Структурирани 10-те златни правила за електронска пошта Иван Блатер
Е-поштата се број 1 за комуникација во денешното работно опкружување. Е-поштата станаа цврсто вградени во секојдневната работа и нема да исчезнат наскоро. Исто како што стариот добар факс не може да се одземе.
Дали научивте и како да пишувате правилни деловни писма на училиште или обука? Сигурно сте научиле што е точен поздрав и секако сте ги научиле правилата на правописот.
Но, дали некогаш сте научиле како правилно да ракувате со е-пошта? Најверојатно не.
Еве ги моите 10 златни правила за е-пошта.
Правило 1: Не проверувајте ја вашата е-пошта првото нешто наутро.
Првиот час во денот и првиот час на бирото се клучни: начинот на кој ги поминувате овие два часа ќе биде ваш ден.
Ако ги проверите вашите електронски пораки прво во канцеларијата, постои голем ризик да се изгубите во нив. Скокате од една до друга е-пошта и со тоа од една до друга задача. И одеднаш е 10 часот, време за пауза за кафе и навистина сè уште не сте направиле.
Подобро да започнете со една од вашите најважни задачи во денот. Кога ќе го направите тоа, се грижите за вашите е-пошта. Значи, имате нешто важно надвор од масата пред да се изгубите во вашите е-пошта.
Правило 2: Ракувајте со секоја е-пошта само еднаш.
Е-поштата најдобро се третира како топол компир: Вие го земате само еднаш во рака.
Реалноста е поинаква: скенираме е-пошта кога ќе пристигне. Потоа ќе го прочитаме повторно подоцна кога ќе лутаме наоколу во сандачето. Потоа повторно го читаме кога испраќачот ќе праша за тековниот статус. И, конечно, ќе го прочитаме повторно кога конечно ќе го уредиме.
Направете го тоа поинаку: Кога ќе ја прочитате е-поштата, веднаш донесете одлука што да направите со неа. Тоа не значи дека треба да го завршите веднаш, но едноставно ставете ја е-поштата таму каде што припаѓа. Принципот LAHA ќе ви помогне во ова.
Правило 3: Кратко и слатко
Следниот принцип се применува: Е-поштата не се читаат. Е-поштата се скенира најмногу.
Можеме да се пожалиме на тоа, но нема корист (го пробав).
Подобро вклопување во и Чувајте ги вашите е-пошта кратки и слатки.
Можете да прочитате повеќе за ова во описот на мојата политика со пет реченици.
Правило 4: Дајте му време на примателот да одговори.
Не очекувајте итен одговор на вашата е-пошта.
Во нашите географски широчини има одговор Во рок од 24 часа вообичаено и сосема во ред. Ситуацијата е поинаква во САД, каде се очекува одговор во следните три часа.
Во секој случај, не се очекува одговор на е-пошта во следните четири минути.
Се однесува и обратното, се разбира: Ако не можете да одговорите на барање во рок од 24 часа, тогаш известете му на испраќачот кратко известување, на пример:
Ви благодариме за вашата е-пошта! Резултатот ќе го добиете до крајот на неделата.
Правило 5: Ретко одговарајте на секого.
Прошетајте околу вашата работна маса пред да кликнете на „Одговори на сите“ и додека го правите ова, размислете дали навистина ви треба.
Неуспехот да се запази ова и следните две правила е една од најголемите причини за поплавување по пошта.
Особено, никогаш не кликнувајте на „Одговори на сите“ за само да кажете „Благодарам“.
Правило 6: Користете го полето CC неретко.
Воздржете се од вклучување на секакви луѓе на ЦК. Особено, изоставете ги оние за кои вашата е-пошта исто така може да биде од интерес.
И, ако апсолутно сакате да додадете некој во CC, напишете зошто во е-поштата. За мене често се вели под честитката:
cc до г-ѓа Meier за информации
cc до г-дин Милер за дистрибуција во рамките на одделот
Итн.
Правило 7: откажете се од ССК.
Постојат корисни функции за е-пошта, има непотребни и тука е полето за BCC.
Всушност, има само една причина да се користи полето за BCC: имено, ако испратите е-пошта до многу приматели кои не се познаваат едни со други и не сакате да дистрибуирате други адреси за е-пошта.
Инаку, нема причина да се користи БКК. Особено да не му покажете на вашиот претпоставен, на пример, дека правите нешто.
Правило 8: Е-поштата се виртуелни букви.
Е-пошта - името кажува сè - се електронски букви. Иако се утврдени нови формални правила, се применуваат одредени правила како кај буквите:
- На правопис, правопис се применува. Да пишувате сè со мали букви во текот на не, одеднаш станува правилно и вообичаено во е-пошта.
- Напиши нормална, пристојна Поздрав.
- Заборави го тоа поздрав Не.
Во основа: Вие исто така се претставувате себе си и вашата компанија со е-пошта. Пренесувате одредена слика. Затоа постапи соодветно.
Правило 9: Е-поштата треба добар предмет
Ако е можно, предметот треба да ја сумира е-поштата, за примателот да знае за што станува збор. Предмети како „информации“ или „сесија“ се бескорисни и го отежнуваат примателот отколку што е потребно.
Сите го обезмастуваме предметот за да одлучиме кои е-пошта се интересни и прочитани. Добриот предмет е како добар наслов на книгата и ја прави вашата е-пошта да се издвојува од толпата.
Правило 10: Не викајте по е-пошта.
НЕ ПИШУВАЈТЕ Е-пошта во главните букви. Нема потреба да врескаме. Ако сакате да потенцирате нешто, напишете го со задебелени букви или закосени букви.
И држете ги прстите од извичникот. Тоа не оди добро.