Анализа на засегнатите страни во 3 чекори - Идентификувајте ги и оценувајте ги интересните групи 23 од Соња Мос -

Соња Мос - inена во производот

16 септември 2019 година 12 мин прочитано

Како што веќе беше споменато во првиот дел од серијата за управување со засегнатите страни, темата е важна област за сопствениците на производи.За жал, малку од ПО се занимаваат со управување со засегнатите страни и не прават соодветна анализа на засегнатите страни пред почетокот на проектот Со ова ќе ви покажам зошто ова е важно и како функционира - почнувајќи од идентификација на сите засегнати страни до нивна проценка и анализа.

Различни шаблони или методи се погодни за анализа на заинтересираните страни - но олеснете си го тоа за себе и користете го најдобро што можете заедно. Можете да креирате мрежна графика, табели, матрици или разни модели. Мапата за анализа на горните засегнати страни или портфолиото на заинтересирани страни (види подолу) се покажа како добар метод што го користев - содржи многу важни информации и уживам да ги развивам.

Можете да ја поделите анализата на засегнатите страни во три чекори:

Идентификувајте ги засегнатите страни: Кои се всушност моите заинтересирани страни? За да го направите ова, прво можеме да креираме идеи, да белешки и да создадеме список на сите засегнати страни со имиња, нивните функции и придружните компании.
Категоризирање и проценка на засегнатите страни: Можете да ги класифицирате различните засегнати страни според нивниот став кон проектот (позитивен, неутрален или негативен), моќ или влијание врз вашиот проект или други луѓе (силни или слаби, без оглед дали се во позитивна или негативна смисла), нивните индивидуални интереси и болка и придобивки список и стапка.
Покажете односи и конфликти меѓу засегнатите страни: Откријте ги односите меѓу заинтересираните страни, т.е. кој е поврзан со кого и како тие се однесуваат на вас - директно или индиректно. Како влијаат засегнатите страни едни врз други и кои конфликти можат да се појават помеѓу нивните интереси?

Целите на анализата на засегнатите страни треба да бидат јасни за секој сопственик на производот. Тие можат да бидат сумирани во неколку точки. Намерата зад тоа е:

да идентификуваме кој и зошто е заинтересиран за нашиот проект,
открие точен пристап до засегнатите страни,
Следете ги противниците кои можат да го саботираат нашиот проект,
Наоѓање застапници кои можат да го унапредат нашиот проект,
Препознајте ги конфликтите порано и спротивставете им се.

Ова дело е слично на детективска работа. Кул нели? Продолжи!

Можете да ги најдете засегнатите страни кои се релевантни за вашиот проект скоро каде било. Во зависност од производот и деловниот модел на компанијата (без разлика дали станува збор за внатрешен производ, потрошувач на B2C или B2B SAAS) имате понекогаш повеќе, понекогаш помалку различни интересни групи и средини што треба да ги идентификувате и да внимавате.

Прво на сите, можете да пребарувате за слични проекти од минатото во вашата компанија и да прашате кој бил вклучен во нив. Можете да ја користите организационата шема на компанијата за да ги идентификувате внатрешните заинтересирани страни. Социјалните медиуми се исто така добар начин да најдете потенцијални интересни групи. Затоа, побарајте ја вашата компанија и колеги и со кои се поврзани. Исто така, постои можност да се подели развојот на вашиот проект во груби фази и потоа да се размислува за тоа кој може да биде вклучен во која фаза.

Некои засегнати страни ќе ви станат јасни непосредно пред почетокот на проектот, но многумина остануваат „скриени“ уште малку и вие ќе можете да ги препознаете само во текот на проектот. Овие примерни прашања ќе ви помогнат:

Кои се крајните корисници на производот и кои треба да плаќаат за производот?
Кои учесници се активно вклучени во проектот (не само од мојот оддел/компанија)?
Кој е вклучен во раководна, стратешка или советодавна улога?
Кој ги носи одлуките?
Кој би можел да има корист од резултатот на проектот или да биде во неповолна положба од истиот и кој е заинтересиран за текот на проектот?
Кој би можел да биде против проектот, да има загриженост или нешто да изгуби од него и евентуално да го загрози успехот на вашиот проект?
Кој го финансира проектот?
Чија поддршка ми е потребна за да го направам проектот успешен?
Кој ја дефинира рамката за проектот?
Кои закони или барања мора да се почитуваат?

