Совети за состаноци 2020 година

Конференција поефикасно во 2020 година 15 совети за подобри состаноци

Врвните менаџери трошат три четвртини од своето работно време на состаноци - но не мора да биде така.

Од Мајкл Шепе | 02 јануари 2020 година

Продавницата не работи без состаноци. Но, тие треба да бидат добро организирани.

Озлогласени доцни. Десетици учесници демонстративно веслаа на своите мобилни телефони. И менаџерите кои немаат идеја што точно сакаат да одлучат. Состаноците се одвиваат на ист начин во многу конференциски сали во Германија. „За некои, состаноците се нарушен фактор“, вели консултантот за управување со Вупертал, Гинтер Волф, „за други можност за добредојде да се исклучат“.

Се чини дека состаноците се само една работа за многу малку: работно време добро инвестирано.

Канцелариски лудила состаноци - но нели

Менаџерите поминуваат три до четири часа на ден на состаноци - и би можеле да заштедат многу од тоа. Бидејќи конференциите се често предолги, не носат никаков мерлив напредок и предизвикуваат повеќе фрустрации отколку мотивација.

Статистички гледано, врвните менаџери поминуваат скоро три четвртини од своето работно време на состаноци, како што покажува студијата на Харвард. После тоа, секој извршен директор имаше 37 состаноци неделно. И секоја третина од нив траеше повеќе од еден час.

Бројките се алармантни по тоа што раководителите честопати го трошат своето ограничено време во конференциските сали. Скоро 70 проценти од анкетираните се жалеле дека поради многу состаноци што им преостанувало едвај за да ги извршат своите вистински задачи.

Состаноци за почетници: Ова се петте основни правила

Дури и ако поканата за состаноци често предизвикува оправдани намуртености кај вработените: Екипите мораат да разговараат, да доделуваат задачи и да ги разјаснуваат процедурите за да ја придвижат компанијата напред. Затоа е клучно да не се гледаат состаноците како пречка, туку како работно време.

Па дури и со едноставни трикови, тешкиот состанок може да се претвори во ефикасен:

Испратете го дневниот ред однапред за учесниците да можат да се подготват.
Поставете временски буџет за секоја точка од дневниот ред и строго придржувајте се до него со цел да се ограничи времето на говорење на разговорните кутии.
Запишете ги датотеките на индивидуалните учесници во минути и испратете ги на сите веднаш по завршувањето на сесијата.
Поканете ги само најважните донесувачи на одлуки.
И: започнете на време! Патем, ова исто така значи да не се чека ред во апаратот за кафе на почетокот на сесијата.

Овие основни правила може да звучат тривијално - сепак се чини дека се прекршени на повеќето работни состаноци. Откако ќе се утврди дисциплината на состанокот, следниве 15 практични совети даваат дополнителна инспирација.

Совет 1: транспарентност на трошоците

Часовниците за состаноци се отрезнувачка алатка за да се покаже колку брзо трошоците вртоглаво се зголемуваат со секоја минута на потрошен состанок. Апликациите со имиња како Meetime, Abacus или Meeting Fee покажуваат во реално време колку чини состанок.

За да го направат ова, корисниците треба да анонимно го внесат бројот на учесници и нивната часовна стапка или годишна плата во апликацијата на почетокот на состанокот. Тајмерот започнува - и работи и работи и работи.

Совет 2: одлука или дискусија

Пред секој состанок, основачот на Фејсбук, Марк Цукерберг поставува важно прашање: „Дискусија или одлука?“ Значи, сите во собата знаат што се очекува на крајот. Консултантот за управување Бернд Стефенс од Менхенгладбах ги советува своите клиенти дури да формулираат јасна цел за секоја точка од дневниот ред. „Ова мора да биде евидентно во агендата, така што секој може да работи на насочен начин.

Совет 3: состанок пред ручек

За шефот на Амазон, ffеф Безос, клучните се првите работни часови во денот. „Ставив се што е потребно за целосно ментално внимание на состанок во 10 часот“, вели тој.

Работен свет Состаноците ве разболуваат

Премногу, лошо испланирани состаноци меѓу колегите не само што се нервозни и одземаат многу време. Тие ве прават болни, тврдат тројца индустриски психолози. Но, тие исто така советуваат како да се направи подобро.

Колку подоцна во денот станува, толку потешко е да размислува за важни работи. Што ако нешто остане да лежи наоколу? „Ајде да се обидеме повторно да се решиме следниот ден во 10 часот.

Совет 4: Прошетајте го говорот

Надвор од канцеларија, во природа: Средбите додека трчате не само што обезбедуваат свеж воздух, туку и носат промена на перспективата. На пример, шефот на Телеком, Тимотеус Хотгес, го користи состанокот за одење за да се подготви за важни говори. Поголемиот дел од времето, неговиот шеф за комуникации и говорник ве води низ ливадите во Бон, Реинау.

Совет 5: Исклучување на оние кои не се заинтересирани

Основачот на Тесла, Илон Маск, исто така, покажува колку е доследен на состаноците. За него се вели дека избркал учесник од состанок затоа што сè уште не рекол ништо.

„Не е грубо да се напушти. Безобразно е да се спречи некого да оди и да го троши своето време “, напиша Маск во циркулар.

Хенинг Бане, Управен директор на персоналната консултантска служба во Киенбаум, предлага помалку строга и социјално прифатлива адаптација на методот Маск: однапред утврдете во агендата кој треба да биде присутен на кои теми.

