8 совети за да се осигурате дека ништо не оди наопаку на денот на настанот
Дојде големиот ден и сега сè брои: секој чекор, секоја испорака, секоја најава до вашиот тим. Но, дури и деновите непосредно пред настанот можат да бидат бурни, така што често немате време да го структурирате големиот ден на настанот на значаен начин. Цели месеци напорна работа и подготовка кулминираат на овој ден, но сепак има многу лабави краеви и часовникот отчукува.
Иако никогаш нема да биде сè на денот на настанот се согласувам одеше според планот (ова е едноставно невозможна), но може да спиете малку помирно ако останете организирани. Ние ќе ви покажеме како.
1. Насочете го вашиот распоред
Прочитајте го идеалниот распоред за големиот ден: Кое време треба да се растоварат камионите? Кога треба да се затвори влезот на учесниците? Кога треба сè да се расклопи и да се исчисти страницата? Треба да го имате распоредот што треба да го предавате во текот на денот, за да можете веднаш да видите дали заостанувате (или сте пред предвидениот рок). Внесете време за почеток и крај, како и наслов на задачата и името на одговорното лице. Еве еден пример:
| Почеток | Крај | задача | Одговорното лице |
| 6:00 часот наутро | 06:45 часот | Истовар на камионот на страницата | Лиза |
| 06:45 часот | 7:15 часот наутро | Технологија на сцената, тест за микрофон | Грегор |
| 7:10 часот наутро | 7:20 часот наутро | Поставување на областа за пријавување | Алиса |
| 7:30 часот | 7:45 часот часовник | Брифинг на безбедносниот персонал | Лиза |
2. Потврдете ја распределбата на улогите и задачите
За да се држите до распоредот, треба да имате точен преглед за тоа кој е одговорен за денот на настанот.
Погледнете уште еднаш во распределбата на улогите и задачите во тимот. Осигурете се дека се размислувале за навидум тривијални задачи, како што се надополнување на водата за пиење и резервите на мраз. Она што во моментот изгледа како ситница, може да се претвори во сериозен проблем доколку не се планира. (Само замислете што може да се случи ако останете без залихи во силна топлина за време на оддалечен фестивал.)
Дури и со ризик да се повториме, сакаме повторно да потенцираме: Во деновите непосредно пред големиот ден, не можете да повторувате важни информации доволно често. Испратете го распоредот, улогите и списокот со контакти со телефонски броеви до секој поединечен член на тимот кога настанот е пред аголот. Отпечатете ги овие информации за да можете секогаш да ги имате при рака. Така, можете да го користите вашиот распоред како список за проверка за да ги проверите завршените задачи. Дури и ако имате на располагање дигитална верзија, не може да боли да имате принт за секој случај.
3. Разјаснете ги структурите за комуникација
Говорејќи за повторување, проверете дали вашиот тим е јасен во врска со структурите за комуникација на денот на настанот. Дали користите радија или WiFi за ова? И што се случува ако WiFi конекцијата е изгубена или нешто тргне наопаку?
Воспоставете план за ескалација и решавање на какви било непредвидливи проблеми. И не заборавајте: тоа не е план освен ако не го спуштите писмено и не го дистрибуирате до тимот!
4. Составете ги „комплетите за итни случаи“ за вашиот тим
Членовите на вашиот тим ќе ви се заблагодарат ако им дадете комплет за итни случаи за денот на настанот. Stични пакети со вредни прибор, како што се банки за напојување за вашиот мобилен телефон и списоци со контакти, мапа на локацијата, житни шипки, приклучоци за уши или други ситници што ќе ви помогнат да го поминете денот.
5. Внимавајте на слабите точки
Пред да започне настанот, одвојте 15 до 20 минути да прошетате низ местото на настанот и да побарате какви било слаби точки. Внимавајте на областите што можат да бидат проблематични: на пример, има проблем во мрежата или угостителот не знае да достави кафе до претставниците на синдикатот.
Додадете елементи што недостасуваат во вашиот главен распоред и проверете дали секоја нова задача е доделена на член на тимот. Со идентификување на потенцијални извори на грешка во рана фаза, можете да спречите стресни инциденти за време на настанот.
6. Подгответе се за решавање на проблемите
Примамливо е веднаш да се справите со инцидентите, но треба да одвоите еден момент да се оддалечите пред да му дадете упатства на вашиот тим. Започнете режим за решавање проблеми: Како можете конструктивно да пристапите кон решение? Можеби е корисно да имате лице-в-лице интервју со член на тимот, бидејќи тоа лице не ги извршува своите должности внимателно?
Најважното правило е: Ако нешто тргне наопаку - не паничете! Списанието Форбс пишува: „Луѓето кои успешно се справуваат со кризни ситуации се во можност да ги канализираат своите емоции и да ги насочат кон посакуваното однесување. Со други зборови: Тие ја трансформираат својата напнатост во енергија и желба за акција. “Како да го направите ова, можете да дознаете овде:
7. Одвојте време да уживате во вашиот настан
Дајте си време - и ако тоа е само неколку минути - да се оддалечите и да уживате во вашиот настан. Брзо се случува да се изгубите во хаосот на денот, но не треба да заборавите дека ова е моментот кога работите кон сите овие месеци: треба да бидете дел од него! Оваа перспектива ви дава и подобра идеја за тоа како вашите учесници го доживуваат настанот.
Исто така, можете да го искористите времето за да ги прашате вашите гости дали им се допаѓа настанот и дали има нешто што можете да направите подобро на следниот настан. Со себе секогаш носете бележник за да ги запишувате наодите.
8. Писма и писма: одржете дебрифирање
На ден по настанот, оставете малку простор во вашиот дневник за да прегледате што било успешно - и помалку успешно - додека впечатоците се сè уште свежи. Јавете се на вашиот тим за нивно известување и снимете го разговорот. Колку повеќе детали снимате, толку полесно ќе можете да го планирате вашиот следен настан.
Искористете го времето за да разговарате за впечатоците што сте ги собрале како тим. Соберете ги сите фотографии, видеа и цитати што можете да ги најдете. Тие ќе бидат корисни за создавање благодарни пораки, преглед на социјалните мрежи и промотивни материјали за следната година.
Не заборавајте да го наздравите настанот на крајот од дебрифирањето со тимот. Ти го заслужи тоа!
Заклучок за денот на настанот
Златното правило: Писма што ви го чуваат нервот, уживајте и де-кратко. Ако ги запаметите овие четири груби чекори и ги следите, нема многу што може да тргне наопаку. Ако исто така имате сигурен и талентиран тим кој е исто толку страствен за настаните како што сте вие, тогаш денот на настанот ќе биде ветре за вас! О, и длабоко вдишувај одвреме-навреме, погледни и уживај! Ти го заслужи тоа.