Сигурно ќе помислите на многу луѓе или групи на луѓе. Запишете ги сите - само во следниот чекор можете да одлучите дали сите тие се релевантни или дали треба да го скратите вашиот список.

Откако креиравме список на заинтересирани страни, сакаме да направиме прва груба категоризација со цел да добиеме преглед на сите страни. Само тогаш дојдовме до проценка на засегнатите страни и се обидуваме да ги откриеме нивните интереси. Тогаш можеме да одлучиме кој би можел да биде релевантен за нас и за проектот.

Категории и критериуми за проценка - постапката

2.1. Груба категоризација на засегнатите страни
Како што споменавме погоре, првиот чекор е да се категоризира. За да го направите ова, можете да ги поделите наведените лица во група на внатрешни (од вашата компанија) и надворешни (надвор од вашата компанија) заинтересирани страни и/или според нивната припадност кон одделенија, компании или организации и да ги обележите.

2.2. Проценете според моќта и односот кон проектот
Потоа оценете ги според нивната моќ или влијание врз вашиот проект и другите засегнати страни, како и нивниот став кон проектот. Дури и мала можност и анализа на ризик не можат да нанесат никаква штета - т.е. што може да направи лице што е против вашиот проект во најлош случај и какви последици може да има? И обратно за другата страна.

2.3. Откријте интереси
Само кога ќе ја завршите проценката од чекор 2.2. можете да започнете со откривање на индивидуалните интереси и цели на одделни засегнати страни, како и нивните болки и придобивки. Останете активни и разговарајте со другите за вашиот проект и засегнатите страни со цел да научите што повеќе за нив. Прочитајте меѓу редови и водете белешки за што и да забележите.

Внатрешни наспроти надворешни засегнати страни и нивната припадност

Можете да ги поделите сите засегнати страни од вашата претходно креирана листа на оние што припаѓаат на вашата компанија и оние што се надвор од вашата компанија. Една едноставна табела е доволна за класификацијата.

Со помош на лесна за креирање и јасна мапа на умот, можете да ги категоризирате сите засегнати страни според нивната припадност кон одделенија, компании или организации. Поделбата според улогите во проектот (на пример, корисник, купувач, оператор) исто така може да има смисла.

Став на засегнатите страни кон проектот

Заинтересираните страни можат да бидат ставови кон проектот на различни начини. Ова може да биде поврзано со соодветните интереси или односи. Можете да ја поделите поставката во три категории:

Позитивен став: Или сте добри пријатели или луѓето со ваков став се надеваат на добар резултат од вашиот проект, од кој дефинитивно ќе имаат корист директно или индиректно. Овие луѓе можат да го поддржат вашиот проект.
Неутрален став: Како што сугерира името, овие луѓе навистина не се грижат за вашиот проект. Ниту се многу заинтересирани ниту ќе имаат корист од тоа. Ниту проектот нема да им наштети, па затоа се дистанцираат од него.
Негативност: Луѓето со негативен став веројатно страдаат од неповолност од вашиот проект, мора да жртвуваат ресурси, да не застануваат зад идејата или едноставно не ве сакаат:-).

Можете да ја оцените поставката од 1–3 или 1–5. Или останувате со позитивен, неутрален и негативен став или додавате средни чекори, како на пр Б. малку позитивно и малку негативно.

Влијание на засегнатите страни на проектот или моќта

Овде можете да видите какво влијание можат да имаат засегнатите страни на вашиот проект. Дали можете сами да вежбате моќ, бескомпромисно да ги имплементирате сопствените идеи и желби, да донесете финансиски, политички или технички одлуки или да влијаете на други важни луѓе? Ова може да биде и позитивно и негативно. Некои од вашите засегнати страни може да познаваат други важни и моќни луѓе?

