PMO - Задачи и функции на канцеларијата за управување со проекти

PMO - Канцеларија за управување со проекти

Опсегот на ПМО, канцеларијата за управување со проекти зависи од прифаќањето на проектниот менаџмент во компанијата.

Значи, областа на одговорност може Задачи на секретаријат во кој викарен агент на раководителот на проектот ги книжува просториите за состаноци и ги поднесува извештаите за статусот. Меѓутоа, ако носителите на одлуки се едни од Додадена вредност на PMO убеден дека ова може стратешка улога преземе.

Преку развој на стандарди, обука и избор на персонал во проекти, програми и портфолија канцеларијата за управување со проектот тогаш функционира како команден центар, кој донесува важни одлуки за проектната работа.

Прочитајте кој во овој пост Идентификувајте елементи на канцеларијата на проектот, кога има смисла да се работи и кои задачи може да ги преземе канцеларијата.

Форми и видови на PMO

Водичот за тело за знаење за управување со проекти од Институтот за управување со проекти (PMI) ја опишува суштината на а Канцеларија за управување со проекти како што следува: „Канцеларија за управување со проекти е организациска структура која ги стандардизира процесите на управување и супервизија поврзани со проекти и поддржува заедничка употреба на ресурси, алатки и методи. Одговорностите на канцеларијата за управување со проект може да се преземат од Функција за поддршка додека директно управувањедоволно е еден или повеќе проекти “.

Од една страна, самиот раководител на проектот ги презема административните активности на неговиот проект. Или тој го делегира на вработен. Честопати, внатрешните колеги поминуваат време во канцеларијата Рутински задачи телесната тежина Надворешните консултанти исто така можат да го олеснат раководителот на проектот, особено ако има тесни грла за ресурси во работата на проектот.

Од друга страна, може PMO се состои од цела група на вработени или оддел, поврзете ги портфолијата, програмите и проектите и системите на клучните фигури на компанијата.

Развивате деловно дело и обезбедувате усогласеност со деловните бројки.

Покрај тоа, тие се развиваат Методи, процеси, алатки и обрасци, тренери на проект менаџери, управување со едукативни понуди, извршување на ревизии на проекти, следење и управување со Користење на ресурси во проекти или управуваат со целата Портфолија на проекти.

Опремена со таков мандат, канцеларијата делува како команден центар што ја гледа компанијата како целина и го контролира деловниот проект преку целата табла.

Предности на PMO

А. Канцеларијата за управување со проекти создава придобивки, ако тоа:

Ги поддржува проектните менаџери, вработените и носителите на одлуки во секојдневното работење

Како централна точка за координација, како што е „систем со говорни глави“, собира и дистрибуира важни информации за проект, што ја зголемува транспарентноста и овозможува побрзо донесување на одлуки

ја зголемува зрелоста на проектната работа

презема стратешки задачи во компанијата

осигурува дека иницираните проекти одговараат на целите на компанијата

Донесува важни одлуки за проекти, програми или портфолија на компанија

Административните напори и трошоците намалени

гарантира дека во компанијата е воспоставена култура поврзана со проектот

мандатот на компанијата е примен и прифатен

Одговорности на ОЈО

Една од главните задачи на PMO е Поддржувајте ги менаџерите на проекти на различни начини. Сепак, канцеларијата исто така може да има овластување да „дејствува како интегрален чинител и клучен носител на одлуки за време на животот на еден проект за да осигури дека деловните цели се усогласени“, пишува PMI.

Поддржете ги менаџерите и донесувачите на проекти

Вработените во (ОПО) ги поддржуваат раководителите на проектот со овие активности, вклучително резервирање сали за состаноци, подигање на учесници од надворешни состаноци од прием, организирање опрема за работа, изготвување документи за одлуки и извештаи за статусот, архивирање документи, следење на потрошувачката на ресурси, подготвување и следење на состаноци, документирање на резултатите од состаноците, снимање на податоците на проектот и одржување, градење складиште на знаење за и одржување на неговата содржина, создавање униформни структури на документи.

