Совети за ИТ буџетот на МСП под контрола - тоа е она што се брои
Совети за средни бизниси
Никогаш не пропуштајте друг напис од Морис Телтшер
Морис Телтшер е основач и управен директор на INVENTRY GmbH, специјалист за ИТ проценки и ИТ буџетски планирања со фокус на компании од сите големини.
- Препорачај
- Да се притисне
- "> Урл
- Ксинг
- Твитер
- Фејсбук
- Повратни информации
Додека големите компании обично управуваат со своите буџети за ИТ професионално, малите и средни компании понекогаш немаат транспарентност за нивните трошоци за ИТ, тие дејствуваат „како што се бара“. Прегледот на целокупните трошоци за ИТ е соодветно лош и по правило тие вклучуваат многу повеќе од трошоците за хардвер, софтвер и персонал.
Како се составени вкупните трошоци за ИТ? Ако не можете да одговорите на ова прашање, тогаш треба итно да прочитате.
Фото: VikaGeyder - shutterstock.com
Таквата состојба не е идеална ниту за управување ниту за ИТ-менаџери. Тоа го отежнува планирањето и ефикасното користење на средствата. Во такви случаи, трошоците за ИТ се нужно зло, центар за трошоци - и честопати црна дупка.
Така работи ИТ инвентарот
Некои шефови на ИТ исто така придонесуваат за ова: Кој сака да биде мерлив? Како и да е, може да се врати назад ако ИТ треба да преговара за секое мало прашање и да биде парализиран од непредвидливата поддршка. Ова доведува до неконзистентни системи и слаби процеси - а со тоа и до незадоволни корисници. Корисниците треба да си ги постават следниве прашања како дел од процесот на попис:
Кој хардвер и софтвер е достапен и колку чинеше?
Колку трае типичниот циклус на употреба? Три години, пет години или повеќе?
Колку години има постојната флота сервери, компјутери и тетратки денес?
Колку често инсталираниот софтвер ги менува изданијата? Ако ова се заснова на модели за претплата: Кои се годишните трошоци?
Дали секојдневните процедури се јасно дефинирани и документирани?
Ако знаете кои се вашите скорешни минати и сегашни трошоци, можете да ги користите за да направите информирани претпоставки за иднината. Точниот попис често открива дека има повеќе од едно решение за одредени задачи, така што се појавуваат дополнителни трошоци за лиценца и можеби повеќе работа.
На пример, пакетот Мајкрософт 365 (претходно Office 365) содржи решение за соработка и видео конференција Тимови, кое се користи во сè повеќе компании за време на пандемијата на короната. Пред три години ова сè уште не ги исполнуваше посакуваните барања за многумина, поради што компаниите честопати се одлучуваа за поинакво решение. Денес треба внимателно да разгледате дали решенијата за соработка и видео конференции што беа купени во тоа време навистина се уште потребни.
- Google Meet
Google Meet овозможува веб-видео конференции и телефонски конференции. Во бесплатната верзија, која ќе биде достапна од мај, услугата дозволува конференции со најмногу 100 учесници со максимално времетраење од 60 минути - но ова ограничување ќе стапи на сила само од октомври 2020 година. Како и повеќето услуги на Google, Meet е дизајниран за Google Chrome и други прелистувачи базирани на Chromium и работи тука без приклучоци. Мобилни апликации за Android и iOS се исто така достапни. - Соби на Фејсбук Месинџер
Со Messenger Rooms, корисниците можат да постават конференциска сала директно од Messenger или Facebook и да поканат до 20 - подоцна 50 - учесници на видео повик - дури и ако немаат сметка на Facebook. Нема временско ограничување. Учеството е можно преку паметен телефон или компјутер преку прелистувачот и, според Фејсбук, не бара преземања. Сепак, корисниците на апликацијата за месенџер имаат пристап до разни AR ефекти (на пр. Зајачки уши) и нови функции поддржани од АИ, како што се извонредни позадини од 360 степени и атмосферско осветлување. - Скајп
Веројатно најпознатата услуга за VoIP, Sype нуди и низа функции за видео разговор и видео конференција. Мајкрософт оттогаш го замени Skype за бизнис со платформата Тимови. - Екипи
