Телефонирање Правилно одговарање на повици во канцеларија -
Совети за поздрав
За првиот впечаток нема втора шанса. Целосното внимание насочете го кон разговорот и бидете пријателски расположени.
Ве молам насмевнете се
Насмевнете се пред да го земете телефонот. Насмевката го прави вашиот глас попријателски.
Нека twiceвони doorвончето двапати
Оставете телефонот да за ringвони двапати пред да ја земете слушалката. Повикувачот не очекува веднаш да одговорите.
Компанија, вашето име и презиме, поздрав
Прво наведете го името на вашата компанија, потоа вашето име и презиме. Повикувачот често не ги разбира правилно првите неколку зборови. Бидејќи тој ја повикува вашата компанија конкретно, тој очекува дека ќе се спомене името на компанијата. Повикувањето на вашето име е лично и лично. Го отворате разговорот со „Здраво!“ Или вообичаената честитка.
Без празни фрази
На крајот од поздравот, не користете празни фрази како „Што можам да направам за тебе?“.
Подобрување на гласот и јазикот
- Седнете и опуштете се додека зборувате. Тоа го прави гласот да звучи поцелосен и подлабок.
- Гестирајте мирно додека зборувате. Повикувачот не може да ве види, но тоа го прави вашиот говор да звучи пожив.
- Кога сте уморни, застанете да разговарате на телефон. Вака гласот ви звучи живо.
- Зборувајте стандарден германски најдобро што можете. Дијалектот не е проблем ако може добро да се разбереш.
Совети за разговор
Кога ќе се претставите, оставете го повикувачот да го каже своето мислење. Повикувачот ќе се претстави и ќе ја објасни причината за повикот. Внимателно слушајте, поставувајте прашања ако не разбирате нешто и повторете важни информации.
водење белешки
Земете белешки за време на разговорот. Вашите белешки се правилно креирани ако одговорат на следниве прашања: Кој се јави? За што беше тоа? Што е договорено?
Запомнете го името на повикувачот
Запишете го и името и презимето на повикувачот. Тоа работи добро во подоцнежните преписки. Ако не сте го разбрале името, користете сегашно време кога прашувате: „Како се викаш?“ Побарајте од повикувачот да го напише со име кое не е секојдневно.
Академска диплома
Ако повикувачот има академска диплома, обратете му се на: „Хер Доктор Хинц“, „Фрау професор Кунц“.
Обратете се на повикувачот по име
Обратете се на повикувачот по име. Сепак, не користете го името премногу често, тоа ќе изгледа нападно. Два пати се доволни: на почетокот и при збогување. Ставете го името на крајот од реченицата: „Утре ќе ви го испратам информативниот материјал, господине Шустер!“.
Поврзете се
Кога се поврзувате со колега, дајте му го на повикувачот името и презимето на колегата на кој се пренесувате. „Сега ќе ве поврзам со Михаела Клајн, нашиот менаџер за човечки ресурси“.
Формулирајте позитивно
Избегнувајте негативни фрази и кажете го позитивно. Наместо „За жал, не знам“, подобро „findе дознаам повеќе и ќе ти се јавам“. Наместо „Не оваа недела“, подобро „Веројатно следната недела“.
Прекинување на разговорот
Откако ќе заврши содржината на телефонскиот повик, можете учтиво да го прекинете повикот. Имате неколку опции за ова:
Сумирај
Повторно сумирајте ја содржината на разговорот: „Може ли повторно да сумирам накратко: ...“
Да се заблагодари
Заблагодарете се на лицето со кое разговарате за повикувањето: „Ви благодарам што разговаравте со нас, направив белешка за сè“.
прашај
Поставете затворено прашање на кое повикувачот може да одговори само да или не: „Можеме ли да останеме вака?“
Увери
Ветете му се на повикувачот дека ќе се погрижите за неговото или нејзиното барање: „Добро, веднаш ќе се погрижам за тоа!“