Канцеларија f; r услуги за внатрешен надзор - 1996 година
84. Одделот за внатрешна ревизија идентификуваше скоро 12 милиони УСД во потенцијални наплата и заштеди во текот на периодот. Скоро 9 милиони УСД се заштедени или повратени благодарение на активностите препорачани од одделот во овој или претходните периоди на известување. Ајадата зазема конзервативен пристап кон своите проценки за потенцијалните заштеди, а внимателното следење на спроведувањето на препораките придонесе за фактот дека на крајот беа набавени поголеми износи.
85. Со оглед на финансиската големина на активностите и потенцијалните ризици, значителен процент од ресурсите на одделот се вратени на мировните активности, хуманитарните активности, особено УНХЦР и набавките. Покрај тековните ревизии на различни административни области, ајадата вложи поголеми напори да обезбеди услуги на внатрешната ревизија на организацијата.
86. Во периодот од 1 јули 1995 година до 30 јуни 1996 година, Одделот за внатрешна ревизија иницираше 131 ревизорски проекти во следниве области:
87. За време на периодот на известување, овие ревизии резултираа со 260 ревизорски комуникации со 2.105 препораки, кои се поделени според ревизорската цел, како што следува:
Дадени се препораки за следниве области на активност:
88. За време на периодот имаше бројни слободни работни места во одделот. На почетокот на 1996 година беа зафатени само 42 од 53 места во повисоката служба, што одговара на учеството на слободни места од скоро 21 процент. Празни места беа пополнети со замрзнување на вработувања во врска со финансиската криза, фактот дека буџетските ставки одобрени за двегодишното 1996-1997 година беа проценети само на 50% од нивните трошоци, слободното место донесено во буџетот за 1996-1997 беше Позиции и генерално бавниот процес на вработување на организацијата. До крајот на извештајниот период беа пополнети уште три места, оставајќи само осум слободни места за кои вработувањето сè уште не е завршено. Ако беа пополнети сите позиции, ќе беа достапни околу 2.000 дополнителни испитни денови. Ова ќе опфатеше повеќе области за испитување и ќе даде значително повеќе резултати.
90. Пропорцијата на жени во одделот се зголеми за време на извештајниот период. Во изминатите 12 месеци, четири жени високи државни службеници се приклучија на одделот (една од нив во ранг П-5, една во ранг П-3 и две во ранг П-2).
91. Одделот за внатрешна ревизија вложи поголеми напори да му обезбеди на својот персонал за ревизија соодветна техничка обука. Двонеделен семинар за ревизори со седиште во Geneенева и Најроби се фокусираше на ревизијата на успешноста и ревизијата на самото место. Другите активности за обука опфаќаа теми како што се стандарди за внатрешна контрола, ревизии на набавки, употреба на технологија во ревизијата и ефективно презентирање на резултатите од ревизијата. За време на обуката, одделот работи заедно со Институтот за внатрешни ревизори и други квалификувани институции за обука. Покрај тоа, активностите за обука на одделот беа поддржани од врховните ревизорски институции на различни земји-членки на Обединетите нации.
92. Според договор помеѓу Меѓународната програма за лекови на Обединетите нации и Канцеларијата за внатрешни служби за надзор, Одделот за внатрешна ревизија започна внатрешна ревизија на активностите финансирани од Фондот за програма за лекови на 1 мај 1996 година. Покрај тоа, беше склучен договор помеѓу Заедничкиот пензиски фонд на Обединетите нации и ајадата за доделување услуги за внатрешна ревизија за пензискиот фонд. Ајадата формираше центар за преглед на пензискиот фонд, кој ќе започне со работа во септември 1996 година. И програмата за контрола на лековите и пензискиот фонд ќе ја надоместат ајадата за цената на обезбедените услуги за ревизија.
93. Стандарди за внатрешна контрола: Организацијата како целина сè уште не одговорила на препораката на аиадата да усвои каталог на стандарди за меѓународна контрола. Сепак, Одделот за администрација и логистика на ДПКО за теренски операции (ФАЛД) се согласи да вклучи компонента за внатрешни контроли во својата програма за обука на водачи од областа на мирот. Ајадата го поздравува овој прв чекор и се радува на слични иницијативи од раководното ниво на организацијата.
2. Значајни наоди и препораки
94. Мировни операции: Видете ги ставовите од 17 до 39.
95. УНХЦР: Видете ги пасусите 46 до 56.