Наследникот на Lync и Skype за бизнис не е самостоен производ, туку е дел од пакетот Microsoft Office 365. Сепак, Тимовите се достапни бесплатно и е погоден за мали бизниси со до 300 члена. Вклучен е и пристап за гости, како и индивидуални и групни видео повици и споделување екран. - Google Duo
Google Duo е дизајниран првенствено како бесплатна алатка за видео повици за домашни корисници. Максималниот број учесници во апликацијата Андроид и iOS неодамна беше зголемен од осум на дванаесет лица и, според Google, треба да продолжи да се зголемува. Duo е достапен како веб-апликација за компјутер, Mac и Chromebook, како и мобилна апликација за уреди со Android и iOS. - .Ици Запознајте се
Jitsi Meet е лесен за употреба решение за видео конференции кое сè уште нуди многу функции. Бесплатното решение се заснова на отворениот стандард WebRTC и може да се користи директно на компјутер без да се регистрирате во прелистувачот (Chrome). Апликациите (Android, iOS) се достапни за паметни телефони и таблети. - При што
Норвешкиот сервис Whereby (претходно се појавува.во) е бесплатен за видео конференции со најмногу четири учесници. . Решението е засновано на WebRTC, што значи дека гостите можат едноставно да се поврзат преку прелистувачот без да се регистрираат. Апликациите за Android и iOS се опционално достапни. - Тиничат
После регистрацијата, бесплатниот Tinychat нуди можност за отворање нова видео конференција брзо и лесно. Сè што треба да направите е да креирате нова „Соба“ и да ја испратите генерираната URL до учесниците на конференцијата. - Izeивејте
Lifesize нуди бесплатни лиценци на компаниите погодени од епидемијата на коронавируси за период од шест месеци. Времетраењето на состаноците и повикот е неограничено - решението Lifesize е достапно и за работната површина и за мобилните уреди. - зумирање
Зумот се позиционира како еден од водечките даватели на видео конференции. Алатката првенствено се карактеризира со лесна употреба и привлечна фремиумска понуда: дури и со бесплатната верзија, можни се видео конференции со најмногу 100 учесници. - GoToMeeting
LogMeIn целосно го реновираше својот софтвер за видео конференции GoToMeeting и имплементираше нови функции на крајот на 2019 година. Меѓу другото, решението сега работи во прелистувачот преку WebRTC, како и десктоп и мобилни апликации. Плановите за претплата започнуваат од 10,75 евра месечно и се домаќини на професионалната верзија. - Вебекс
Cisco нуди WebEx бесплатно до ново известување по пандемијата на коронавирусите. Вклучени се неограничени состаноци со до 100 учесници, HD видео, аудио бирање, лична конференциска сала, споделување екран на десктоп и мобилни уреди, како и 1 GB складирање на облак и снимања.
Некои софтвери повеќе не се потребни
Постојат десетици такви примери. На пример, „AirWatch“ (денес „Workspace ONE“ од VMware) - првично само софтвер што се користи како алатка за управување со мобилен уред - од напредната верзија па натаму содржи интегрирано VPN решение што ги опфаќа сите крајни точки од Windows, MacOS и iOS до Android и корици на ChromeOS. На овој начин, Workspace ONE може да го направи излишно VPN решението на соодветниот производител на портал, кое треба да биде лиценцирано одделно. Покрај тоа, тој може да го преземе целосниот дистрибуција на софтвер и ажурирање за гореспоменатите системи и дури нуди патека за миграција од Менаџерот за конфигурација на Microsoft System Center. Соодветните решенија од давателите на услуги како што се Baramundi или Matrix42 може да се заменат, како што може да се смени и софтверот за далечинско одржување или TeamViewer и Co. Работното работење и работата ќе се променат, расположливиот персонал треба да се навикне на тоа.
Редовно и подетално разгледување на постојните софтверски решенија секогаш вреди. На пример, со Microsoft Intune, управувањето со мобилен уред е веќе вклучено и лиценцирано во Microsoft 365 (во зависност од планот). Често би било можно да се заштеди со користење на друго решение - секако во зависност од индивидуалните побарувања на компанијата. Друг софтвер можеби е набавен на друго место порано, но не е ставен во продуктивна употреба. Луѓето сè уште плаќаат за тоа.