Слично на поставката, може да се држите до силно и слабо кога го проценувате влијанието или може да направите вкупно пет чекори за да дојдете до заедничкиот именител:

многу силно влијание,
силно влијание,
средно влијание,
слабо влијание,
нема влијание.

Може ли засегнатите страни да имаат позитивно влијание врз вашиот проект? Ако да, како? За жал, моќните луѓе кои исто така имаат негативен став кон проектот можат бескрупулозно да го саботираат.

Откријте интереси, потреби и болки и придобивки

Е ви треба малку време да ги дознаете индивидуалните интереси на засегнатите страни. Затоа гледајте ги сите многу внимателно, на пр. Б. за време на работилници или интервјуа. Вашата цел е да одредите:

Интереси на засегнатите страни и лицата
Секој чинител има различен интерес поврзан со вашиот проект. Овие честопати можат да бидат контрадикторни. Можете да ги поделите интересите на познати и претпоставени интереси.

Како пример за различни интереси:

Акционерите или инвеститорите сакаат да постигнат висок рентабилност (поврат на инвестицијата), да градат просперитетен бизнис и брзо да се зголемуваат.
Клиентите обично сакаат добар однос на цената и перформансите, одличен квалитет на производот и добра услуга за клиентите.
Крајните корисници сакаат интуитивен и убав производ што ќе им помогне да решат проблем.
Менаџерите можеби сакаат финансиски стимулации, сигурно работно место или висок статус, а вработените можеби работа што ја уживаат и добиваат признание за перформанси.
Добавувачите сакаат сигурен партнер кој им обезбедува редовни нарачки и им плаќа праведно.
Државата сака да прима даноци и такси, бара усогласување со законските прописи и се надева дека ќе создаде работни места.
Она што е исто така важно и што не се потценува е какви интереси имате и што ви требаат од вашите засегнати страни? Контакти? Поддршка? ресурси?

Се разбира, ова се прилично површни и општи интереси. Треба да истражувате малку подлабоко и да дознаете подетални информации за тоа.

За најважните засегнати страни, како што се вашите корисници и клиенти, треба да инвестирате повеќе време и да ги набудувате во нивната природна средина за употреба, да сочувствувате со нив, да дејствувате категорично и да спроведете анкети со цел да ги дознаете нивните потреби и реалните барања на производот што треба да се развие.

Не само што е важно ШТО ги интересира вашите засегнати страни и НА ШТО се надеваат од вашиот производ, туку ЗОШТО. Потоа можете да ги користите овие информации за да креирате лица за корисници/клиенти за визуелизација, кои вклучуваат интереси, потреби, цели или мотивации на засегнатите страни.

Работилници
Работилниците што ги организираме за нашите најважни чинители служат како извор на информации за нас. Овие можат да бидат спроведени во форма на почетен состанок на почетокот на проектот, во кој зборуваме за важноста на проектот и неговите процеси, цели, ризици и желби. Овој вид работилница ни помага да ги идентификуваме фокусните групи, т.е. групи учесници со слични интереси.

Интервјуа
Може да интервјуирате засегнати страни кои не сакаат да учествуваат во групни работилници или кои не сакаат отворено да зборуваат за своите мислења во поголема група. Ова може да се направи на телефон, во писмена форма во форма на прашалници и лично, што повеќе би сакал да го препорачам.

Предлог на вредност Платно и маса со синџири на болка
Болките и придобивките на засегнатите страни, т.е. што ги предизвикува да градат болка во овој проект и што можат да добијат ако проектот биде успешен, можеме да составиме и визуелизираме користејќи платно за предлог вредност или табела за синџирот на болка.

Во прилог на критериумите за евалуација споменати погоре, можете да напишете белешки и за најважните засегнати страни во однос на нивните вредности, одлики на карактерот или светоглед.