96. Интегриран систем за управување и информации (IMIS): Делот за ИТ на одделот за внатрешна ревизија тесно соработуваше со персоналот на ИМИС за да се осигура дека планирањето и конструкцијата, тестирањето, конверзијата и спроведувањето на ИМИС се во согласност со стандардите за обработка на податоци и тестирање за развој и трансфер на информациони системи, дека има соодветни механизми за внатрешна контрола и Процесите се вградени во системот и тие остануваат составен дел од системот за време на предавањето и спроведувањето.
97. е-пошта: Прегледот на електронската пошта од управата покажа дека е-поштата стана важна форма на комуникација за Обединетите нации со огромен потенцијал за подобрување во однос на економичноста, ефикасноста и ефективноста на организацијата. Ревизијата утврди дека политиката и целите не се јасно дефинирани; немаше мерки за успешност или критериуми за проценка; а раководството сè уште нема воспоставено сеопфатна стратегија за постигнување на организациските цели. Посебен извештај за најважните наоди и препораки беше доставен до Генералното собрание (A/50/1005).
98. Обработка на податоци во регионалните комисии: Во согласност со планот на Одделот за внатрешна ревизија за преглед на ИТ активностите во регионалните комисии, извршена е ревизија на системот за обработка на податоците на Економската комисија за Латинска Америка и Карибите (ECLAC), опфаќајќи го компјутерското опкружување и неговото работење и методите на примена. Фокусот беше насочен кон одделот за компјутерски услуги, кој е одговорен за инфраструктурата на информатичката технологија и го олеснува ефикасното користење на персоналот, со што се подобруваат вкупните перформанси и продуктивноста на ECLAC. Клучните наоди од ревизијата вклучуваат: потреба за поактивна контрола на активностите за обработка на податоци од страна на Управувачкиот комитет, развој на поформален начин за обезбедување точност и сигурност на финансиските информации и подобрување на безбедносните мерки и обновување на податоците.
99. Општа администрација: Ревизиите беа извршени во следните области, меѓу другите: проверки на планот за утврдување, додатоци за образование, додатоци за мобилност и тешкотии, субвенции за изнајмување и патувања.
102. Администрација на Обединетите нации: Одделот за внатрешна ревизија изврши ревизија на работењето на поштенската администрација на Обединетите нации. Администрацијата за пошти во моментов се соочува со финансиски тешкотии и можеби нема да може да ги финансира своите активности во иднина, ако продолжи да прави загуби. Приходите од неговите активности покажаа континуиран тренд на опаѓање од 1990 до 1995 година. Постојаниот пад на продажбата во двегодишните години 1992-1993 и 1994-1995, заедно со зголемената потрошувачка, резултираше со нето загуби од 2,2 милиони американски долари заклучно со 31 декември 1995 година. Поради ваквиот неповолен развој, поштенската управа на ООН веќе имаше 94 проценти од резервата воопшто Средствата се потрошени за активности помеѓу 1991 и 1995 година. Доколку овој негативен тренд не може да се врати назад, Обединетите нации треба да размислат дали да ја продолжат поштенската администрација во сегашната форма.
104. Проекти за техничка соработка (ТК): Одделот за внатрешна ревизија разгледа 24 проекти за развојна соработка извршени од страна на Одделот за услуги за поддршка и лидерство, во вредност од приближно 60 милиони УСД. Како дел од ова испитување, беа направени патувања во проекти во Гана, Јапонија, Малави, Нигер, Зимбабве, Танзанија и Уганда. Сеопфатен преглед на управувањето со проектите ги откри следниве недостатоци: доцнења во развојот на проектот и во почетната фаза; Несоодветност во подготовката на проектот; Извршување на проекти без работни планови; значителна ескалација на трошоците, на пример, поради одложениот почеток и подолго од планираното спроведување на проектите; несоодветно следење и контрола на проектот; Без евалуација на проектот или без следење на евалуацијата. Меѓу другото, беа препорачани следниве мерки за санација: Воспоставување рокови за подготовка, одобрување и започнување на проекти; Подобрување на наб monitoringудувањето и спроведувањето на отчетноста; и создавање механизам преку кој научените лекции од проценките на проектот се пренесуваат на авторите и менаџерите на проектот.
105. Советодавни активности: Совети за управувачки прашања се обезбедуваат рутински кога се вршат ревизии. За време на периодот на известување, локалните ревизори доделени на Мисијата на Обединетите нации на Хаити (УНМИХ), Мировните сили на Обединетите нации (УНПФ), Мисијата за верификација на Обединетите нации во Ангола (УНАВЕМ III), како и на ревизорите во седиштето и канцелариите во Geneенева и Наироби Совети за прашања поврзани со управувањето. Ревизорите исто така придонесоа за преглед на ефикасноста на Канцеларијата на Обединетите нации во Виена.