Професионален шопинг Управување со ИТ набавки

Важноста на ИТ се зголемува во скоро сите компании и деловни области. Во многу случаи, станува решавачки фактор за успех. За да може да се справи со постојано растечките задачи и предизвици, мора да ги има потребните ресурси. Во корпоративното опкружување станува збор за инвестиции. Ако некој го продолжи овој термин на подрачјето на персонал, на пример, се зборува за набавки. Важна карактеристика на набавките на претпријатијата е тоа што се контролира од страна на раководството, поради што е познато и како управување со ИТ набавки. Во нашиот последен дел од серијалот написи за прашања во врска со управувањето со ИТ, се занимаваме токму со овој аспект. Како давател на ИТ услуги, многу е корисно да се разбере гледиштето и основниот пристап на нашите клиенти со цел да се освојат поени со по мерка понуди.

Серија на написи

Дел 1: Утврдување на нивото на достасување на ИТ во деловното опкружување
Дел 2: Преглед на аспектите на современото управување со ризици
Дел 3: Тендери: Патот до парите
Дел 4: Менаџмент на набавки

Карактеристики на организациските процеси за набавки

Дали процесот на приватно купување се разликува од процесите на набавка во компанијата? Одговорот на ова прашање е јасен: да. Можеби во овој момент тврдите дека вложувате огромен напор да го купите последниот автомобил или да го изберете вашиот летен одмор. Тие истражуваа што сакате, споредија цени и прочитаа прегледи. На крајот на краиштата, избравте производ за кој верувате дека најдобро ќе ги задоволи сите ваши потреби. Како и да е, се применува следново: Повеќето одлуки за набавки во приватната сфера се донесуваат ад хок и интуитивно. Многу набавки се таканаречени импулсни набавки. Нема друг начин, инаку не би имале што да јадеме на маса навечер ако секоја мала одлука ја мериме со часови. Одлуките за набавки и инвестиции во корпоративниот сектор се различни. Тие се познати како процеси на организациска одлука за купување и ги имаат следниве карактеристики:

извод побарувачка
повеќе луѓе
висок степен на формализација
делумно висок степен на прилагодување
големо значење на услугите
повеќе организации
долгорочни деловни односи
личната интеракција е најважна

Дозволете ни да ги објасниме овие карактеристики за да можеме подобро да ги разбереме: Стекнувањето хардвер и софтвер или пуштање во работа на давател на услуги секогаш се одвива од деловна перспектива за да може да се обезбеди услуга за сопствените клиенти. Скапите лиценци за развојни средини ќе се купат само доколку се потребни за идни нарачки. Степенот на набавки и инвестиции се утврдува според побарувачката на клиентите. Затоа, се зборува за деривативна или изведена побарувачка.

Од одредена големина, процесите на набавка обично не ги спроведува само едно лице. Ова вклучува, на пример, управување (основни барања и буџет), релевантен специјалистички оддел (дефинирање на барања) и купување (ракување со процесот на набавка). За продажба, ова значи дека треба да се справите со сите важни страни вклучени од страната на клиентот. За разлика од однесувањето на купувачите кај крајните клиенти, честопати треба да се справиме со таканаречените центри за купување во организациската средина.

Честопати е долг пат од побарувачката до крајната набавка. Одлуките за купување се обично многу формални и следат строги правила. Примери се: добивање понуди, преговори, одобрување, поставување нарачки и контрола на целиот процес на одлука за купување. Во многу случаи, софтверот и хардверот се прилагодени на посебните предизвици. Производите надвор од полиците честопати треба да бидат прилагодени. Со софтвер, на пример, ова се случува преку конфигурација или програмирање на специјални интерфејси.