Персоналот како клучен фактор
Како и со пописот, одговорните треба да размислат за персоналот во ИТ организацијата и нивната улога во компанијата. Дали треба да ги води стратешки централните прашања напред на самоопределен начин и да ги следи надворешните даватели на услуги? Или сакате ИТ што отвора и управува само со билети со надворешни даватели на услуги? Додуша, поларизирачка претстава, но постојат многу различни форми помеѓу овие две крајности.
Рутински активности, како што се обезбедување на клиентски уреди или поддршка за крајни корисници, може да бидат ангажирани со цел да им се дадат на ИТ на компанијата ресурси за поважни теми. Но, исто така, може да се воведат нови алатки со цел да се постигне највисок можен степен на автоматизација. Ако нивното искористување е превисоко, веднаш се јавува потреба од акција: Доколку не можат да се гарантираат безбедни ИТ операции на долг рок, тоа може да има сериозни правни и економски последици. Недостаток на кадар значи и дека нема простор за нови проекти и дигитално унапредување.
Порано отколку подоцна, ова ќе значи дека лојалните вработени ќе фрлат пешкир во одреден момент. Како резултат, има скап промет на персоналот, бидејќи новите вработени со различно претходно знаење и приод треба секојпат макотрпно да се обучуваат. Континуитетот е изгубен, другите оддели ја губат довербата во нивниот ИТ.
Стандардизацијата помага
Стандардизацијата е сè уште метод на избор за да се контролираат прекумерните напори за поддршка. Ова природно се однесува на крајните уреди - од тетратки до компјутери до паметни телефони и таблети. Секој што брка по секоја зделка или поставува индивидуални нарачки по потреба или дури и крајни барања на крајниот корисник, има во употреба цела зоолошка градина на уреди и софтвер што може да ги окупира и парализира ИТ одделите.
Десеттата верзија на Виндоус 10 ќе се појави наскоро, без оглед на различните изданија и претходници. Одговорните за поддршка треба да бидат запознаени и со сè друго, на пример со оперативните системи од Android 5 до 10, сите индивидуални суптилности на соодветните производители на уреди и секако со iOS, iPadOS и MacOS. Ова создава фрустрација од сите страни и доведува до значителни скриени трошоци.
На компаниите им е препорачливо да состават количка со максимум неколку хардверски модели, идеално од производителот на кој му веруваат. Индивидуалните уреди сигурно можат да се заменат од време на време, но ИТ треба да користи само еден процес на услуга во секојдневните операции, наместо десетици различни. Проблемите што сè уште се јавуваат тогаш барем ќе бидат униформни. Таквата стандардизација е исто така основен услов за аутсорсинг. Давател на услуги кој сака да понуди сериозни и економични услуги ќе бара стандарди.
Набавки за пакет
Пакетот купувања може да даде значителен придонес кон стандардизацијата, бидејќи централните ИТ компоненти како што се процесори, чипсети, оперативни системи или паметни телефони подлежат на годишен циклус на обновување од кој е потребно да се одделат. Серверите, компјутерите и тетратките во компаниите не мора да се заменуваат почесто отколку на секои пет години - освен ако купувачите не достигнале најниска полица според цената.
Има смисла да се концентрира набавката со цел да се бараат попусти од производителите. Маргините во бизнисот со хардвер се ниски, но постои јасна разлика во цената помеѓу набавката на уредите поединечно, како што се бара од различни добавувачи или, на пример, во серии од 50 од само еден производител. Ако купувањата на серверот и складирањето чекаат истовремено, може да се постигне петцифрена заштеда во вкупниот волумен. Цените на проектите честопати може да се бараат од соодветниот продажен партнер од петцифрен промет, се разбира дека ефектот на заштеда е појасен тука.
Секој што ќе ја подели набавката на хардверот на неколку големи нарачки, покрај силниот степен на стандардизација, има целосна транспарентност на трошоците и ефекти на заштедата. Покрај тоа, јасно е каква сума треба приближно да се буџетира за пет години. Корисниците кои го концентрираат својот обем на набавка, производителот исто така ги сфаќа појасно и преговарачката позиција е значително зајакната. Покрај претпочитаната услуга, попустите за курсеви за обука не се невообичаени.