Совет 6: Правило со две пици

Две пици - тие треба да бидат доволни за состанок. Она што звучи како диетален хир за шефот, всушност треба да ги спречи вработените да присуствуваат на состанок без причина. Тоа значи: Повеќе пици би значеле дека се вклучени премногу донесувачи на одлуки.

Што ако пиците се готови? Крај на состанокот!

Совет 7: индивидуални состаноци

Дури и малите групи понекогаш се премногу големи. Затоа шефот на американскиот портал за препораки Јелп, remереми Стопелман, одржува состаноци еден на еден со неговиот најблизок менаџерски тим секоја недела. Дури и ако ова доведе до повеќе состаноци вкупно, дискусиите лице в лице честопати се поефикасни.

Особено конфликтите можат подобро да се расипат на овој начин отколку на групните состаноци.

Совет 8: Евалуација на клучните фигури

Врз основа на рентабилност - „Враќање на инвестицијата“ - компанијата за поштенски нарачки Ото го одредува ROTI за одредени корпоративни состаноци, „Враќање на инвестираното време“.

Виртуелна соработка Видео конференцијата ги победува телефонот и мрежата

Екипите често работат заедно од далечина. Студиите покажуваат дека резултатите се подобри кога тимовите комуницираат преку видео, наместо само преку телефон и е-пошта.

Со овој метод, состанокот е оценет на скала од еден (лош) до пет (одличен) веднаш потоа. „Директните повратни информации ни помагаат посвесно да се справиме со времето за состаноци“, вели Кристине Кивит, подвижна тренерка во групата Ото.

Совет 9: Одморете се за е-пошта

Е-поштата е главниот извор на расеаност на состаноците. Зошто да не се справите агресивно со немир и да создадете дополнителен простор за тоа? Вака тоа го прави Улрике Видувилт, шеф на Германија во Расел Рејнолдс: Едноставно комуницирајте фиксни паузи на почетокот за обработка на важни е-пошта. Тоа ги зема предвид сите потреби.

Совет 10: Излезете од зоната на удобност

Хангар во авион наместо удобни кожни фотелји - раководните лица треба да ја менуваат конференциската маса за невообичаени локации, советува консултантот за управување со Хамбург Бирте Питјер-Стопок. Ако тоа е премногу време: Редизајнирајте ја конференциската сала со вреќи со грав, импровизирани лежалки, стоечки работни места или зони за движење. Учесниците можат да дадат седница, лежење, стоење или одење - во зависност од тоа како можат најдобро да се концентрираат.

Совет 11: Поучни ретроспективи

Учење од минатото на состаноците - тоа го прават технолошките компании во Силиконската долина. Целта на овие „ретроспективи“: Да дознаете како компанијата може да напредува подобро со своите проекти. Неделниот циклус се фокусира на три прашања: Што помина добро? Што можеше да помине подобро? Каде треба да ги удвоиме влоговите за да се подобриме?

На крајот, секој учесник треба да го напушти состанокот со задача.

Совет 12: Меморандум наместо презентација

Безброј и преоптоварени презентациски слајдови се ужасот на секоја средба. Не е така со Амазон: Готвачот Безос ги забрани слајдовите и се потпира на „наративни белешки“. Вработените треба да ги запишат своите идеи во трудовите на шест страници. Пред учесниците на состанокот да разговараат за предлозите, секој има половина час да го прочита меморандумот во тишина.

Од гледна точка на Безос, ова има две предности: Авторите треба целосно да навлезат во нивната идеја за да ја претстават накусо. А, носителите на одлуки имаат брз преглед на разни иницијативи.

Совет 13: ДРИ на Стив sобс

„Многу учесници на состанокот само доаѓаат да го видат состанокот“, забележува консултантот Стефенс. „Тоа е катастрофален став за ефикасен состанок.“ Лек е обезбеден со метод што го воведе поранешниот шеф на „Епл“, Стив sобс. Во „Епл“ стојат ДРИ зад секоја точка на дневниот ред: „Директно одговорни лица“ се единствени одговорни за одделни задачи.

Затоа што кога еден вработен, а не тим, се залага за проект, тој посериозно ја сфаќа својата кауза и не може едноставно да избега од одговорност.

Уште повеќе совети за состаноци

Бернд Стефенс: Состаноци - практичен прирачник со задоцнување: Решенија за успешни состаноци . Verlag Wiley-VCH, Weinheim 2016, 320 страници, 24,99 евра.

Гинтер Волф: Организирање состаноци и дискусии ефикасно и ефикасно. Едноставни методи, техники и списоци за ефективни состаноци. Verlag Dashöfer (3. издание), Хамбург 2016, 78 страници, 27,80 евра.

Совет 14: Нема „различно“ на дневниот ред

Најмногу досадно на состанокот доаѓа на крајот: Разни работи. Тука се зборува многу, но малку е решено. Експертот за Киенбаум, Бане, советува оваа точка од дневниот ред целосно да се избрише. Наместо тоа, во круг на повратни информации, културата на состанокот треба систематски да се подобрува со две прашања: Што беше добро за оваа средба? И: Што треба да биде подобро следниот пат?

„Ова го зголемува квалитетот на состаноците и ја создава потребната дисциплина за ефективни состаноци“, вели Бане.

Совет 15: средба со диета

Аналогно на резолуцијата за слабеење, менаџерите исто така треба да размислат за состанок брзо. Сега и тогаш тоа може да биде дури и нула диета. „Ако не можете да направите многу продуктивна работа на состанок, подобро е да почекате за неколку минути“, советува консултантот Расел Рејнолдс, Роберт Кампер. За да пренесете чиста информација, е-пошта до тимот е доволна.

Само: Ве молиме, не го пишувајте ова на состанокот!