Изберете процедури, методи и алатки

Канцеларијата може да утврди дали и кои утврдени стандарди се применуваат во компанијата или дали би имало смисла да креирате свои.

Покрај тоа, ОЈО ќе најде одговори на овие прашања:

Кои методи и алатки можат да му помогнат на раководителот на проектот во неговата работа?
Дали има смисла да се избере традиционален или подвижен процес на процес?
Како треба да се чува, да се прави достапен и да се пренесува вредното знаење?
Дали има смисла да се користи систем за управување со документи? Ако да, кој?

Следете и контролирајте

Канцеларијата за управување со проекти собира информации за Статус на проектите и ги потсетува (пот) проект менаџерите да ги достават своите информации на време. Значи, ОМП може да достави резултати до еден родителски извештај до високото раководство консолидирање.

Покрај тоа, проверува дали Правила на проектот се придржуваат до Ревизии преку, се чувствува сеопфатна Ризици и развива контрамерки, особено за оние ризици кои имаат голема веројатност за појава и се многу штетни.

Совети и поддршка за раководителите на проектите, вработените и засегнатите страни

Се повеќе компании се ориентираат кон модерни, слаби и флексибилни Процедурални модели. Сепак, тимовите кои се уште се неискусни во овој процедурален модел имаат потреба од подадена рака. На пример, искусен колега од канцеларијата може да биде доделен на проект-менаџер за да му помогне советува и поддржува.

Развијте и обучете персонал

Целиот тим мора да ги има потребните знаења за да се справи со предизвиците на проектот.

На Континуираното образование може да се одвива како дел од програмата за сертификацијасе одвиваат, што е организирано од канцеларијата или се спроведува самостојно.

Во меѓународни проектни тимови, А. Обука за култура помогне да се избегнат недоразбирања и триења. PMO може да воспостави платформа за да собере експерти на едно место, така што нивната соработка за бараните проекти ќе може да се овозможи брзо.

управуваат со проекти

Канцеларијата може да го поддржи раководителот на проектот како пожарникар во критични ситуации од Балансирани конфликти или Умереност во спорови. Бидејќи во исклучителни ситуации може да биде корисно да се иницира и води дискусијата однадвор.

Контролирајте го портфолиото на проектот

Канцеларијата за управување со проектот е централниот центар за сите вклучени во портфолио, што обезбедува приоритет на проектите кои придонесуваат најмногу за успехот на компанијата.

Заклучок

Не може да има конкретен рецепт за успех како може да се дизајнира PMO. Бидејќи како проект што се издвојува како насочен, еднократен зафат, канцеларијата за управување со проектот исто така има еден уникатен карактер.

PMO со високи перформанси ја насочуваат својата работа кон стратешки цели на компанијата надвор Дизајнот и обемот на PMO зависат од потребите на организацијата што ја поддржува.

Сферата на активност на PMO се движи од чиста Функција за поддршка до одговорните Управувајте со еден или повеќе проекти или портфолио.

Сепак, тие можат да ја развијат својата креативна моќ само доколку засегнатите страни на организацијата целосно ја разберат додадената вредност на работата на канцеларијата за управување со проект и ја прифатат нејзината работа.

Кога канцеларијата за управување со проектот ќе го достигне својот целосен потенцијал, може Значително зголемување на професионалноста во управувањето со проекти и генерираат додадена вредност за компанијата.

Совет за читање:

Канцеларијата за управување со проектот: вовед и придобивки

содржина

Вовед .-- PMO. - Опции за класификација на PMO - Правилно позиционирање на PMO - Задачи и одговорности на PMO - Наоѓање задачи, воведување и закотвување на PMO - Фактори на успех и прифаќање - Студии на случај - Индекс на предмет.