Дали има идеално време да го добиете? Не Секој што чека нешто ново во ИТ со купување, ќе чека засекогаш. И деновите кога „поевтинува по ЦеБИТ“ поминаа одамна. Утешна: Пред нешто да исчезне од пазарот, најчесто прво поевтинува.
Набавките и финансиите имаат потреба од поддршка
Бидејќи во пакетот ИТ набавки вклучуваат огромни инвестиции, природно се вклучуваат оддели за набавки и финансии или раководството. Сепак, нивната експертиза честопати не оди подалеку од споредувањето на збирите на различни понуди. Значи, управувањето со ИТ треба внимателно да провери дали достапните опции се навистина споредливи. Дури и единствената позиција што е изоставена може да направи огромна разлика. Ситуацијата е отежната од фактот што некои провајдери пробуваат сè за да ги направат своите производи што е можно понеспоредливи, дури и за искусни очи.
Важно е дека ИТ овде поставува јасни упатства што овозможуваат споредливост. Само тогаш можат да бидат вклучени и другите области. За овие правила на игра треба однапред да се воспостави меѓусекторски консензус. Најдоброто нешто е ИТ да обезбеди барем две добро развиени, различно скапи варијанти со кои може да се расправа. Исто така, треба да ја дизајнирате помалата верзија на таков начин што секој може да живее со неа. Тука мора да даде јасни аргументи и да посочи, на пример, дека животниот циклус може да биде пократок или дека може да има трошоци за проширување на складирањето - поради што поскапото решение може да биде подобро и на крајот поевтино.
Кога ИТ пресметува буџет, тој исто така треба да биде одговорен за тоа - комерцијално и технички. Откако буџетот е одобрен, има смисла дека ИТ има контрола над овие финансиски параметри и може да одлучи што всушност треба да се купи. Секторот за набавки, се разбира, може да преговара за условите, но не и за обемот на услугите. За да го направи ова, таа треба да се консултира со ИТ. Општо земено, треба да се избегнува постојано назад и напред со неспецијалистички оддели.
Во моментов постои тренд кон облачни услуги, кои се наплатуваат месечно или годишно на трајна основа, можеби дури и преку кредитна картичка. Интересно, сепак, купувањето наем или изнајмување за сервери, персонални компјутери и тетратки, на пример за време на употреба од 60 месеци, често е непожелно.
Но, купувањето во поголем обем заштедува пари - благодарение на попустите и придружната стандардизација. Во случај на криза, разбирлив пристап е брзото намалување на тековните трошоци со цел да се одржи ликвидноста. Но, мора да се запрашате дали еднократните инвестиции од пет до седум цифри во хардвер и софтвер се секогаш поевтини. Пред да ја отфрлите идејата, треба да разговарате за тоа со вашиот оддел за финансии или даночен советник.
Грантови за дигитализација и финансирање
Погледот на државните понуди за финансирање може да биде исплатлив, бидејќи има бројни регионално различни програми на федералните држави и општините за поддршка на малите бизниси. Ова исто така важи и за дигитализацијата: Државата Хесен, на пример, нуди „грант Digi“. Ова значи дека се покриени 50 проценти од трошоците за проекти за дигитализирање на производствените и работните процеси и за подобрување на ИТ безбедноста во малите и средни претпријатија (МСП) во Хесен. Грантот е ограничен на најмногу 10.000 евра.
Финансиска поддршка може да се побара и во областа на обука на вработените. „Актот за можности за квалификација“, кој стапи на сила на 1 јануари 2019 година, има за цел да ги поддржи вработените со дополнителна обука чии работни места се во опасност да бидат заменети со технологија или кои се стремат кон работа во „занимање со тесно грло“, т.е. работа во области каде има недостиг на квалификувани работници . Субвенционирани се и понатамошна обука/преквалификација и континуирана исплата на плати за време на понатамошна обука.
Можна обука поврзана со ИТ (примери):
Microsoft Office 365
Бази на податоци (Oracle, Microsoft, MySQL)
Развој на софтвер (C ++, C #, Java, развој на целосна мрежа и апликации)