Новата деловна диета троши помалку хартија со дигиталната канцеларија Business-Age, центарот за ресурси
Со продуктивност на трудот на час работено, 5-6 пати под европскиот просек, романските компании имаат очигледна потреба за модернизација. Преминувањето кон дигитална канцеларија е вистинска шанса за напредок, бидејќи локалните претприемачи разбираат дека работните процеси базирани на хартија се неефикасни, ги олеснуваат грешките и генерираат неоправдани трошоци.
Честопати поврзана со концептот на „без хартија“, дигиталната канцеларија не значи целосна елиминација на хартијата, туку дигитализација на работниот тек, така што ефикасноста на работата се зголемува и трошоците за време и пари се намалуваат. Но, што вклучува транзицијата кон дигиталната канцеларија, од практична перспектива? Едноставно додавање на скенер и претплати за мобилни податоци не значи дигитална трансформација. Потребно е повеќе.
Соработка и дигитализација
И за фабрика во срцето на Бараган и за адвокатска фирма на Калеа Викторие, дигиталната канцеларија вклучува генерирање, циркулација и потрошувачка на информации на електронски медиуми. Но, исто така, тимска работа, мобилност, архивирање и безбедност на податоците. Дигиталната трансформација на канцеларијата започнува со трајна употреба на електронска порака, колаборативни решенија за работа и споделување документи. Така, информациите циркулираат брзо, одлуките можат да бидат поткрепени со вистински податоци, а клиентите добиваат навремени одговори. Тековната активност станува поефикасна и многу пофлексибилна, а вработените можат да ја извршуваат својата активност од која било локација со помош на мобилна опрема (лаптоп, таблет, телефон).
За генерирање, циркулирање и споделување документи помеѓу членови на ист тим или со надворешниот свет, едноставно и ефикасно решение е Office 365. Достапно со претплата, пакетот за продуктивност на Microsoft нуди пристап до класиците на Outlook, Word и Excel, како и личен простор за складирање документи и лесен начин за соработка со SharePoint Online. Без оглед на природата на бизнисот или големината на организацијата, Office 365 е најдобриот почеток за создавање дигитална канцеларија.
Како да отстраните 10 тони хартија
Очигледно, постојат области каде што активноста е посложена и каде законодавството налага да се чуваат документи на хартија подолго време. За такви организации, кои управуваат со голем број документи, постојат решенија за дигитализирање на физички документи и организирање на операции на регистри. Според податоците присутни на СЕАП (Електронски систем за јавни набавки), големо градско собрание купува и троши околу 10.000 хартиени врвови годишно, што би наполнило канцеларија со средна големина. Со апликација како што е StarCapture, секоја компанија или јавна институција може брзо да ги транспонира сите физички документи во електронски формат, а потоа лесно да ги сподели, според работните процеси специфични за активност. Еве како 10 тони хартија може да биде многу полесно за ракување и чување, а информациите да се најдат побрзо.
Ако за индивидуални корисници, Office 365 ги опфаќа барањата за складирање на информации, на организациско ниво, дигиталните документи мора да се архивираат со професионално решение што овозможува ефикасно управување, како во смисла на складирање и класификација, пребарување и враќање. На пример, SEAL ги исполнува сите долгорочни барања за архивирање на приватна компанија или јавна институција. Покрај тоа, таа е лесна за ревизија алатка и исто така е достапна на месечна претплата.
Тренд наспроти неопходност
Многумина веруваат дека „дигиталната трансформација“ е само тренд позајмен од западната економија. Меѓутоа, од поблиска проверка, придобивките од оваа еволуција се релативно лесни за разбирање и проценка. Секој претприемач треба да си постави едноставно прашање: „што ме троши најмногу време“? Одговорот е исто толку едноставен: пребарување информации, рачно интервенирање во документи, подготовка на проширени состаноци итн. Времето е најголема придобивка од дигитализацијата, бидејќи стекнатите часови се претвораат во продуктивност и профитабилност.
За Романија, податоците обезбедени од Евростат покажуваат двојно зголемување на минималната плата помеѓу 2008-2016 година и имплицитно општо зголемување на нивото на платите, што доведува до витална потреба за зголемување на продуктивноста. За да можат вработените да бидат поефикасни, треба да го отстранат времето на застој, да можат лесно да соработуваат со колегите и да бидат мобилни. Тешко е да се направи ако повеќето информации се на хартија. Хартијата предизвикува големи трошоци за производство, ракување и складирање и драстично го ограничува протокот на информации. Ако сакате да излезете од оваа стапица, Star Storage е снабдувач на интегрирани решенија, партнер што ви треба да ја изградите вашата дигитална канцеларија и да користите заедничка работна околина со електронски документи.