„Почитување на оние кои го прават тоа сами“, звучи добро позната DIY група во нивната реклама и е јасно насочена кон крајниот потрошувач. ИТ во компаниите се грижат професионални даватели на услуги. Ова значи дека стандардните задачи исто така се аутсорсинг како услуги. Неколку компании и организации често се вклучени во процесите на одлука за купување. Честопати нарачките се толку сложени што не може да ги преземе само еден клиент. Пример: ИТ на медицински центар треба да се обнови. Овој проект вклучува набавка на хардвер и софтвер и интеграција во постојните процеси. Хардверот и софтверот се обезбедени од различни добавувачи. Индивидуалната конфигурација и прилагодување кон ИТ на компанијата, од друга страна, ги спроведува надворешна компанија за развој на ИТ. Внатрешниот ИТ оддел е одговорен за целата координација.

Дали ја сакате разновидноста на неделно купување? Се разбира, веќе си ги знаете сирењето и јогуртите на попустот во близина напамет. Значи, оваа недела ќе направите шопинг во друг супермаркет. Takesе трае подолго, немате ни преглед на цените, но тоа не е важно - главната работа е дека е забавно! Ситуацијата е различна во оперативното опкружување: постои голем интерес за долгорочни деловни односи. Тие го олеснуваат процесот на нарачување и обработката на трансакциите за плаќање. Свечените пречки на тој начин можат да се намалат. Секој купувач во компанија е среќен што може да нарача од познат добавувач. Ова доведува до значителни поедноставувања, особено за производи што се повторуваат.

Продажбата на хардвер и софтвер на крајни потрошувачи обично е целосно анонимна. Купувачот и продавачот не се познаваат едни со други и склучуваат договор со набавката. Не е важно дали станува збор за купување за прв пат или за повторување. Корпоративните набавки во голема мера се засноваат на лични контакти. Продавачките компании се грижат лично за клиентите и советуваат за производот и околината на производот. За да го направат ова, тие треба сеопфатно да се справат со околностите на нивните клиенти (управување со клучна сметка).

После ова фундаментално карактеризирање на процесите на претприемничко нарачување во однос на одлуките за набавка во приватното опкружување, сега внимателно го разгледуваме циклусот на набавки.

Преглед на циклусот на набавки

Засега се обидуваме да разјасниме кои се набавките во ИТ. Ајде да пробаме дефиниција: Корпоративната ИТ набавка ги вклучува сите производи, услуги и права кои, пак, ги поддржуваат процесите на создавање корпоративна вредност преку инфраструктура и услуги [1] Што мислиш со тоа? Покрај физичката стока, таа влијае и на услугите, информациите и правата. Со познавање на предметите на набавка можеме да преминеме на циклусот на набавки. Циклусот на набавки ги опфаќа чекорите што се следат при набавка на стоки ( Сл. 1 ).

Сл. 1: Преглед на циклусот на набавки [2]

Веднаш штом ќе се утврди стратегијата за набавка, може да се премине кон избор на најсоодветен договорен партнер. Одлучувачки фактори тука се размислува за трошоците и придобивките. Оваа фаза се карактеризира со следниве под-чекори [2]:

Дефинирање на барањата за набавка.
Краток преглед на содржината во спецификација на барање со цел јасно да се дефинира основата за донесување одлуки за сите вклучени страни.
Појаснете ја корисноста, вредноста и цената на ресурсот.
Одредување на процесот на избор за доделување на договорот.

Продолжува со развојот на договорот. Целта е да се создаде непречена врска помеѓу купувачот и добавувачот. Во зависност од каков вид на ресурс станува збор, конкретната постапка изгледа различно. Пример: Со аутсорсинг, целиот процес на развој на договори може да вклучи неколку оддели во компанијата. Циклусот на набавки завршува со снабдувачот и управувањето со договорите, до кои ќе дојдеме подоцна.

Стратегии за набавки

Кои се можните стратегии за набавки и како тие можат да се класифицираат во контекст на управување со ИТ? Од гледна точка на снабдувачот, се прави разлика помеѓу следниве стратегии:

Единствено извори: Ова значи набавка на низа производи или услуги од еден добавувач. Иако оваа стратегија е поврзана со ризик од неуспех, таа овозможува ниска цена преку волуменско здружување и попусти. Понатаму, со текот на времето веќе ќе го познавате снабдувачот и неговите производи, т.е. Х. Мерките за обезбедување на квалитет можат да се намалат.
Двојно извори/повеќе извори: Двојно извори се залага за набавка на производ или услуга од двајца алтернативни даватели на услуги. Повеќе извори подразбираат набавка на еден ист производ или услуга од повеќе даватели на услуги. Овие стратегии обезбедуваат подобра заштита во случај на дефект на добавувачот. Се разбира, административните напори се зголемуваат.

