Како да направите табела во Гант

На оваа страница објаснуваме како да креирате Гант-табела. Описот на концептот на табелата Гант може да се најде тука: Што е табела во Гант?

Графиконите со Гант се креираат со апликации PMIS (Информативен систем за управување со проекти) како што се Primavera Project Planner®, Microsoft Project® или MindView®. Типичен пристап кон креирање распоред е да се одржат состаноци со избрани членови на проектниот тим и да се идентификуваат активностите. Иако овој пристап резултира со распоред, можеби не е целосен распоред. Комплетен распоред ги содржи сите активности што се неопходни за да се обезбеди усогласеност со правилото 100%. Правилото 100% бара основната линија на областа да покрие 100% од обемот на проектот. Основните компоненти на обемот се главните извори за идентификување на активностите на распоредот. Ако основната линија на областа опфаќа 100% од обемот на проектот, активностите со распоредот се однесуваат и на 100% од обемот на проектот. Значи, следењето на овие чекори ќе осигури дека конечниот план за проект е всушност целосен распоред

6 чекори до табелата Гант

Чекор 1 - Проверете ја основната линија на обемот

Повикајте го тимот заедно и прегледајте ја одобрената основа за обемот, која се состои од три компоненти: 1) изјава за обемот, 2) структурата за разградување на работата (PSP) и 3) речникот на PSP. Членот на проектниот тим треба да потврди дека основната линија на опсегот опфаќа 100% од обемот на проектот.

Чекор 2 - дефинирајте активности

Користејќи ја техниката наречена „демонтирање“, проектниот тим го дели секој работен пакет на ПСП на индивидуални активности. Исто како и при креирање на работни пакети на WBS, тимот мора да воспостави правила за креирање активности со распоред. Конечниот распоред мора да биде ефективен и ефикасен. Премногу активности можат да бидат исто толку негативни како и премалку. Исто така е важно да ги идентификувате роковите и пресвртниците кога ќе го разградите проектот.

Рокови за поминување на табелата Гант

Чекор 3 - редослед на активности

Секоја активност се однесува на една или повеќе други активности. Секоја активност, освен првата и последната, има врска со претходник и наследник. Редоследот на активностите значи дека активностите се ставаат во правилен редослед со користење на точни односи. Постојат четири типа на врски:

1. Крај - почеток - Активноста за наследник може да се започне само кога ќе заврши претходникот.
2. почеток - почеток - Активноста за наследник не може да се започне додека не се започне претходникот.
3. Почеток - крај - Активноста наследник не може да се заврши додека не започне претходникот.
4. Крај - крај - Активноста наследник може да се заврши само кога ќе заврши претходникот.

Врските 1 и 2 се најчесто користени. Крај-почеток е секвенцијална врска, почеток-почеток е типична паралелна или преклопувачка врска.

Чекор 4 - проценете ги ресурсите

Пред да се процени времетраењето, ресурсите мора да се идентификуваат и проценат. Изворите вклучуваат работна сила, материјали и опрема. Се користат различни техники за проценка, вклучувајќи аналогни, параметарски, три точки и одозгора. Вештините, компетенциите и технологиите се клучни фактори што треба да се земат предвид при правењето на проценката. По проценката на ресурсите, тие се вметнуваат во распоредот за соодветните активности. Исто така, се создава календар за ресурси за да се покаже кога се потребни и достапни ресурси.

Чекор 5 - Проценете го времетраењето

Времетраење е времето помеѓу почетокот и крајот на активност. Прегледајте ги ресурсите, односите и редоследот и проценете го времетраењето за секоја активност. Истите техники за проценка што се користат за проценка на ресурсите може да се користат за проценка на времетраењето. Сепак, не заборавајте да ги идентификувате условите што се ограничувања или ограничувања на некоја активност.

Чекор 6 - Развијте распоред

Создадете ја табелата Гант со вчитување на сите информации во алатката за софтвер за управување со проекти. Прегледајте го распоредот и осигурете се дека се земени предвид сите ризици за распоредот. Потврдете дека вклучува планови за одговор и непредвидени обврски. Типичен начин за решавање на непредвидени ситуации според распоредот е да додадете тампони на ниво на активност, ниво на проект или и двете. Тампон е активност што нема ресурси или обем за да обезбеди дополнително време и да ги намали ризиците од распоредот. Техники за оптимизација на ресурси, како што се изедначување или израмнување на ресурсите, се користат за создавање реални распореди. Прегледајте го и одобрувајте го распоредот. Одобрениот план за Гант шема станува основна линија на распоредот.

Како да работите со табелата Гант

Основната линија на распоредот на Gantt Chart е формалниот документ што се користи за извршување, следење и контрола на перформансите на распоредот на проектот. На членовите на проектниот тим им беа доделени работни пакети во структурата на разградување на работата. Соодветните членови на тимот ги проценуваат нивните активности на пакет со употреба на дисциплиниран метод. Постојат два најчесто користени методи за статусирање: 1) Процент на завршена работа и 2) Систем за управување со заработена вредност (ЕВМС). Првиот е лесен за употреба, но може да биде субјективен. Од друга страна, ЕВМС ги мери перформансите на распоредот врз основа на вредноста на завршената работа.

Реалната изведба на распоредот се споредува со планираната изведба за да се идентификуваат сите варијанти. Особено внимание се посветува на активностите на критичната патека. Критичната патека е најдолгата патека на распоредот и нема тампон. Ова се нарекува критично затоа што секое одложување на активноста на критичната патека резултира со соодветно доцнење на датумот на завршување на проектот. Критичната патека обично е обоена црвена кога е прикажана на Гантовите листи. Доколку варијансата го надмине поставениот праг, тимот на проектот мора да размисли да преземе или превентивни или корективни активности. Само ако отстапувањето не може соодветно да се земе предвид со овие мерки, проектниот тим треба да издаде барање за промена за формално менување на основната линија.

Критична патека прикажана со црвена боја

Голем број техники се достапни за преземање активности за корекција на разликата. Проектниот тим може да додаде водства или заостанувања. Оловото е намерно прилагодување на активност со поставување на датумот на почеток порано од првично планираното. Може да се користи олово за да се забрза распоредот. Сепак, ризикот од распоредот обично се зголемува. Исто така, доцнењето е намерно прилагодување на активност што го одложува датумот на почеток. Кога работите со водство или заостанување, врската со распоредот останува иста. Кога е потребно само забрзување на распоредот, се користат две техники без да се намали обемот. Овие две техники се: 1) Брзо следење и 2) Уривање. Брзото следење го зголемува преклопувањето на активностите и може да доведе до зголемен ризик. Уривањето бара повеќе ресурси и може да доведе до зголемени трошоци.

Друга употреба на табелата Гант е предвидување на перформансите на распоредот. Графиконите со Гант се одлични алатки за предвидување на плановите на проектите. Многу од овие нудат методи за предвидување за да се пресмета проценката до крај. Техниките за заработена вредност се исто така вклучени во многу апликации за планирање на предвидувања.