете од следниве предметни области:
6. Пример бр. 1: Автоматски префрлувајте задачи од Microsoft Planner во Outlook
Ако користите Power Automate (порано Microsoft Flow) за Planner, активирачкиот настан за работниот тек може да биде или завршување на задача за Planner, создавање нова задача Planner или веднаш штом ќе ви биде доделена задача. Ова го олеснува претворањето на задачата на Планер во задача на Outlook.
- Microsoft нуди образец за проток кој автоматски ја копира секоја нова задача на Planner во нова задача на Outlook → Копирајте нова задача на Planner на задача на Microsoft Outlook
- Можен е и обратниот начин → Создадете задача во планерот за нови задачи на Outlook
7. Пример бр. 2: Автоматски зачувајте ги прилозите за е-пошта на Office 365 во OneDrive
Power Automate (порано Microsoft Flow) е исто така особено погоден за автоматизирање на управување со е-пошта и датотеки. Со следниов проток, можете, на пример, автоматски да зачувувате важни прилози за е-пошта во дефинирана папка OneDrive. Ова значи дека информациите се лесни, папката е секогаш ажурирана и вие и вашите вработени имате пристап до неа во кое било време и од каде било → Зачувајте ги прилозите за е-пошта на Office 365 во OneDrive за бизнис.
Пример за автоматско напојување (порано Microsoft Flow): Автоматски зачувајте ги прилозите за е-пошта на Office 365 во OneDrive. Слика: Мајкрософт, Биро-Кајзен.
8. Пример бр. 3: Добијте известување за е-пошта од шефот
Не сите е-пошта се подеднакво важни и треба веднаш да се одговори на нив. Сепак, итните работи не смеат да се занемарат! Затоа, оставете сами да бидете кратко информирани со порака за притискање на почетниот екран на вашиот мобилен телефон или таблет веднаш штом одредена/важна личност ви напише е-пошта. Така, секогаш имате преглед дури и кога сте надвор и околу.
- Тек на работа за известување за притисок кога ќе добиете е-пошта од вашиот шеф.
- Тек на работа за известување за притисок кога добивате е-пошта од важен клиент.
9. Пример # 4: Автоматски зачувајте ги одговорите на истражувањето на Microsoft Forms на SharePoint
Microsoft Forms е бесплатна алатка Office 365 за креирање на онлајн анкети и веб-прашалници. Формите се погодни за сè, од брзи анкети и гласање во дигитални работни тимови до софистицирани прашалници за прибирање повратни информации од клиенти (→ повеќе информации за обрасците на Мајкрософт). Во зависност од видот на истражувањето на формулари, дојдовните одговори треба да бидат обработени во Excel или SharePoint. Мајкрософт исто така нуди два шаблона на проток за ова:
- Снимете ги одговорите на формуларот во SharePoint.
- Следете ги одговорите на „Формулари на Microsoft“ во работниот лист Excel Online (Бизнис).
Објаснувачко видео: Вовед во Microsoft Power Automate
(Времетраење 01:25 минути)
Вашите експерти во блогот Биро-Кајзен (од лево):
Експерт за модерна и агилна работа
Основач и пронаоѓач на канцелариски каизен
Експерт за дигитална работа со Office 365
Барате повеќе совети за Office 365? На оваа страница за преглед ги составивме нашите најважни објави на блогови за Office 365 за вас.
Остави коментар откажи одговор
Вашата адреса за е-пошта нема да биде јавно прикажана.