Грешки во проценката на засегнатите страни - 8 совети

Не секоја пресуда што ја донесуваме се заснова на факти. За жал Секој има одредени предрасуди кои можат да имаат силно позитивно или негативно влијание врз и да ја фалсификуваат проценката на некоја личност. При извршување на анализа на засегнатите страни, треба да ги земете предвид следниве совети:

Фокусирајте се на луѓето со најголемо влијание и најсилни ставови, без оглед дали се позитивни или негативни, и препознајте ги можните можности и ризици - ова се вашите клучни чинители. Тие се најважни за вас.

Не само самите засегнати страни и нивната проценка според моќта, ставот или интересите се исклучително важни за нас, бидејќи ќе научиме што се очекува од проектот или од нас како сопственик на производот. Информациите за односите едни со други и со нас самите се исто така неопходни. На крајот на краиштата, ние сакаме да го најдеме вистинскиот пристап до релевантните засегнати страни.

Зошто? Ние мора да размислуваме и да дејствуваме стратешки за да добиеме пристап до информациите што ќе го унапредат нашиот развој на производот и напредокот на проектот. Ако знаете што ви треба за успехот на вашиот проект, можете да откриете кој од вашите засегнати страни може да ви помогне и да имате добра врска со повлијателниот со кого би можеле да воспостават контакт.

Зборувајте отворено за работи што ве водат напред, прашајте директно дали некој знае ова и тоа. Вмрежувањето е клучен збор тука! Willе напишам повеќе за ангажманот на засегнатите страни и одржувањето контакти во делот 3/3 од управувањето со засегнатите страни.

Препознајте конфликти меѓу интересни групи

Откако ќе станете јасни за целите и интересите на засегнатите страни, можете да идентификувате потенцијални конфликти меѓу нив.

Конфликтите можат да се појават поради спротивставени интереси на неколку засегнати страни и да имаат влијание врз нашиот проект. Како едноставен пример: крајниот клиент сака да добие висок квалитет по ниски цени, а производителот сака да користи повисоки цени со цел да генерира поголем приход и да им исплати праведно на своите вработени. Или, во смисла на банки кои ни дадоа капитал за деловна идеја, тоа е да се намалат работните места и да се генерира ист промет, а со тоа и поголем профит со помалку вработени. Тоа е разбирливо, но од друга страна не смее да се заборават интересите на вработените и општеството.

Ефекти врз проектот - потенцијали и ризици

Покрај моќта и односот кон нашиот проект, треба да ни биде јасно кои потенцијали или ризици можат да бидат скриени заради нашите засегнати страни. Големите ризици или можности можат да имаат огромно влијание врз нашиот проект. Следниве прашања ќе ви помогнат да ги идентификувате:

Кое точно однесување или постапување на нашите засегнати страни може да го оштети или поддржи нашиот проект?
Каква штета може да предизвикаат ризиците?
Може ли заинтересираните страни да ни ги отворат вратите на други важни луѓе, нови пазари, клиенти или инвеститори?
Каде можат да се појават конфликти?
Дали заинтересираните страни можат да ја користат својата мрежа и да го промовираат нашиот производ внатрешно со цел да најдат понатамошни поддржувачи?

Разумно искористете ги можностите, но и контактите на вашите контакти и со тоа минимизирајте ги ризиците што можат да произлезат од негативните, но моќни засегнати страни.

Мислам дека до сега сфативте колку е важна анализата на засегнатите страни за вашиот проект, нели? Но, за да започнете со вистинска анализа или проценка на засегнатите страни, мора да знаете кои се вашите заинтересирани страни.

По понатамошните чекори во кои ги категоризираме, проценувајте ги според многу критериуми и откријте кои конфликти би можеле да постојат помеѓу различните интереси на засегнатите страни и кои засегнати страни имаат контакти со други луѓе кои се важни за нас, ни станува јасно која од интересните групи за нас се навистина важни.

Сега следува уште еден интересен дел од следниот пост: ангажман на засегнатите страни, кој вклучува избор на најсоодветна стратегија за секое засегнатост и спроведување на мерките за одржување контакти.