Управување со проекти во адвокатски фирми

Адвокатите и даночните консултанти ретко се искусни во справувањето со управување со проекти. Што е проект и кога е толку голем што треба да се управува? Агенциите и адвокатските канцеларии редовно се жалат дека „ништо не напредува“, дека проектите залудуваат, се забораваат и треба да се дискутира одново и одново.

Управувањето со проектот има смисла доколку одреден проект треба да се спроведе во одредено време, а ресурсите се ограничени. Станува збор за структурирање на процесите, за брзо и ефикасно спроведување и секако за оставање зад себе никаква оставка. Следната статија објаснува како управувањето со проекти може да работи во адвокатски канцеларии и каде лежат стапиците.

Зошто управување со проекти?

Без оглед дали станува збор за воведување на нов софтвер на адвокатска канцеларија, редизајн на почетната страница на адвокатската канцеларија или управување со голем мандат: Управувањето со проектот е незаменливо во професионалните адвокатски фирми. Притисокот на трошоците се зголемува. Клиентите очекуваат нивните адвокати или даночни советници да работат ефикасно и транспарентно. За да успее ова, особено средните и големите правни фирми се принудени да ги професионализираат своите работни процеси.

Но, пред да дојде конкретното планирање и реализација на проекти, потребно е носителите на одлуки во адвокатската канцеларија да развијат свест за некој проект. Проектите можат да се спроведат брзо само доколку оваа свест е развиена и достапна.

Како прво, важно е прецизно да се идентификува тековниот проблем, да се формулира цел за проектот (управување) и да се процени кои ресурси ќе ги бара проектот. Ова е од суштинско значење на почетокот на проектот.

Токму структурата на партнерство на многу правни фирми редовно доведува до различни погледи за основните прашања од стратешката ориентација. Ова потоа има ефект и врз проектите. Нашето искуство покажува дека во овој момент вклучувањето на надворешна трета страна може да биде корисно. Тој носи нов поглед на темите и ги разбива безгласноста и блокадите во рамките на партнерството што се живее со години.

Одличен несакан ефект: проектите кои се успешно завршени заедно, ја зајакнуваат кохезијата на целата адвокатска канцеларија, а со тоа и на брендот.

Она што е посебно за управување со проекти во адвокатски фирми?

Мандатната работа секогаш е на прво место. Проектите редовно се организираат на ниво на партнер и честопати недостасуваат потребните временски ресурси за да се придвижат проектите напред.

Ова доведува до незадоволство кај инволвираните во проектот - честопати дури и до застој на проектот. Давателите на услуги од правни фирми, на пример, веб-дизајнери и графички уметници, го споделуваат ова искуство. Неможноста да се дејствува предизвикана од несоодветни проектни организации во адвокатски канцеларии предизвикува штета: Финансиска и нематеријална штета, како што е губење на доверба кај давателите на услуги и вработените и намалување на посветеноста. За да го избегнете ова, потребно е добро планирање.

За големи проекти, препорачливо е да се дефинираат пресвртници. Разделувањето на делови ја отстранува комплексноста на проектот и помага да не се изгуби трагата. Одговорните исто така можат да користат привремени резултати за да го покажат напредокот на проектот внатрешно.

Исто така е особено важно да се размислува во однос на процесите. Честопати различни луѓе и оддели на адвокатската канцеларија работат на проектот. Затоа, раководителот на проектот треба да ги држи уздите во рацете и да се осигура дека одделните учесници ја испорачуваат својата работа на време. Во спротивно ќе има одложувања и оставки.

Затоа има смисла да се вклучат надворешни трети страни како менаџери на проекти, особено за поголеми проекти или проекти за прв пат. Тие ја деемоционализираат работата и создаваат професионализам. Во секој случај, мора да биде именуван проект-менаџер.

Зошто проектите во адвокатските фирми пропаѓаат

Проектите во адвокатските фирми пропаѓаат поради секојдневното работење, недостатокот на притисок за дејствување, волјата за спроведување и недостатокот на приоритет. Особено кога обемот на работа на професионалци е многу добар, недостасува подготвеност да се справат со стратешкиот развој на адвокатската канцеларија на пазарот. Стратегијата е основа за области како што се развој на бизнис, маркетинг или регрутирање.

Недостаток на јасност во однос на целите на проектот, тогаш доведува до недостаток на брифинг. Но, ако отворено и јасно не го опишете внатрешниот поглед на вашата адвокатска канцеларија од самиот почеток и не ја формулирате придружната задача, барем ќе го загрозите успехот на проектот.

Управување со проекти: тема за големи адвокатски фирми?

Поголемите единици имаат предност во управувањето со проекти. Имате управен директор, развивач на деловни активности и оддел за брендови. Вие нарачувате и чекате без да барате интензивни лични напори од адвокати и даночни консултанти. Управувањето со проекти тука е често стандардизирано и затоа е на одредено ниво на професионализам. Како и да е, недостатокот на подготвеност за донесување одлуки на ниво на партнер може да го одложи проектот или дури и да предизвика негов неуспех.

Малите единици ја немаат оваа удобност и можат да си дозволат загуби од триење и трајни фрустрации уште помалку, бидејќи вкрстеното субвенционирање обично не се обезбедува во адвокатската канцеларија. Токму тоа го прави неопходно управување со проекти во мали и средни единици, затоа што ако вработените не се задоволни тука, кога проектите пропаѓаат, кредибилитетот на партнерите брзо опаѓа. Подготвеноста за следни проекти природно се намалува.

Значи, што треба да се направи?

Дефинирајте цел! Формулирајте ги вашите очекувања и посакуваниот резултат во писмена форма.
Опишете ја почетната состојба и добиената потреба за акција.
Поставете буџет. Добијте разни понуди за да можете реално да ги процените цените на услугите.
Именувајте ги одговорните за проектот и инволвираните.
Дефинирајте алатки што ќе се користат во проектот.
Регулирајте ги дозволите и пристапот до информации.
Редовно закажувајте состаноци. Наведете што треба да се пријави во овие состаноци.
Направете план за проект кој ги вклучува сите мерки, пресвртници и, ако е можно, сите датуми на известување.
Редовно проверувајте ги привремените резултати и контролирајте го проектот доколку е потребно.
Проценете го проектот на крајот. Дозволете фундаментална критика за маневар и критички преиспитајте ги процесите на проектот. Ова е начинот на кој ги подобрувате резултатите од вашиот проект на долг рок.

Лијан Алман

Лијан Олман е сопственик на агенцијата Кити и Си. Таа ги советува адвокатските фирми за прашања во врска со стратешката комуникација и управувањето со продажбата.

Фридерике Софи Фојцик

Фридрике Софи Фојтик студирал новинарство и наука за комуникација, како и политички науки на Слободниот универзитет во Берлин. Работела во различни канцеларии за печат, вклучително и во Германската трговска комора во Балтик во Рига, Државните музеи во Берлин и меѓународната деловна правна фирма CMS Hasche Sigle.