Кои се моите добавувачи? Дали мојата стока ја добивам од соседната компанија или ја купувам на светскиот пазар? Тука има и опции:

Локално извори: снабдувачот на производи или услуги е во непосредна географска близина.
Глобално извори: За разлика од локалното извори, снабдувачот не е само зад аголот. Се набавува најевтиниот и најиновативниот производ на светскиот пазар.

Аутсорсинг - екстремна форма на извори

Аутсорсинг е радикална форма на поддршка за управување со ИТ. Обезбедувањето на ИТ услуги е целосно или делумно пренесено на одговорност на трета страна. Како по правило, ваквите договори се склучуваат за период од пет до десет години. Обемот на аутсорсинг може да биде ограничен на делови или сегменти на ИТ услугата или да го опфати комплетното портфолио на услуги и сите оперативни ИТ активности. Затоа се прави разлика помеѓу делумно и целосно аутсорсинг. Во случај на делумно аутсорсинг, се прави договор за обезбедување на специфични ИТ услуги. Оваа компонента на услугата е вградена во вашите сопствени ИТ услуги како компонента. Со комплетно аутсорсинирање на ИТ, целата ИТ-функција е изнесена на доставувач на услуги. Темата за аутсорсинг стана сè поважна во последните години. Подолу ги набројуваме најчестите форми во ИТ секторот [3]:

Обезбедување услуга за апликации или софтвер како услуга: Софтверот е достапен преку мрежата од трето лице, т.е. Х. со софтверот и ИТ-инфраструктурата управува надворешен давател на ИТ-услуги. Клиентот плаќа такса за користење за работењето.
Аутсорсинг на деловни процеси: Цели деловни процеси и помошни процеси што стојат зад нив се аутсорсинг.
Аутсорсинг на деловна трансформација: Се подразбира дека ова е економска врска помеѓу два паралелни аутсорсинг проекти: реинженеринг и тековно спроведување на деловните процеси. Покрај трансформацијата, целта е и континуирано оптимизирање на релевантниот процес.
Целосно извори: Она што се мисли тука е дека цели делови од бизнисот, вклучително и работната сила, се дадени на трета страна.
Управувана услуга: Делови од услугата или комплетната услуга ги нуди трето лице, на пр. Б. работното место за ИТ.
Извршување на задачи: Договори за ИТ услуги се прават со надворешниот давател на услуги. Овие услуги континуирано се обезбедуваат под управување и контрола на одделот за ИТ.

Како што е прикажано, формите на аутсорсинг имаат многу различни цели. За да изберете соодветна варијанта, мора да се земат предвид следниве точки:

Доверба на раководството и вработените во надлежност на трето лице
Опсег на ризик од задачата што треба да се изврши со надворешна избрана
надлежност за техничко решение на трето лице
сопствен недостаток на капацитет
финансиска предност при сопствено работење или аутсорсинг

Во основа, оние делови од ИТ кои не влијаат врз основната дејност на компанијата се интересни за аутсорсинг. Стандардните услуги и основните услуги обично можат да бидат обезбедени од надворешен давател на услуги со потребниот квалитет со пониска цена отколку ако тоа го направите сами.

Извори на облак

Деновиве сите зборуваат за облакот: технологии за облак, компјутерски облаци, решенија за облак, итн. Дали сте слушнале за извори на облак? Ова е чадор термин за „стратегија за аутсорсинг на ИТ услуги и нивно обезбедување и одржување од еден или повеќе даватели на услуги во облак“ [1]. На овој начин, целата ИТ-инфраструктура може да се набави од облакот: компјутерските ресурси, капацитетот за складирање и софтверот се обезбедуваат како услуги и се наплатуваат според нивната употреба. Таканаречените облачни екосистеми, пазарни облаци и облачни платформи играат важна улога во поставувањето на стратегијата (Табела 1).

