Промена на софтвер ДМС Бесплатен извоз на податоци за компанијата
За компаниите, системот за управување со документи стана незаменливо решение за ефикасно и брзо управување, обработка и контрола на деловните документи и процеси. Сите даватели на ДМС рекламираат со интерфејси на докажано ERP, управување со стока, сметководство, CRM и многу други системи. DATEV, Salesforce и Sage се само неколку примери.
Дигитализацијата не застанува во ниту една индустрија или големина на компанија. Брзо изградена моќна инфраструктура, во која честопати се фокусира соодветниот систем за управување со документи. Без оглед дали некоја компанија има 20, 100 или 500 вработени.
За жал, премногу ретко се поставува прашањето што се случува кога центарот на оваа инфраструктура повеќе не ги задоволува потребите на компанијата? Во денешно време, веќе не станува збор само за чист опсег на функции или за соодветно индустриско решение, туку за прифаќање кај вработените, употребливост и транспарентно утврдување на цените.
Дали компаниите можат да ги извезуваат своите податоци при промена на софтверот ДМС?
Некои даватели на ДМС сè уште продаваат заклучување на продавачот за софтвер или ИТ инфраструктура како гаранција за стабилност и иновација. Софтверот за управување со документи секако не се менува толку брзо како провајдерот за електрична енергија или интернет, но промената дефинитивно треба да биде прифатлива за клиентот.
Одговорот на прашањето дали можете да извезувате деловни документи при промена на софтверот ДМС обично ќе биде „Да“. Но, не заборавајте секогаш да прашувате за „но“. Во повеќето случаи, нема да можете да извезувате самостојно. Документите се повеќе или помалку заклучени и не можат целосно да се извезат и да се користат понатаму со рака. Извозот е овозможен само со скапа услуга од страна на давателот на ДМС. Кога воведовте софтвер за управување со документи, дали факторизиравте во петцифрена сума за да ги купите повторно документите во случај на промена на софтвер?
Пример од секојдневниот живот
Изнајмувате стан. Со текот на годините се додава нов мебел. Купена е нова кујна. Партнерот се вселува и носи повеќе мебел. Стариот мебел е решен. Во одреден момент ќе има нова генерација, вашите потреби се променија или сакате да се развивате професионално. Станот едноставно повеќе не одговара.
Сега го откажувате договорот за изнајмување. Изнајмете нов стан. Потегот е неминовен и се појавува следната ситуација: Сопственикот на стариот стан бара 50.000 евра за да ви биде дозволено да го преместите вашиот сопствен мебел од стариот во новиот стан. Во спротивно тие треба да останат во стариот стан.
За жал, исто е и со многу вообичаени системи за управување со документи. Софтверот се купува или изнајмува месечно. Вашата компанија увезува нови документи во инфраструктурата секој ден, потребите на вашата компанија се развиваат и во одреден момент повеќе не одговараат на користениот софтвер ДМС.
Или, неговиот провајдер ги зголемува цените или го менува целиот модел на пресметка, производот повеќе не е развиен по преземањето или поддршката станува несоодветна. Без оглед на причината, едноставно повеќе не одговара. Се чека промена на софтверот ДМС.
Меѓутоа, со цел да извезувате податоци за сопствената компанија од вашиот систем, така што тие ќе можат да се користат во нов, некои даватели на услуги бараат пет, па дури и шестцифрена сума за услуги или компоненти за извоз што подоцна треба да се купат. Во евра. Само затоа што. Обезбедувањето на API за решението DMS/ECM ви помага само во ограничена мерка, бидејќи треба да го (имате) развиено за извоз, што исто така носи трошоци.
Тоа е легално. И за жал вообичаена практика. Техничкиот термин за ова е „Вклучување на продавачот“. Повеќето компании стануваат свесни за овој факт само пред да го променат софтверот за управување со документи и да се соочат со вистински предизвик.
Кога ќе се преселите во нов стан, природно претпоставувате дека и вашиот сопствен мебел ќе биде лесно достапен во новиот стан. Без да мора да им плаќам по втор пат.
Вашите документи и податоци се ваши. Во секое време.
Сметаме дека таквиот деловен модел е застарен. Никогаш немаме. Ние, секако, не сакаме да ги користиме ресурсите на развивачите за да ги заклучиме документите на нашите клиенти и вештачки да ја зголемиме пречката за префрлување. Доколку компаниите веќе не се задоволни со софтверот АМАГНО, администраторите можат да ги извезат сите ваши документи и нивните верзии, вклучувајќи ги и метаподатоците, до структурата за поднесување во секое време и без наша помош. Без програмирање или техничка или лична поддршка од АМАГНО. Секогаш е срамота кога губите клиенти, но тоа е дел од бизнисот. Како и да е, сепак треба да бидете во можност да се гледате пријателски во очи, дури и ако деловната врска заврши. Еве како да-изведете за извоз на документи од АМАГНО.
Земете ја предвид стратегијата за излез при изборот на софтвер ДМС
При избор на софтвер за управување со документи, секогаш треба да ја разгледувате можноста за промена на софтверот ДМС. Детално разјаснете со потенцијалните даватели кои барања и трошоци треба да се пресметаат за извоз на податоците на вашата компанија. Оставете ги овие напори и трошоци да влезат во целата пресметка. Во спротивно, неопходната промена може скапо да ве чини.