Категорија Функција Значење за примерот со ИТ-извори

Облачен пазар	Интегрирано справување со договорниот однос и процесите на наплата, генерирање на транспарентност на цените	многу високо	Телеком Бизнис Маркетце, размена на облаци во Дојче Берсе
Облачен екосистем	Вмрежување и интеграција на избрани партнери за да може да се понудат специјални решенија или поекономична координација	високо	Размена на облаци на Еквиникс
Облак платформа	Стандардизирана врска на партнери преку API со инфраструктурите на најголемите провајдери на облак	високо	Microsoft Azure, Amazon AWS

Табела 1: Облак пазар, облак екосистем и облак платформа [1]

Како ја избирате најсоодветната услуга во облак? Параметрите за одлука вклучуваат: видот на услугата за облак и рокот на договорот. Во денешно време сè уште не е можно јасно и транспарентно да се споредат понудените услуги. Изработката на стандардите во иднина ќе им помогне на услугите во облакот подобро да го развиваат својот потенцијал и ќе биде полесно да се најде вистинскиот партнер во облакот.

Класификација на добавувачи

Секој снабдувач не е синоним од гледна точка на компанијата. Класификацијата на добавувачите обично се заснова на производите што ги испорачуваат. Пример: Добавувачот А испорачува стандардна стока или некритична стока што нема сериозно влијание врз успехот на компанијата. Добавувачот Б е одговорен за висококвалитетни и ретки добра кои се од стратешко значење за компанијата. Добавувачите можат да се класифицираат на следниов начин:

Стандардни добавувачи: Овие добавувачи се одговорни за испорака на стандардна стока. Постојат голем број на стандардни добавувачи на пазарот.
Добавувачи на потпора: Тие се карактеризираат со голем волумен на материјали. На пазарот има и голем број добавувачи на лостови.
Добавувачи на тесно грло: На пазарот има само неколку добавувачи на тесно грло. Од оваа причина, тие доминираат во односот снабдувач-клиент.
Стратешки добавувачи: Овие добавувачи се одговорни за критичните компоненти. Често се случува само еден извор на снабдувач да е достапен.

Управување со снабдувачот

ИТ е област во која производите и услугите се добиваат во голема мерка од надворешни даватели на услуги или лица надвор од компанијата. Од оваа гледна точка, систематското управување со актерите е од стратешко значење. Еден, исто така, зборува за управување со продавачот. Продавачите се снабдувачи на добра и услуги во ИТ секторот. Управување со продавачот се занимава со сите теми во врска со добавувачите, вклучително: со одржување на врски, управување со договори, изготвување прегледи на продажбата, споредување на цени и услови, итн.

Табела 2: Правни извори со важност за управување со ИТ [3] (кликнете за зголемување)

Заклучок

Нашата екскурзија во управување со ИТ набавки заврши во овој момент - исто како и целата наша серија статии за управување со ИТ. Без оглед на кој аспект сме се занимавале, главните ИТ-прашања честопати се само на работ од техничка природа. ИТ сè повеќе станува деловен овозможувач, а со тоа и конкурентен фактор. За нас, програмерите, ова е гаранција за нашите работни места. Потребата за специјализиран ИТ продолжува да расте. Меѓутоа, за да се извршат одговорни задачи, треба да се справиме со основните процеси на управување.

библиографија

[1] Тимаер, Ернст (Ур.): „Прирачник за управување со ИТ систем“, Карл Хансер Верлаг, 2016 година
[2] Штигеле, Хелмут: „Професионална набавка во ИТ. Водич “, 2009 година
[3] Хуерман, Роланд: „Стратешко управување со ИТ во приватниот сектор и администрација“, Де Гројтер Олденбург, 2014 година